Для уточнення переліку посадових осіб, які здійснюють господарські операції та їх документування, з метою упорядкування переліку здійснюваних господарських операцій і строків їх оформлення первинними документами в різних службах або одержання від інших підприємств та передачі їх на обробку до бухгалтерської служби керівник підприємства затверджує графік документообороту.

Графіком документообороту доцільно передбачити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, мінімальний строк його перебування в підрозділі. Це сприяє поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації, своєчасному складанню бухгалтерської, статистичної, податкової та внутрішньовиробничої звітності.

Графік документообороту оформлюють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Наведемо приклад графіка документообороту (таблиця).

Кожному виконавцю видається витяг із графіка, в якому наведено перелік документів щодо функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання та підрозділи підприємства, до яких передаються ці документи.

Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх в установлені графіком документообороту строки для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Відповідно до керівник підприємства з метою створення необхідних умов для правильного ведення бухгалтерського обліку зобов'язаний забезпечити неухильне виконання всіма службами, підрозділами і працівниками правомірних вимог керівника бухгалтерської служби підприємства щодо дотримання порядку оформлення та подання для обробки й обліку первинних документів.

Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійснюється в міру їх надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше строку, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської і статистичної звітності, декларацій і розрахунків з податків, обов'язкових відрахувань до державних цільових фондів.

Відповідальність за правильність записів в облікових регістрах покладено на тих, хто склав і підписав ці регістри.

Інформація про господарські операції підприємства, установи за певний період часу (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерських звітів.

Первинні документи, облікові регістри та звіти не можуть мати необумовлених виправлень. Документи, якими оформляються касові та банківські операції й операції з цінними паперами, з будь-якими виправленнями не приймаються до виконання і відображення в обліку. Помилки в інших документах, облікових регістрах і звітах можуть бути виправлені коректурним способом або методом сторно.

Коректурний спосіб передбачає закреслення неправильного тексту і цифр і надпис над закресленим правильного. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Виправлення помилки має бути обумовлене надписом «Виправлено» та підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Метод сторно, який застосовують для виправлення помилок в облікових регістрах за минулий звітний період, передбачає складання Бухгалтерської довідки, до якої помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру місяця, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис і відображаються правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Форму затверджено наказом № 356.

Первинні документи, що пройшли обробку і записані до облікових регістрів, а також регістри та звіти підлягають обов'язковому зберіганню та передачі до архіву. Можливість несанкціонованого доступу до них має бути виключено. Оскільки останньою службою, яка займалась обробленням зазначених документів, є бухгалтерська, на яку також покладено відповідальність за правильність внесення одержаної в первинних документах інформації до відповідних регістрів і звітності, було б неправильно доручати зберігання такої документації іншим службам. Без дозволу керівника цієї служби документи, що пройшли обробку, працівникам інших підрозділів і служб не видаються. Первинні документи і звітність до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії підприємства у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, призначених головним бухгалтером. Під спеціальним приміщенням слід розуміти приміщення з температурно-вологим режимом, що забезпечує збереження документів і записів у них, та приміщення, що виключає можливість входу до нього, користування або виносу документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.

Для належного та впорядкованого зберігання документи, що пройшли обробку, комплектуються в розрізі облікових регістрів у хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються. Формування справ, підготовка їх номенклатури, розробка схем класифікації документів здійснюються з урахуванням , затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41. побудований за функціонально-галузевим принципом і містить документи, що створюються в управлінській, науково-технічній і виробничій діяльності. Передбачено окремий розділ «Бухгалтерський облік і звітність».

Строки зберігання документів, установлені , зменшенню не підлягають. Особові рахунки робітників і службовців зберігаються до досягнення ними 75 років. Наприклад, особовий рахунок робітника, відкритий йому у віці 30 років, зберігається 45 років (75 – 30), особовий рахунок службовця, відкритий йому у віці 50 років, зберігається 25 років (75 – 50) тощо. Отже, щороку з місць зберігання можуть вилучатися