Найбільш цільним способом оформлення прийняття товарно-матеріаль-них цінностей, що надійшли, є застосування спеціального штампу. Цей штамп ставлять безпосередньо на супровідних товарних документах (товарно-транспортних накладних, рахунках-фактурах та ін.) матеріально відповідальні особи, які прийняли під звіт цінності. На штампі зазначені: дата прийняття товарів, номер і дата супровідного документа, вартість прийнятих матеріаль-них цінностей та окремої тари, які завіряються підписом матеріально відпові-дальної особи.

Якщо немає можливості оформити прийняття товарно-матеріальних цінно-стей проставленням штампа на супровідних документах, то складають прий-мальний акт.

При виявленні невідповідності кількості або якості товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, даним супровідних документів отримувач (покупець) складає акт про прийняття товарно-матеріальних цінностей. Для перевірки товарно-матеріальних цінностей і складання акта створюється комісія, до складу якої обов'язково входять матеріально відповідальна особа і представник постачальника (при відсутності останнього акт складається за участю представ-ника незацікавленої організації).

При виявленні нестачі або псування товарно-матеріальних цінностей, що надійшли залізничним, водним або повітряним транспортом, підприємство повинне вимагати від залізниці або порту складання комерційного акта й отримати його завірену копію, яка є підставою для відшкодування отримувачу сплаченої вартості вантажу, який не надійшов.

Матеріальні цінності без супровідних документів і рахунків-фактур назива-ють "невідфактуровані поставки". Такі матеріальні цінності оприбутковуються на склади за існуючими запропонованими цінами або виходячи з оцінки по-передніх поставок аналогічних товарно-матеріальних цінностей. Отримувач таких цінностей повинен вжити заходи щодо розшуку постачальника і платіжних документів для погашення заборгованості, що виникла.

Товарно-матеріальні цінності можуть бути придбані матеріально відпові-дальними (підзвітними) особами в роздрібній торговельній мережі за рахунок коштів, виділених на господарські потреби.

У цьому випадку документом, що підтверджує кількість і вартість товарно-матеріальних цінностей, буде товарний чек. Для підтвердження оплати до товарного чека повинні бути додані належним чином оформлені чек ЕККА або квитанція прибуткового касового ордера.

Первинні документи постачальника реєструються в журналі реєстрації прибут-кових документів. Кожному первинному документу надається порядковий номер.

Відповідно до первинних документів на матеріальні цінності, що надійшли, заповнюються прибуткові ордери. Прибуткові ордери виписуються на кож-ний номенклатурний номер або партію товарно-матеріальних цінностей.

На матеріальні цінності, що надійшли через підзвітну особу, складаються прибуткові ордери, а на товарних чеках, доданих до авансового звіту, простав-ляються відмітки комірника з посиланням на номери прибуткових ордерів.

Після надходження прибуткових документів складається реєстр на здачу документів, який передасться в одному екземплярі в бухгалтерський підрозділ разом з первинними документами.

Вартість товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться в дорозі, повинна бути підтверджена платіжними вимогами-дорученнями постачальників і кви-танціями (накладними) залізничного або водного транспорту зі штампом станції (причалу) прибуття, що підтверджує знаходження вантажу в дорозі, а за товар-но-матеріальними цінностями, що не вивезені зі складів місцевих постачаль-ників, - охороними розписками, підписаними керівником та головним бухгал-тером підприємства.

Товарно-матеріальні цінності можуть вважатися такими, що знахо-дяться в дорозі, тільки протягом визначеного терміну для їх доставки від місця відвантаження до місця призначення. Після закінчення цього терміну вживаються заходи щодо розшуку вантажу, а до вартості товарно-матеріаль-них цінностей пред'являється претензія.

При опрацюванні первинних документів звертається увага на:*

відповідність виконання умов укладеного контракту (оплата страхування, транспортних витрат тощо);*

правильність таксування первинних документів для визначення облікової ціни отриманих товарно-матеріальних цінностей із врахуванням послуг по-середника, транспортних витрат, мита та інших витрат;*

наявність та правильність оформлення податкової накладної, якщо отриму-вач є платником податку на додану вартість.

У випадку наявності помилок в оформленні податкової накладної необхід-но звернутися до постачальника з проханням виписати правильно оформлену податкову накладну.

Неправильно оформлена податкова накладна при використанні товарно-матеріальних цінностей в господарській діяльності або самостійний розраху-нок суми податку на додану вартість (ПДВ) не є підставою для проведення зарахування суми ПДВ у розрахунки з бюджетом за податковим кредитом.

Видаток товарно-матеріальних цінностей здійснюють згідно з вимогами угод, інструкцій про порядок прийняття продукції виробничо-технічного призначен-ня і товарів народного споживання за кількістю та якістю, стандартів, технічних та особливих умов постачання окремих цінностей.

Підставою для відпуску товарно-матеріальних цінностей є рахунок-фактура, вимога-накладна, специфікація, лімітна карта та інші документи, які підтверд-жують фактично відпущену їх кількість.

При відвантаженні матеріальних цінностей залізничним або водним шля-хом виписують спеціальне розпорядження на відправку вантажу. Це роз-порядження є підставою для відбирання, пакування і передачі цінностей експе-диції.

На прийняті до перевезення матеріальні цінності транспортна організація видає вантажну квитанцію, яка поряд з рахунками-фактурами, специфіка-ціями, пакувальними ярликами та іншими документами при платіжній вимозі-дорученні відправляється покупцю.

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності про запаси на підприємствах усіх форм власності періодично проводиться інвен-таризація майна.

Порядок проведення інвентаризації регулюється Інструкцією з інвентари-зації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних ціннос-тей, грошових коштів і документів та розрахунків, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69 та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 26.08.94 р. за № 202/412.

При проведенні інвентаризації перевіряється реальність вартості зарахова-них на баланс товарно-матеріальних цінностей.

Для проведення інвентаризації на підприємствах розпорядчим документом керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії, до складу яких включаються досвідчені працівники, а очолюють такі комісії керівник підприємства, його заступник або представник керівника.

За наслідками інвентаризації робоча інвентаризаційна комісія складає про-токол із зазначенням у ньому результатів інвентаризації і висновків щодо них

При проведенні інвентаризації інвентаризаційні описи складаються окре-мо на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, не оплачені в строк покупцями відвантажені товари і цінності та ті, що перебувають на скла-дах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у пере-робці).

Дозволяється складання групових інвентаризаційних описів малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування пра-цівникам, із зазначенням відповідальних за ці предмети осіб.

При інвентаризації незавершеного виробництва в інвентаризаційних опи-сах вказується найменування заділу, стадія або