правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.
У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.
Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 "Розрахунки з підзвітними особами".
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:
1. При видачі авансу:
Дебет субрахунку № 362
Кредит субрахунків № 301, 302.
2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:
Дебет рахунків № 23, 80, 81
Кредит субрахунку № 362.
3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:
Дебет субрахунків №301, 302
Кредит субрахунку № 362.
4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:
Дебет субрахунку № 661
Кредит субрахунку № 362.
Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 – накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів [13, 133].
На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею "Розрахунки з іншими кредиторами".
Схему відображення в обліку розрахунків з відрядженими працівниками наведено на рис. 1.
Рис. . Схема облікового процесу розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями [13, 134]
При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами реєстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма "Відомість фінансово-розрахункових операцій".
Дебіторська заборгованість підзвітних осіб виникає при отриманні ними підзвітних сум і погашається при повному розрахунку. Фактично здійснені та документально підтверджені витрати підзвітної особи, пов'язані з діяльністю бюджетної установи, списуються на фактичні видатки бюджетної установи, а на придбання товарно-матеріальних цінностей – включаються до суми касових видатків на придбання цих цінностей.
Операції за розрахунками з підзвітними особами наведено в табл. 3.
Таблиця
Типові господарські операції та кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами [14, 196]
№ п/п. | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків
Дебет | Кредит
1 | Видано в підзвіт тало-ни на бензин, бланки трудових книжок і вкладиші до них | 362 "Розрахунки з підзвітними особами" | 331 "Грошові докуме-нти в національній валюті"
2 | Видано готівку з каси в підзвіт | 362 "Розрахунки з підзвітними особами" | 301 "Каса в національ-ній валюті", 302 "Каса в іноземній валюті"
3 | Затверджено використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт | 221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації", 231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей" – 236 "Тара", 238 "Запасні частини до машин і обладнання", 239 "Інші матеріали", 801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи", 802 "Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи", 811 "Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги", 813 "Вида-тки за іншими надходженнями спеціального фонду", 823 "Витрати на науково-дослідні роботи за договорами". | 362" Розрахунки з підзвітними особами"
4 | Повернуто підзвітною особою залишок авансу в касу установи | 301 "Каса в національній валюті", 302 "Каса в іноземній валюті" | 362" Розрахунки з підзвітними особами"
5 | Утримано із заробітної плати невикористану суму авансу (за згодою працівника) | 661 "Розрахунки із заробітної плати" | 362" Розрахунки з підзвітними особами"
Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 (ф. 386), записи до якого здійснюються за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків. В установах з незначною кількістю підзвітних осіб аналітичний облік розрахунків ведеться за кожною підзвітною особою у картках аналітичного обліку (ф. 292-а) та у книзі аналітичного обліку (ф. 292).
Висновки
Отже, на субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами" обліковуються розрахунки з працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки або видатки на відрядження.
Механізм видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентованої Кабінетом Міністрів України.
Видача готівки під звіт здійснюється з кас бюджетної установи лише за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.
Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:
за відрядженнями – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;
на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі – закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини) протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.
Якщо з каси підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини, то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження.
У разі перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів застосовуються фінансові