- заяви розпорядника бюджетних засобів (у довільній формі) із указівкою засобів спеціального фонду спрямованих на погашення заборгованості по заробітній платі, грошовому забезпеченню, пенсіям, стипендіям і іншим соціальним виплатам, дати проведення таких операцій і суми коштів, що слід повернути;

- представлення головного розпорядника бюджетних коштів, що є дозволом на проведення даного відшкодування; чи балансу витягу з книги «Журнал-головна» при наявності даної суми заборгованості в обліку на субрахунку 715 «Доходи, спрямовані на покриття дефіциту загального фонду».

Крім цього, суми спрямованих коштів і коштів, що підлягають відшкодуванню органами Державного казначейства України, звіряються з планом асигнувань із загального фонду бюджету, кошторисом доходів і витрат бюджетної установи і залишком виділених асигнувань.

2. Огляд нормативно-правової бази формування позабюджетних коштів

З метою запровадження ефективного контролю за витрачанням позабюджетних коштів установ та організацій, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету України, розроблений даний Порядок казначейського обслуговування позабюджетних коштів установ і організацій, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету. Казначейське обслуговування позабюджетних коштів бюджетних установ здійснюється на підставі вимог таких документів: Указу Президента України від 15.02.99 №173 «Про внесення змін до Указу Президента України від 27 квітня 1995 року 335»; Постанови Кабінету Міністрів України від 17.02.99 №180 «Про деякі питання діяльності державного казначейства України»; Інструкції про порядок використання і обліку позабюджетних коштів бюджетних установ та звітності про них, затвердженої наказом Головного управління державного казначейства України від 11.08.98 №63 і зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 11.09.98 за №561/3001.

Особливості бухгалтерського обліку в бюджетних установах визначаються Бюджетним кодексом України, Законами України «Про Державний бюджет України», Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»,Планом рахунків бухгалтерського обліку та бюджетних установ і організацій і Порядком його застосування, затверджений наказом Головного управління Державного казначейства України, Інструкцією про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженою наказом Державного казначейства України, та іншими нормативними документами, що містять вказівки з обліку та відображення у звітності операцій бюджетних установ.

У бюджетних установах касові та фактичні видатки планують і обліковують за єдиною економічною класифікацією видатків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 27.12.2001 р. №604 «Про бюджетну класифікацію та її запровадження».

Кошти спеціального фонду бюджетних установ можуть бути тимчасово залучені для здійснення видатків загального фонду у разі нестачі коштів останнього. Листом ДКУ №07-06/803-5690 від 02.08.2000 р. «Про спрямування коштів спеціального фонду державного бюджету на бюджетні видатки і їх відшкодування» визначено порядок спрямування коштів спеціального фонду на видатки загального фонду та їх подальше відшкодування.

Операції з позабюджетними коштами на спеціальних реєстраційних рахунках

На спеціальні реєстраційні рахунки установ в органах Державного казначейства України зараховуються кошти, що надходять на ім'я цих установ. Ці кошти можуть надходити як від підприємств, установ, організацій, фізичних осіб, так і від вищестоящих та підлеглих установ на утримання і виконання доручень. Відправник коштів у розрахункових документах (платіжних дорученнях, квитанціях тощо) в призначенні платежу вказує номер спеціального реєстраційного рахунку, на який повинні бути зараховані кошти, і перераховує їх на спеціальний рахунок органу Державного казначейства України, відкритий за певним видом позабюджетних коштів.

Органи Державного казначейства України, в свою чергу, зараховують кошти на спеціальні реєстраційні рахунки установи за видами позабюджетних коштів.

Всі суми позабюджетних коштів, що надходять готівкою в касу установ, повинні бути внесені на спеціальний рахунок органу Державного казначейства України за відповідним видом позабюджетних коштів, із зарахуванням їх на спеціальний реєстраційний рахунок цієї установи. Використання позабюджетних коштів без попереднього зарахування їх на спеціальні реєстраційні рахунки забороняється.

Оплата витрат розпорядників позабюджетних коштів органами Державного казначейства України проводиться зі спеціальних реєстраційних рахунків як шляхом безготівкового здійснення платежів безпосередньо на користь суб'єктів господарської діяльності, організацій і установ, що виконали роботи та/або надали послуги розпорядникам коштів, так і шляхом надання дозволу та отримання готівки в установах банків на потреби, передбачені кошторисами доходів та видатків розпорядників коштів чи нормативно-правовими актами.

Оплата рахунків розпорядників позабюджетних коштів здійснюється органами Державного казначейства України на підставі поданих платіжних доручень, до яких додаються відповідні рахунки, рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, трудові угоди, договори на виконання робіт, акти виконаних робіт тощо. Платіжні доручення подаються до органів Державного казначейства України за встановленою Національним банком України формою у двох примірниках, на першому з яких ставляться відбиток печатки та підписи відповідальних осіб установи.

Платіжні доручення приймаються до виконання у межах наявності коштів за певним кодом економічної класифікації видатків відповідного спеціального реєстраційного рахунку. Виняток складають доручення на перерахування до бюджетів та державних цільових фондів сум податків і зборів (обов'язкових платежів), пені, штрафів та інших санкцій, передбачених законодавством і застосованих для неприбуткових установ. Такі доручення приймаються незалежно від залишку коштів на спеціальному реєстраційному рахунку. Облік їх ведеться в органі Державного казначейства України за окремим порядком безспірного списання коштів, визначеним Головним управлінням Державного казначейства України.

Видача готівки із спеціальних реєстраційних рахунків на всі потреби (заробітна плата, господарські витрати, відрядження тощо) здійснюється на підставі поданої до органу Державного казначейства України заявки. Інші документи, що підтверджують потребу отримання готівки (крім готівки на придбання продуктів харчування та господарські витрати), та довіреність на отримання грошового чека не вимагаються.

Якщо розпорядник коштів приймає рішення про придбання продуктів харчування за готівку, він письмово повідомляє про це орган Державного казначейства України. Після отримання готівки на продукти харчування та господарські