Розрахунок суми зносу оформляється типовою формою ОЗ-12 (бюджет) "Відомість нарахування зносу на основні засоби" і відображається в інвентарних картках типової форми ОЗ-6 (бюджет) та ОЗ-8 (бюджет). При цьому необхідно пам’ятати про необоротні активи, що надійшли на баланс установи у формі благодійних (добровільних) внесків та пожертвувань від юридичних і фізичних осіб, а також у вигляді гуманітарної допомоги, облік яких має здійснюватися окремо.

При нарахуванні зносу необоротних активів, до якої групи вони б не належали, необхідно враховувати обов’язкову вимогу, встановлену Інструкцією № 64: сума нарахованого зносу не повинна перевищувати 100% вартості об’єкта.

Після того як ми визначили суму зносу кожної групи і кожного об’єкта необоротних активів, нам необхідно здійснити ще один розрахунок - для того щоб можна було відобразити знос необоротних активів у бухгалтерському обліку. Річ у тому, що отримані суми зносу окремих груп необоротних активів не можуть бути використанi для відображення зносу в бухгалтерському обліку, оскільки групи складаються з об’єктів необоротних активів, облік яких здійснюється на різних рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку.

Наприклад, необоротні активи, що належать до основних засобів та облік яких здійснюється на різних субрахунках 10-го рахунка, містяться в кожній з трьох груп.

Розрахунок - це, мабуть, надто голосно сказано, просто нам необхідно просумувати знос необоротних активів у розрізі тих бухгалтерських рахунків та субрахунків, до яких вони належать. Нагадаємо, що облік необоротних активів здійснюється по дебету рахунків 10 "Основні засоби", 11 "Інші необоротні матеріальні активи" і 12 "Нематеріальні активи". А суми нарахованого їх зносу по кредиту субрахунків, відповідно 131 "Знос основних засобів", 132 "Знос інших необоротних матеріальних активів" і 133 "Знос нематеріальних активів", в кореспонденції з дебетом рахунка 401 "Фонд у необоротних активах".

Беручи до уваги те, що рахунки10, 11 і 12 мають субрахунки, на яких відображаються окремі однорідні групи необоротних активів, бажано субрахунки 13-го рахунка також поділити на субрахунки другого порядку, які б відображали окремо знос по кожній такій групі (приклад 1 див. на сторінці 17).

Суми нарахованого зносу відображаються у "Відомості нарахування зносу на основні засоби" типової форми ОЗ-12 (бюджет) (див. "ШБ" , стор. 39), а також окремо по кожному об’єкту необоротних активів в їх інвентарних картках:

а) типової форми ОЗ-6 (бюджет) "Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах" (див. "ШБ" , стор. 31-32);

б) ОЗ-8 "Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень)" (див. "ШБ" № , стор. 37).

Підтримка об’єктів основних засобів у робочому стані

Для нормальної роботи об’єктів необоротних активів у процесі їх експлуатації установи повинні здійснювати різні додаткові витрати. Якщо об’єднати їх за призначенням, то ми отримаємо три групи витрат:

1) необхідні для здійснення необоротними активами їх функцій (технічне обслуговування);

2) необхідні для відновлення дієздатності необоротних активів (ремонт);

3) необхідні для покращання (збільшення) необоротних активів (добудування, дообладнання, реконструкція, модернізація 1 ).

Витрати, що входять у першу і другу групу, не йдуть на збільшення вартості необоротних активів, а відносяться на поточні витрати установи за відповідними кодами бюджетної класифікації 2

1 Що привела до додаткового укомплектування необоротних активів.

2 Наприклад, за транспортними засобами - код 1135 "Оплата транспортних послуг та утримання транспортних засобів". Для приміщень, обладнання, комп’ютерної та розмножувальної техніки, медичного обладнання тощо - 1137 "Поточний ремонт обладнання, інвентарю та приміщень; технічне обслуговування обладнання".

Витрати, які входять у третю групу, відносяться на збільшення первісної (відновної 3 ) вартості тих необоротних активів, у зв’язку з покращанням (збільшенням) яких вони були здійснені 4 .

3 Це первісна вартість після здійснення переоцінки об’єкта.

4 Що зовсім не виключає необхідності їх списання на витрати установи (див. нижче), але вже за іншими кодами бюджетної класифікації.

З огляду на це дуже важливо мати чітке поняття про те, якою є економічна сутність тих або інших витрат, що здійснюються в процесі експлуатації основних засобів. Враховуючи це, розглянемо дещо детальніше структуру всіх трьох визначених нами груп витрат.

До складу першої групи входять витрати, пов’язані з виконанням робіт, без здійснення яких нормальна робота, навіть цілком справних необоротних активів, тривалий час неможлива.

Це насамперед регулювання, налагоджування і профілактична робота щодо попередження можливих несправностей, а також передбачені технічними умовами експлуатації необоротного активу заміни технічних рідин, масел та деталей (фільтри, паси, елементи живлення тощо), які мають термін експлуатації менший, аніж термін експлуатації самого необоротного активу та інші роботи, передбачені умовами експлуатації. Такі роботи, як правило, поділяються на щоденне обслуговування, сезонне обслуговування та обслуговування, що здійснюється за певних умов 5 .

5 Комплекс таких робіт називається поточниим обслуговуванням (ТО). Може здійснюватися декілька разів (ТО-1, ТО-2 тощо) при досягненні певних показників (наявності певних умов), наприклад, виробництво необоротним активом певної кількості продукції, виконання операцій, пробігу (автомашин) тощо.

Другу групу утворюють витрати, пов’язані із здійсненням ремонтних робіт по відновленню дієздатності обладнання після його пошкодження, або в ситуації, коли без здійснення таких робіт пошкодження обладнання неминуче.

Загальноприйнятим є розподіл ремонтних робіт на поточні 6 і капітальні 7 . Але яким би способом 8 і який би ремонт не здійснювався, його основною метою є відновлення дієздатності необоротного активу в межах первісно визначених для нього техніко-експлуатаційних характеристик.

6 Усунення дрібних пошкоджень із заміною, якщо є необхідність, певних вузлів та деталей. Здійснюється, як