Всі документи зберігаються тільки у металевих сейфах, сховищах, які закриваються під ключ та запечатуються особистою номерною печаткою начальника таємної частини.

Під кінець робочого дня начальнику таємної частини повертають всі видані для роботи документи, приміщення закривається і запечатується печаткою і здається під охорону черговому штабу (частини).

Розміщення таємних органів в загальних кімнатах військових частин, закладів забороняється. Вхід у приміщення таємних органів дозволяється тільки працівникам таємних органів, особам, яким вони підпорядковані, а також особам, які мають першу або другу форми допуску і допущені до роботи з таємними документами.

ПОНЯТТЯ ПРО ГРИФИ

Слово “гриф” німецького походження, власне означає руків’я кинджала або шаблі. Поняття “гриф” стосується конструкційного розташування деяких реквізитів (власне грифів) на аркуші паперу або іншого таємного документа. Вістря кинджалу мають, як правило, хрестовидне зображення, перекладини якого, якщо їх розташувати на аркуші, вказують певні напрямки: верх, низ, вправо і вліво. В діловодстві вістря (умовного кинджалу) вказує на місцезнаходження даного реквізиту (або грифу).

Існують такі грифи таємності:

цілком таємно (усі номери наказів, директив починаються з двох нулів, а подальші цифри визначають порядковий обліковий номер). Наприклад: Наказ МО України № 005.

Для роботи з цими документами мають дозвіл особи з допуском по формі № 1.

таємно (усі номери наказів, директив починаються з одного нуля). Наприклад: Наказ НГШ №0126, директива Командувача Західного ОК №М/03/1592.

Користуються особи с формою допуску № 2.

для службового користування (ДСК)

Користуються особи, яким ці документи необхідні по службі.

нетаємно

Користуються усі особи, що допущені для штабної роботи у своїй службовій діяльності.

Конфіденційно (КТ – комерційна таємниця)

Використовується для організацій та підприємств різних форм власності наказами з охорони комерційної діяльності.

Усі грифи таємності друкуються, записуються на титулі документа в правому верхньому куті.

Для збереження таємних документів таємні органи забезпечуються необхідною кількістю сейфів, сховищ.

Нетаємні документи та документи з грифом “Для службового користування” зберігаються в окремих сховищах, шафах, робочих папках.

Усі сейфи, сховища та приміщення закриваються під ключ та запечатуються номерною металічною печаткою, після чого здаються під охорону черговому штабу, закладу, розписуючись за здачу під охорону в окремому журналі.

Всі таємні документи, документи з грифом “ДСК”, що надходять поштою у частину, приймаються тільки працівниками таємного органу. У неробочий час документи приймаються черговим, який обліковує їх у книзі поступивших таємних документів та, не вскриваючи кореспонденцію, зберігає їх у сейфі (сховищі), після чого здає у таємний відділ. У випадку отримання термінових документів доповідає особисто командиру, начальнику штабу.

РУХ ТАЄМНИХ ДОКУМЕНТІВ

Працівник таємного органу, отримавши вхідні документи, терміново обліковує їх у книзі, а на реєстрі працівника фельд’єгерського поштового зв’язку ставить свій підпис і печатку “Для пакетів”. Отримані пакети з документами вскриваються в день отримання пошти і реєструються по вхідних журналах обліку. Після реєстрації таємні документи передаються для розгляду і прийняття рішення командиру військової частини (закладу).

Командир військової частини уважно розглянувши документ на зворотній його стороні підписує резолюцію., в якій визначає:

безпосередніх виконавців;

загальні основні заходи для кожного виконавця;

строк виконання та представлення командиру на підпис.

Начальник таємної частини доводить документ та резолюцію командира особисто до кожного виконавця і, в разі необхідності, залишає йому документ під підпис у реєстрі (форма № 11). Виконавець, отримавши таємний документ, записує його в особистий опис (форма № 7) і тільки після цього приступає до роботи.

Під кінець робочого дня таємний документ обов’язково здається начальнику таємної частини, який розписується про його прийняття в опису виконавця (форма № 7).

Начальник таємної частини після повного відпрацювання документа і доповіді командиру військової частини підшиває його в справу, яка має опис кожної сторінки і зберігає в таємній частині.

Якщо виконавцю необхідно ознайомитися з документами (справами), до яких він не допущений, то потрібен письмовий дозвіл начальника штабу для ознайомлення з документами. Робота зі справами (документами) повинна проводитися в умовах, що забезпечують повне збереження таємних, службових документів.

При невеликій кількості службового листування журнали, книги обліку заводяться на календарний рік, а в кінці року після проведення річної перевірки проводиться підсумковий запис, і журнали, книги обліку, при наявності вільних аркушів переобліковують і продовжують на подальші роки. Усі аркуші книг, журналів нумеруються, прошиваються і на останньому аркуші опечатуються паперовою наклейкою з відбитком печатки “Для пакетів”. Друковані таємні видавництва, накази, директиви реєструються за інвентарним номером і у справи не підшиваються, використовуються в повсякденній діяльності. Суворо забороняється виривати аркуші таємних видавництв та видавництв з грифом “ДСК”.

Види таємних документів:

Окремі аркуші, які надіслані спецпоштою (розпорядження накази, директиви);

Друковані видавництва у вигляді директив, брошур, книг, альбомів;

Великомасштабні топографічні карти (1 : 25 000; 1 : 50 000);

Навчальні стенди та плакати з таємною інформацією;

Магнітні носії (дискети та диски);

Комп’ютерна техніка (дозвіл від СБУ);

Печатки та штампи на військовий час за дійсним найменуванням частини.

ІІ. ОСНОВНІ ПРАВИЛА ДОТРИМАННЯ РЕЖИМУ ТАЄМНОСТІ

Передача документів, сейфів здійснюється через таємний орган. При вибутті відповідальних осіб у відпустку, відрядження, на лікування передавати ключі від сховищ з документами іншим особам забороняється. Металева номерна печатка нікому не передається і постійно знаходиться у виконавця. В службовий робочий час ключі від приміщень, сейфів знаходяться у виконавця, а в неробочий час зберігається в одному із