Дані оперативного обліку використовуються для аналізу кількості та якості поставлених цінностей, виявлення відхилень від договорів та пред'явлення претензій.

Претензії потрібно оформляти письмово і негайно після встановлення фактів порушення договорів інформувати представників постачальника. Якщо письмове звернення не дає результатів, треба звертатися з позовною заявою до господарського суду.

Вантаж, що прибув на склад покупця, оформляється прибутковим ордером, якщо між фактичною наявністю цінностей і даними документів постачальника немає розходжень, а при розходженнях – акт приймання матеріалів.

Суму виявлених нестач матеріалів із вини окремих працівників потрібно віднести на винних осіб, а в окремих випадках матеріали щодо нестачі передаються в слідчі органи. У випадках, коли вантажі надходять без документів постачальників (невідфактуровані поставки), їх слід прийняти за якістю і кількістю в присутності комісії та скласти акт приймання в двох примірниках, з яких один треба відіслати вантажовідправнику з проханням вислати відповідний документ. До отримання документів постачальника такий вантаж приймається на відповідальне зберігання.

На відвантажені матеріальні цінності постачальники виписують рахунки, прикладають до них вантажні квитанції залізничного чи водного транспорту і висилають покупцям. Можуть також висипатися інші документи, що характеризують товари (кипні карти, пакувальні ярлики), а на продовольчі товари – сертифікати якості, довідки аналізів, що характеризують якість товару.

Бухгалтерія веде оперативний контроль за вантажем, що надійшов, документами постачальника, їх оплатою та повнотою оприбуткування в журналі реєстрації документів і надходжень вантажів. Після оприбуткування вантажів на складах і здачі документів у бухгалтерію в журналі надходження вантажів записують дату надходження цінностей на склад, номер і дату звіту матеріально відповідальної особи.

Якщо документи на постачання цінностей надійшли від постачальника, а самі цінності не надходили, то вони вважаються "товарами в дорозі". В цьому випадку треба прийняти заходи щодо розшуку цінностей.

При прийманні цінностей безпосередньо на складі треба звертати увагу на можливі пошкодження тари й упаковки. Якщо такі пошкодження виявлені, то для подальшого приймання цінностей необхідно запросити представника влади на місцях (з товарного відділу, торгової інспекції, бюро товарних експертиз) і скласти акт на недостачу, яку засвідчують всі члени комісії.

Саме процедурні питання – оформлення договорів та дотримання правил приймання цінностей за якістю та кількістю – забезпечують доказовість при розгляді справ щодо майнових спорів між покупцями і постачальниками в господарському суді. Сторона, яка дотримується правил і має всі необхідні документи, виграє справу в суді.

Розділ 3. Основні аспекти бухгалтерського обліку процесу постачання

3.1. Облік процесу постачання

Складський облік запасів ведуть за допомогою карток складського обліку матеріалів (ф. № М-12).

Велике значення має оперативний контроль відділу матеріально-технічного забезпечення за наявністю матеріальних ресурсів на будь-яку дату для підтримки запасів в певних межах. З цією метою по кожному виду матеріальних цінностей в картках складського обліку зазначають нижній та верхній рівень (мінімум та максимум) запасів у натуральному вираженні. В картках комірник відображає рух матеріалів (їх надходження та витрачання) по кожній операції та виводить залишки. Для матеріалів, по яких залишки нижче мінімальних чи вище максимальних норм запасу, складаються сигнальні довідки і подаються до відділу матеріально-технічного постачання, фінансової служби, бухгалтерії та інших зацікавлених підрозділів та осіб.

Оприбуткування запасів на підприємствах відображають наступними проводками:

Запаси внесені засновниками підприємства до статутного капіталу [8, с. ]:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 46 "Неоплачений капітал".

1. Оприбуткування запасів, що надійшли від постачальника:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

2. Відображення витрат, пов'язаних з придбанням запасів:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. ЗО "Каса", 31 "Рахунки в банках".

3. Оприбуткування безоплатно отриманих запасів:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 719 "Інші доходи від операційної діяльності". На придбані запаси, що надходять на підприємство, складається прибутковий ордер (ф. № М-4).

Приклад заповнення прибуткового ордеру наведено нижче (зразок 3.1).

Зразок 3.1

Прибутковий ордер № 2 [8, с. 291]

Номер доку-мента | Дата складання | Код виду операції | Склад | Постачальник | Кореспондуючий рахунок | Номер супро-відного документа

наймену-вання | код | рахунок, субраху-нок | код аналітичного обліку

12 | 22.08.200x | Завод "Універсал" | 201

Матеріальні цінності | Одиниця виміру | Кількість | Ціна, грн. | Сума, грн. | Но-мер пас-порта | Порядко-вий номер запису за складсь-кою кар-то-текою

Найменування, сорт, розмір, марка | Номенкла-турний номер | код | найме-нування | за доку-ментом | прийнято фактично

Тканина вовняна | 20/007 | пг/м | 300 | 300 | 45-00 | 13500 | - | 28

Тканина шовкова | 201009 | пг/м | 150 | 150 | 60-00 | 9000 | - | 34

Прийняв Ткачук Т.К. Здав Шевченко Т.О.

У випадках, якщо виявляються розходження між фактичною наявністю і станом запасів, що надійшли, та даними супровідних документів, складається акт приймання матеріалів (ф. № М-7).

Прийом запасів матеріально відповідальною особою покупця здійснюється на підставі:

Прийняття запасів здійснюється за кількістю і якістю. Якщо фактична наявність товару, що надходить, співпадає за кількістю і якістю з даними супровідних документів, то матеріально відповідальна особа розписується в супровідних документах, ставить штамп і, таким чином, приймає товар під свою відповідальність. Якщо ж при прийнятті товарів за кількістю і якістю будуть виявлені відмінності з даними документів постачальника, то приймальна комісія (з участю представника покупця) повинна скласти акт про встановлення відмінностей в кількості чи невідповідності за якістю.

Облік процесу придбання виробничих запасів можна вести:

Розглянемо більш детально особливості наведених методів обліку запасів.

І. Облік запасів