7 | Переведено довгострокову дебіторську заборгованість до розряду поточної, коли до її погашення залишається менше року (довідка бухгалтерії) | 377 "Розрахунки з іншими дебіторами" | 163 "Інша дебіторська заборгованість"

8 | Погашено неповернуту частину безпроцентної позики за рахунок прибутку підприємства | 443 "Прибуток, використаний у звітному році" | 163 "Інша дебіторська заборгованість"

9 | Утримано із заробітної плати працівника неповернуту довгострокову позику | 66 "Розрахунки з оплати праці" | 163 "Інша дебіторська заборгованість"

10 | Списана довгострокова дебіторська заборгованість внаслідок надзвичайних подій | 99 "Надзвичайні витрати" | 163 "Інша дебіторська заборгованість"

Розділ 5. Облік розрахунків з підзвітними особами

Нормативним документом, який врегульовує питання порядку відрядження працівників підприємств усіх форм власності є "Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон", затверджена наказом Міністерства фінансів України №59 від 13.03.1998 року.

Даною інструкцією визначено, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації (далі – підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які врегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника.

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

Добові витрати в межах України відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше – наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи [26, 404-405].

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у "Журнал реєстрації посвідчень про відрядження", форма якого наведена у зразку 5.1 [26, 407].

Зразок 5.1

BO "Росток"

підприємство, організація

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ПОСВІДЧЕНЬ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

№ п/п. | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата й но-мер наказу (розпоряд-ження) | Дата й но-мер посвід-чення про відрядження | Дата ви-буття у відряд-ження | Дата при-буття з відряд-ження

1 | Іваненко В.М. | Директор | м. Харків | 15.01.02 №2 | 15.01.02 №1 | 16.01.02 | 18.01.02

2 | Степаненко Т.Т. | Експедитор | м. Рівне | 17.01.02 №5 | 17.01.02 №2 | 18.01.02 | 21.01.02

3 | Остапенко М.Т. | Заступник директора | м. Вінниця | 21.01.02 №9 | 21.01.02 №3 | 22.01.02 | 24.01.02

4 | Чумак А.П. | Інженер | м. Житомир | 5.02.02 №17 | 5.02.02 №4 | 6.02.02 | 15.02.02

і т.д.

5.1. Документування господарських операцій

Підзвітні особи – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно наказу (розпорядження) керівника підприємства.

Підзвітним особам готівка видається на підставі розпорядження керівника. Список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби, затверджується наказом керівника.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов'язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис (зразок 5.2 [26, 412]).

Зразок 5.2

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відправляється працівник, строк і мета відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення.

Відрядженому працівнику видається посвідчення на відрядження. Посвідчен-ня на відрядження – це документ, який видається працівнику під-при-єм-с-тва на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового до-ру-чення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні (зразок 5.3 [26, 406]).

Зразок 5.3

Суму авансу на відрядження, що видається в підзвіт, визначають на підставі попереднього розрахунку.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

Важливими документами при відрядженні за кордон є: