Після припинення державним службовцем роботи його особова
справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в
порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення. У разі повернення особи на державну службу рекомендується
використовувати сформовану раніше особову справу.

Одним із важливих напрямків роботи з документами кадрової служби є ведення трудових книжок працівників. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Ведення трудової книжки дає можливість керівнику установи судити про досвід працівника, а також є основним документом, який підтверджує стаж роботи необхідний для отримання пенсії. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Працівники кадрової служби несуть персональну відповідальність за зберігання, ведення трудових книжок та здійснення їх обліку у спеціальній книзі. Порядок ведення трудових книжок визначається Постановою Кабінету Міністрів України “Про трудові книжки працівників”.

До службової документації, якими займаються працівники сектору кадрів Інспекції потрібно віднести: подання для присвоєння чергових рангів державним службовцям, їх нагородження, контроль за підготовкою документів атестування, щорічної оцінки виконання службових обов’язків, підготовкою довідок про вислугу на державній службі, документів, необхідних для розгляду призначення пенсійного забезпечення, складання звітності з кадрових питань згідно встановлених вимог та інші документи кадрової роботи [19,с.41].

Рисунок . Відсотковий показник кількості наказів, які функціонували за останні п’ять років у Державній екологічній інспекції в Івано-Франківській області

Висновки

Правильне оформлення кадрових завдань у діяльності кадрової служби дає змогу якнайширше показати всі можливості самої кадрової служби, так і самих працівників установи. Завдання кадрових службовців є багатообширними, різноманітними та специфічними і тому, це можливо показати лише дослідивши певну організацію, установу чи підприємство.

Структура кадрової служби, її штатна чисельність залежить від обсягу кадрової роботи. Якщо підприємство є крупним, обов’язки по керівництву кадровою службою можуть бути покладені на директора з кадрових питань та побуту, якому безпосередньо підпорядковуються відділ кадрів, підрозділи адміністративно-господарських служб. Якщо структура підприємства передбачає наявність відділу кадрів, начальник відділу кадрів безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства, координує кадрову роботу на підприємстві через начальника відділу кадрів. Державна екологічна інспекція в Івано-Франківській області є з невеликою чисельністю працюючих і тому за відсутності спеціальної кадрової служби штатним розписом тут передбачена посада інспектора з кадрів (головного і провідного спеціалістів), який веде на підприємстві кадрову роботу.

У своїй діяльності Державна екологічна інспекція в Івано-Франківській області керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, положеннями та іншими нормативними актами. У питаннях організації і застосування методики проведення кадрової роботи та державної служби кадрова служба керується також відповідними рекомендаціями Головдержслужби, Мінпраці, Мінюсту та Пенсійного фонду.

Кадрові службовці Державної екологічної інспекції в Івано-Франківській області беруть участь у розробленні штатного розпису, здійснюють погодження положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій державних службовців у структурних підрозділах Державного екологічної інспекції в Івано-Франківській області, оформлюють документи про прийняття Присяги та присвоєння рангів державним службовцям, вносять про це записи до трудових книжок. Кадрові службовці розглядають матеріали та готують документи для заохочення та нагородження працівників, ведуть відповідний облік.

Працівники кадрової служби обов’язково здійснюють організаційне забезпечення роботи з кадрами, атестаційної та конкурсних комісій, організовують роботу з документами у відповідності із чинним законодавством а також забезпечують своєчасне оформлення приймання, переведення і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством. Тобто кадрові працівники завжди мають справу з оформленням особових, а також службових документів.

Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби Державної екологічної інспекції, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ. Для оперативного обліку державних службовців та аналізу змінності кадрів на тій чи іншій посаді керівних працівників, а також деяких спеціалістів в органах виконавчої влади може запроваджуватися ведення алфавітних і посадових карток, хоча у Державній екологічній інспекцій створення таких картотек не потрібне. Порядок обліку та роботи з особовими справами встановлюється керівником органу виконавчої влади. Зберігання особових справ у електронному вигляді здійснюється відповідно до вимог законодавства з питань захисту інформації. Порядок зберігання особових справ у електронній формі визначається Головдержслужбою за погодженням з Держспецзв'язку.

Крім того кадрові працівники здійснюють раціональне використання людської праці, яке не неможливе без вмілого управління персоналом. Під управлінням персоналом слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників і працівників підрозділів системи управління персоналом підприємства, що включає розробку стратегії кадрової політики., концепцію, принципи й методи керування персоналом на підприємстві.

Керівники й працівники підрозділів системи управління персоналом підприємства вирішують питання оцінки результативності праці керівників і фахівців управління, оцінки діяльності підрозділів системи управління підприємством, оцінки економічної й соціальної ефективності вдосконалювання управління персоналом.

Кадрові працівники забезпечують дотримання законності в діяльності Інспекції, проводять організаційні заходи щодо своєчасного щорічного подання державними службовцями відомостей про доходи, зобов'язання фінансового характеру (декларування доходів) та здійснюють контроль за відповідністю вимогам законодавства проектів наказів, інструкцій, положень та інших актів правового характеру, що видаються в Інспекції; у разі потреби