необхідними для вдосконалення інформаційної системи взагалі, але відзначаються одностороннім підходом, розкривають функції управління з позиції формування інформації в межах існуючої системи бухгалтерського обліку, а не з позиції споживачів та модернізованої системи збору й обробки інформації.
Система управління є провідною, а система обліку – ланкою забезпечення, тому основним завданням бухгалтерського обліку є упорядкування вхідної та вихідної інформації відповідно до потреб управління. При цьому внутрішня структура системи бухгалтерського обліку змінюється в напрямку своєчасного забезпечення й отримання в повному обсязі вихідної інформації для управління. Чим різноманітніша така інформація, тим більше рівнів управління вона забезпечує, тим складніша внутрішня структура системи обліку.
Важливою проблемою є створення на підприємстві та вдосконалення раціонального потоку інформації, який задовольняє такі принципи:
виявлення інформаційних потреб з боку системи управління та повне їх задоволення;
відповідність способів задоволення потреб індивідуальним запитам споживачів;
відображення в системі інформації реальних процесів виробництва, обігу, розподілу і споживання, використання всіх видів ресурсів;
усунення дублювання в первинній документації;
швидкість обробки і подання інформації для управління.
Особливе значення має принцип виявлення потреб в інформації. В літературі проблема практичного виявлення таких потреб висвітлена недостатньо. У тих нечисленних джерелах, де це питання розглядається, методологія дослідження складна і не точна.
Автор пропонує ряд підходів до вивчення потреб в інформаційному забезпеченні. Перший підхід полягає в тому, що на підприємстві створюється спеціальна комісія для визначення потреб в інформації, яка методом опитування (анкетування) управлінців отримує відомості про їх функціональні обов'язки. Довідки подаються у письмовому вигляді, в них вказується 4-5 видів основних обов'язків кожного з опитуваних та 4-5 конкретних видів інформації, необхідних для виконання кожної функції. Недоліком такої методології є суб'єктивізм в оцінці обов'язків управлінців, а також труднощі з відповідями на питання, що виникають у недосвідчених осіб.
Другий підхід полягає в тому, що управлінці повинні описати процес ухвалення рішень, а проектувальник інформаційної системи – сформулювати на основі такого опису обов'язки управлінця та обсяг необхідної інформації для нього. Недоліком такого підходу є складність опису процесу прийняття рішень менеджерами, зумовлена різним сприйняттям, кругозором, кваліфікацією, компетенцією, рівнем освіти, досвідом роботи та іншими обставинами.
Вказані види інформаційного забезпечення можуть використовуватися на малих та середніх підприємствах.
Третій підхід передбачає комплексність дослідження, яке складається з окремих етапів:
визначення переліку всіх функцій управління на підприємстві;
визначення відділів, служб чи структурних підрозділів, які здійснюють відповідні функції;
розробка органіграми управління та процесу її реалізації;
дослідження функцій за рівнем управління та адресами користувачів інформації;
розробка матриць управління.
Потреби в інформації визначаються за допомогою спеціальних таблиць-матриць. У табл. 2.2 наводиться фрагмент даних, які необхідні для кожної управлінської ланки з використання основних засобів.
Таблиця 2.
Матриця визначення інформаційних потреб для управління
(процес виробництва – функція використання основних засобів)
Функції управління | Відділи та служби управління
Техноло-гічний | Конструк--торський | Відділ праці | Вироб-ничий | Бухгал-терія | Інші
1. Загальне керівництво | +–– | +– | +
2. Конструкторське забезпечення | + | + | + | +– | +
3. Управління технологічною підготовкою | +– | + | +– | +
4. Ремонтне обслуговування та наладка | +– | + | +– | +
5. Енергетичне обслуговування | +– | + | +– | +
6. Матеріально-технічне постачання | + | +– | + | + | +
7. Оперативне управління | +– | + | +– | +
Знаком «+» позначені ті відділи та служби управління, які деякою мірою несуть відповідальність за ефективність використання основних засобів.
Наприклад, функція загального керівництва в технологічному відділі полягає у відповідальності його працівників за відповідність застосовуваного обладнання характеру технології. Тому для керівника цього відділу необхідна інформація про ефективність устаткування й обладнання, про нові технологічні розробки й технічні пристрої у даній галузі, про вік устаткування, ступінь його зношеності, морального старіння, термін служби та ін.
Для виробничого відділу важливою є інформація про вибуття з експлуатації та введення в дію нових виробничих потужностей, можливість збільшення продуктивності устаткування, завантаження у часі, планові і фактичні дані про ремонти, фондовіддачу, рівень використання засобів тощо. Аналогічні матриці складаються з використання предметів праці, трудових та фінансових ресурсів, із процесів постачання, виробництва, збуту.
Виконавши весь обсяг робіт зі складання матриць, приступають до узагальнення матеріалу, для чого за кожним відділом і службою управління складається спеціальна таблиця. В ній в підметі вказується перелік конкретних функцій, характерних для даного відділу, а в присудку – завдання та необхідна інформація за кожною функцією управління з розбивкою за процесами і ресурсами.
Теоретичне значення методології дослідження необхідної інформації на основі матриць полягає в системному підході до проблеми управління та виділення основних об'єктів, за якими здійснюється систематичне спостереження.
Практичне значення полягає в розробці конкретної методики дослідження необхідного обсягу інформації для управління. На основі матриць можна удосконалювати існуючу організаційну структуру управлінського апарату, виявити дублюючі ланки в системі управління, більш чітко визначити права та обов'язки управлінських працівників.
Запити менеджерів на інформацію, яка використовується для аналізу відповідних явищ і процесів господарської діяльності та ухвалення рішень, обумовили поділ системи обліку на фінансовий та управлінський.
Висновки
Отже, ведення фінансової бухгалтерії в Україні є обов'язковим для всіх підприємств. Фінансова бухгалтерія фіксує інформацію про поточні витрати у поелементному розрізі, а саме: прибутки підприємства, стан дебіторської та кредиторської заборгованості, розміри фінансових інвестицій, стан джерел фінансування тощо. Споживачами інформації фінансового обліку в основному виступають зовнішні щодо підприємства користувачі, тобто органи податкової служби, біржі, банки, інші фінансові інститути, постачальники та покупці, потенційні інвестори тощо.
В Україні фінансовий облік