Після закінчення робочого дня всі таємні документи складаються у сейфи, які запираються і закриваються під ключ і запечатуються особистими номерними печатками, а вхідні двері запечатуються печаткою “Для сховищ”, виключаючи можливість зняття печатки без порушення відбитку печатки.

Кімната чергового частини (закладу) опечатується печаткою чергового, решта приміщень запечатується печатками виконавців.

Приміщення, безпосередню охорону яких здійснювати неможливо в зв’язку з їх віддаленістю від чергового, обладнують технічними засобами сигналізації. Справність сигналізації щоденно перевіряється при прийомі чергування.

У випадку виникнення загрози знищення таємних документів черговий частини, закладу сумісно з особами добового наряду зобов’язаний вскрити відповідні приміщення, сховища та вжити заходів порятунку таємних документів.

Під час прибирання, ремонту приміщень всі документи повинні бути закриті в сейфах.

Відкриття приміщень таємного органу в неробочий час здійснюється особисто начальником штабу частини, призначеним заступником начальника закладу.

Працювати з секретними документами дозволяється тільки в службових приміщеннях, на робочих столах не повинно бути сторонніх паперів, газет, журналів.

Таємні документи видаються виконавцям під підпис в журналі обліку документів або реєстрі (форма № 11). Коли виконавець повертає документи начальник таємного органу розписується про прийом документів в опису виконавця (форма № 7).

Командиру, начальнику документи доповідаються начальником таємного органу. В разі потреби командир, начальник залишає документи в себе, розписавшись в реєстрі (форма № 11).

Кожний виконавець, отримавший таємні документи, повинен терміново облікувати їх в опису (форма № 7). В опис записуються всі документи, в тому числі отримані тимчасово від інших виконавців. Виконавцям дозволяється передати документи на доповідь начальнику, іншим виконавцям для тимчасового користування під підпис в реєстрі (форма № 11).

При виході з робочих кімнат (незалежно від часу) забороняється залишати таємні документи на робочих столах та в незакритих сейфах. Вхідні двері повинні бути закриті на ключ.

Після закінчення робочого дня кожний виконавець повинен перевірити наявність таємних документів і здати їх в таємний відділ. Виносити таємні документи за межи частини, закладу забороняється. В особливих випадках винос документів здійснюється лише з письмового дозволу начальника штабу, заступника в опечатаному вигляді без порушень встановлених правил перенесення таємних документів. Видані для роботи документи, справи підлягають поверненню в таємний орган в цей же день.

Усі записи, в тому числі і підпис виконавців проводяться тільки чорнилами, пастою. В журналах, книгах обліку забороняється робити підчистки, виправлення.

Знищують таємні та службові документи тільки по акту, попередньо перевіривши комісійно кожний документ і затвердивши акт знищення у командира (начальника). Після знищення начальник таємної частини має право списати документ з книг, журналів обліку.

ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА

Сьогодні ми з вами розглянули організацію таємного діловодства в частинах, закладах та основні правила дотримання режиму таємності. Ці знання допоможуть вам грамотно вирішувати питання, пов’язані з роботою над таємними матеріалами, відповідально відноситися до їх збереження.

Прошу в часи самостійної підготовки основну увагу звернути на такі питання, в готовності дати відповіді на наступному занятті:

Поняття державної та військової таємниці.

Ознака та грифи таємності документів, перелік (категорія) осіб, що допущені для роботи з ними.

Рух таємних документів.

Види таємних документів.

Основні правила дотримання режиму таємності.