Ця система створюється для організації якісного керування матеріальними ресурсами на основі комплексного використання економіко-математичних методів і сучасних засобів обчислювальної техніки.

Її головне завдання - оптимізація планування, обліку, аналізу, регулювання і контролю процесів постачання, використання і збереження матеріальних ресурсів; автоматизація різних процедур обробки інформації; скорочення трудомісткості і зниження вартості обробки інформації; поліпшення якості вихідної і результативної інформації.

Необхідними передумовами підвищення якості й оперативності в керуванні матеріальними ресурсами на підприємстві є раціональна організація інформаційного забезпечення, оптимізація документообігу, удосконалювання структури керування підприємством [23, с.402].

Процесами керування матеріальними ресурсами на підприємстві займаються різні підрозділи: відділи матеріально-технічного забезпечення, комплектації і кооперування, головного технолога і головного конструктора, відділ головного механіка і головного енергетика, склади відділів матеріально-технічного постачання, центральна бухгалтерія й інші.

В умовах автоматизованих систем керування в контур керування матеріальними ресурсами вписується інформаційно-обчислювальний чи обчислювальний центр.

Таким чином, керованою частиною підсистеми будуть відділи матеріально-технічного постачання, комплектації і кооперування, Головного механіка, головного технолога, головного конструктора, головного енергетика, центральна бухгалтерія, інформаційно-обчислювальний центр.

Керуюча частина підсистеми - процеси організації планування, обліку, регулювання, контролю й аналізу матеріальних ресурсів. Складовими компонентами підсистеми керування матеріальними і ресурсами є різні види забезпечення, до числа яких відносяться !І організаційне, інформаційне, технічне, технологічне і програмне. [І Організаційне забезпечення підсистеми включає проведення І техніко-економічного аналізу існуючої системи керування матеріальними І ресурсами, вибір і постановку задач автоматизації, розмежування функцій І підрозділів в умовах автоматизованого виконання розрахунків. І Основою для цього є матеріали передпроектного обстеження і висновки про необхідність удосконалювання існуючої системи керування.

Для проектування підсистеми важливо проаналізувати етапи керування матеріальними запасами. Аналіз показавши, что таких етапів (функцій) можна виділити чотири: планування, облік, аудит і аналіз, і регулювання [22, с. 102].

Інформаційне забезпечення підсистеми підрозділяється на позамашинне і внутрішньомашинне. Позамашинне інформаційне забезпечення включає класифікатори і коди інформації; первинну документацію (нормативно-довідкову й оперативну), документообіг. Внутрішньомашинне забезпечення містить систему програм організації, ведення і доступу даних, склад масивів на машинних носіях. До числа застосовуваних відносяться наступні коди: цехів і відділів підприємства, включаючи склади; ділянок; матеріальних ресурсів і (номенклатурних номерів матеріальних ресурсів), операцій по русі матеріалів, одиниць виміру, напрямків витрати матеріалу (виробничих витрат), готової продукції, постачальників матеріалів.

Роботу з кодування нових матеріалів виконує бюро нормативно-довідкової інформації інформаційно-обчислювального центра Крім цього підрозділу привласнювати коди новим матеріалам ніхто на підприємстві не має права.

Після закінчення кодування отримана інформація була перенесена на машинограми, проконтрольована, введена в ЕОМ, записана на магнітні диски (дискети), де зберігається як нормативно-довідкова [24, с.513].

Система документації включає нормативно-довідкову й оперативну. Нормативно-довідкова містить технологічну, довідкову і кондукторську документацію, у якій міститься така інформація, як найменування деталей, складальних одиниць; назва одиниць виміру, матеріалів; по детальні норми витрати матеріалів; номенклатура-цінник сировини, матеріалів і комплектуючих виробів; класифікатор груп матеріалів для об'єднання у вільну номенклатуру; відповідність діапазону коду матеріалів кодам оперативних бюро у відділі матеріально-технічного постачання.

Важливе місце серед оперативної документації займає облікова. Вона підрозділяється на прибуткову і видаткову. До прибуткових документів відносяться прибуткові ордери, накладні прибуткові документи на переміщення. До видаткових документів відносяться лімітно-забірні карти, вимоги на переміщення, накладні на відпустку матеріалів на сторону.

Слід зазначити, що видаткових документів, що виписуються вручну, зведено до мінімуму. Основний первинний документ - лімітна карта для цехів основного виробництва - друкується на ЕОМ.

Застосування типової первинної документації дозволило скоротити число форм, уніфікувати прищепила заповнення, скоротити трудомісткість виписки і наступної обробки даних.

Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення представлене у виді відповідних масивів (файлів) інформації, що зберігаються на магнітних дисках і магнітних стрічках.

Велику питому ваги займають нормативно-довідкові масиви, об'єднані в базу даних з використанням пакета прикладних програм [31, с.79].

Технічне і технологічне забезпечення включає комплекс технічних засобів, призначених для ефективного функціонування підсистеми і технологічний процес обробки інформації.

Велика увага була приділена розробці технологічного процесу обробки інформації . Він включає чотири етапи: збір і підготовку інформації для машинної обробки; попередній контроль вхідної інформації на ЕОМ; проведення розрахунків по задачах на ЕОМ; контроль і видача результатів інформації.

Етап І. Він включає збір і підготовку первинної інформації й одержання машинних носіїв. Збір і прийом первинної інформації виробляється двома способами.

При першому використовуються звичайно первинні документи, що комплектуються в пачки підрозділами і передаються на ЮЦ. На ІОЦ здійснюється ретельний контроль цих документів, що відповідає вимогам автоматизованої обробки інформації і підготовка потім носіїв інформації на перфокартах.

Другий спосіб передбачає використання периферійної техніки для обробки первинних документів (видаткових і прибуткових) з одночасним одержанням машинних носіїв. Дані, нанесені на перфострічку, віддаються потім по каналі зв'язку на ЕОМ.

Етап II. Він призначений для попереднього контролю вхідної інформації і для організації більш якісного виконання наступних І розрахунків.

Він включає програми компонування з контролем, нагромадження І інформації, що вводитися, печатки двох контрольних машинограм, і реєстрацію й одержання контрольних підсумків.

Традиційні методи контролю інформації перед введенням в ЕОМ дуже трудомісткі і, крім того, маються наступні недоліки.

При подвійній перфорації раціонально використовуються перфокарти (перфострічки) і в тієї ж годину, як при застосуванні контролерів (методі верифікації), не знижується необхідність одержання контрольних сум з наступною їхньою перевіркою, а тільки зменшується число контрольованих реквізитів.

Недоліком рахункового контролю є ті, що практично складно ставити під