Слід зазначити, що відповідно до в Україні не застосовуються нормативні документи Мінфіну СРСР із застосуванням журнально-ордерних форм бухгалтерського обліку. Крім юридичних аспектів застосування зазначених документів, їх запровадження унеможливлено значною зміною методології та кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, кодів і назв рахунків бухгалтерського обліку, номенклатури об'єктів аналітичного обліку тощо.

В Україні первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність повинні складатися українською мовою, яка відповідно до (зі змінами та доповненнями) є мовою роботи, діловодства і документації. Якщо до бухгалтерського обліку приймаються первинні документи з фінансово-господарської діяльності підприємства, складені іноземною мовою (банківські, товарні, транспортні документи, коносаменти тощо), то вони повинні мати аутентичний переклад українською мовою.

Первинні документи мають бути складені в момент проведення кожної господарської операції або (якщо це неможливо) безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування оброблення інформації на підставі первинних документів можуть складатися зведені документи, які також слід відносити до первинних документів (авансові, товарно-грошові, матеріальні звіти тощо).

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву підприємства, установи, від імені яких складено документ, назву документа (форми), код форми, дату і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному та вартісному виразі), посади осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції та складання первинного документа, прізвища осіб, які дали дозвіл на здійснення господарської операції, та безпосередніх виконавців операції, їхні особисті підписи. Кожною стороною (підприємством), що брала участь у здійсненні господарської операції, мають бути отримані (використані) для записів у регістрах бухгалтерського обліку первинні документи, інформація в яких ідентично засвідчує зміст, обсяг і вартість здійсненої господарської операції.

Залежно від характеру операції і технології обробки даних до первинних документів може бути включено додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Первинні документи та облікові регістри складаються як ручним, так і машинним способом.

Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємства зобов'язані за свій рахунок зробити копії таких документів на машинному носії. Підприємства, що складають облікові регістри на машинних носіях, забезпечують технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді.

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийманням і видачею коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, повинні одержувати від підприємства, установи, що виконує ці операції, копії первинних документів про таку операцію.

Первинні документи складаються на бланках типових та спеціалізованих форм, затверджених у встановленому порядку. В умовах комп'ютеризації обліку і лібералізації прав підприємств у сфері облікової політики передбачено здійснення документування господарських операцій з використанням самостійно виготовлених бланків (наприклад, при здійсненні господарської операції можуть безпосередньо на комп'ютері друкуватися прибутковий касовий ордер, накладна тощо). Однак самостійно виготовлені бланки повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм, якщо вони не мають статусу бланків суворого обліку.

Бланки форм первинних документів, на яких оформляються окремі операції (надання послуг за готівку, видача окремих товарно-матеріальних цінностей тощо) можуть бути бланками суворої звітності. Бланки суворої звітності підлягають обов'язковій централізованій нумерації одним з її способів.

Під час заповнення первинних документів обов'язковою вимогою є забезпечення збереження записів у документах протягом установленого періоду зберігання документів і запобігання внесенню несанкціонованих і непомітних викривлень. Слід також виключити випадки заповнення документів чорнилом або іншими засобами червоним кольором, оскільки в бухгалтерському обліку традиційно цей колір використано для виправлення помилок (метод сторно).

Відповідно до , затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88, для запобігання несанкціонованому втручанню в оформлення первинних документів та їх повторному використанню вільні рядки в первинних документах і звітності обов'язково мають перекреслюватися, а документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, і документи з нарахування заробітної плати та інших подібних виплат підлягають погашенню штампом або надписом вручну «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати. Крім того, всі первинні документи, що пройшли обробку (тобто внесені записом до відповідного регістру бухгалтерського обліку), позначаються датою запису до облікового регістру або перенесення до машинної системи.

Первинні документи до внесення їх у регістри обліку обов'язково мають бути перевірені працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів і зміст господарської операції, логічне ув'язування окремих показників.

Первинні документи з операцій, які суперечать законодавству, нормативним актам і встановленому порядку приймання, зберігання і витрат коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам, що подаються до бухгалтерської служби підприємства, мають бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення про прийняття (неприйняття) їх до обліку. На підприємстві слід передбачити чітке розмежування відповідальності за оформлення, подання й оброблення первинних документів серед посадових осіб підприємства.

Документуванням господарських операцій займаються не лише працівники бухгалтерської служби підприємства, а насамперед ті, хто здійснює господарські операції і дає доручення або дозвіл на їх проведення (посадові особи виробничих, технологічних, інженерно-технічних та організаційно-розпорядчих служб і підрозділів підприємства). При цьому керівник підприємства, організації зобов'язаний забезпечити документування всіх господарських операцій, пов'язаних з одержанням і розподілом доходів, різними витратами, змінами в складі і стані майна, зобов'язань, капіталу тощо.

Для