Первинна облікова документація. Державним комітетом статистики України у 2003 р. був виданий Збірник облікової документації. До нього включено форми первинної облікової документації з обліку:

особового складу; використання робочого часу; розрахунків з робітниками та службовцями по заробітній платі; основних засобів; сировини та матеріалів; малоцінних та швидкозношуваних предметів; об'єктів промислової власності (винаходів, корисних моделей, промислових зразків), раціоналізаторських пропозицій; касових операцій; зовнішньої трудової міграції; бланків суворої звітності; в сільських (селищних) радах; перевезень спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів; роботи автомобільного транспорту; роботи будівельних машин та механізмів; водокористування та заходів охорони атмосферного повітря.

Збірник форм первинної облікової документації дає можливість організувати документообіг та встановити графік документообігу з урахуванням норм часу на їх створення.

Організація документообігу. Відповідно до Положення № 88 з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву. Наявність форм первинної облікової документації є умовою необхідною, але не достатньою. Достатність організації документообігу забезпечується нормативами чисельності працівників бухгалтерського обліку та встановленням норм на виконання бухгалтерського обліку. Вирішення цього завдання досягається за допомогою Нормативів № 269. Нормативи № 269 містять в собі норми часу на виконання робіт із бухгалтерського обліку та розрахунки нормативу чисельності працівників бухгалтерського обліку установ, організацій, підприємств. Методи розрахунку чисельності працівників, які наведені у Нормативах № 269, можуть бути корисними і в умовах електронного документообігу, для чого необхідно заміряти норми часу на створення первинного електронного документу.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу відповідно до згаданого вище Положення, на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Щоб забезпечити ефективний контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємствах створюють такі додаткові нормативні документи, як стандарт організації. В Статутах майже кожного підприємства прописана ця норма, за умов, якщо такі нормативні документи не вступають в протиріччя з чинним законодавством.

Стандарт організації (скорочено СОУ) - стандарт, прийнятий суб'єктом стандартизації іншого рівня, ніж національний орган стандартизації, на основі поєднання виробничих, наукових, комерційних та інших спільних інтересів.

Сутність ефективного контролю за дотриманням виконавцями графіка документообігу за допомогою СОУ полягає в тому, щоб досягти консенсусу, тобто загального погодження, яке характерне відсутністю суттєвих заперечень стосовно важливих питань у більшості зацікавлених сторін і яке є процесом намагання врахувати думки всіх сторін і дійти згоди з будь-яких суперечливих питань.

Стандарт - це створений на основі консенсусу та ухвалений визнаним органом нормативний документ, що встановлює для загального та багаторазового користування правила, настановчі вказівки або характеристики різного виду діяльності чи її результатів і який спрямований на досягнення оптимального ступеня впорядкованості у певній сфері та доступний широкому колу користувачів.

Забезпечується процес створення СОУ групою таких стандартів, як ДСТУ 1.0:2003, ДСТУ 1.1:2001, ДСТУ 1.2:2003, ДСТУ 1.5:2003, ДСТУ 1.7:2001, ДСТУ 1.13:2001, ДСТУ ISO/IEC Guide 59:2000. Визначення, які були наведені вище, саме з цих стандартів. На великих підприємствах створенням стандартів займається спеціальний відділ.

Стандартизація на малих, середніх та великих підприємствах відіграє велику роль, підвищуючи якість керування підприємством. Підприємства, які удосконалюють форми керування, розробляють та застосовують СОУ (в минулому - СТП), мають можливість сконцентрувати в одному документі всі необхідні засоби керування об'єктом обліку.

Стандартизація у відповідності до ДСТУ 1.1:2001 - це діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового користування стосовно розв'язання наявних чи можливих проблем і спрямована на досягнення оптимального ступеня впорядкованості за даних умов.

Практикою доведено, що на підприємствах, де відсутні СОУ, і в процесі господарської діяльності є суттєві відхилення від національних стандартів, існують проблеми керування такою організацією, наслідком чого, як правило, буває банкрутство підприємства.

СОУ не повторює П(С)БО, оскільки стандарт організації представляє собою еквівалентний стандарт, тобто стандарт на один і той самий об'єкт, затверджений різними органами стандартизації, який забезпечує взаємозамінність процесів об'єктів обліку та має відмінність у поданні та змістовності цього процесу. Це дозволяється Національною системою стандартизації і наводиться у ДСТУ 1.1:2001.

При організації обліку витрат на виробництві рекомендується керуватись концепцією, яка полягає в тому що керівництво повинно створити систему заходів впливу на виконавців, зайнятих у процесі виробництва, та через них на засоби виробництва з найменшими трудовими та матеріальними витратами. Реалізація цієї головної задачі в системі неможлива без оптимізації інформаційних потоків.

Підготовчий етап цієї роботи є досить складним. Особливо для підприємств, які не мають досвіду побудови системи обліку і калькулювання собівартості продукції. Для підприємств, які створені 50, або більш ніж 100 років тому, це не викликає великих труднощів за умов, якщо на таких підприємствах було поважне ставлення до бухгалтерського обліку та постійно поповнювалася і збереглася до сьогодні бібліотека нормативно правового характеру в частині первинної облікової документації.

В табл. 1.3.2 наводиться хронологія еволюції первинної облікової документації, яка використовується сьогодні на українських підприємствах.

Таблиця 1.3.2.

Хронологія розвитку первинної облікової документації, яка застосовується на українських підприємствах

Дата прийняття | Дата видання

(введення в дію) | Назва, номер та коротка сутність документа

06.09.1957 р.   | Постанова Ради Міністрів СРСР № 1078. Цим документом на ЦСУ