Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу і фактичними витратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна – то працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто здійснив перевитрату авансової суми, яка повинна бути відшкодована працівникові без його заяви з каси підприємства. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти [22, 462]:

Якщо підзвітна особа не надала звіти і необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих в національній грошовій одиниці України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймаються авансові звіти, які перевірені арифметичне, за змістом (щодо необхідності витрат та відповідності до призначення авансу) і затверджені керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат у посвідченні на відрядження та авансовому звіті не допускаються. Авансовий звіт обов'язково підписується підзвітною особою.

5.2. Аналітичний облік підзвітних сум

Бухгалтерський облік виданих підзвітних коштів ведуть на активно пасивному субрахунку № 372 "Розрахунки з підзвітними особами". На дебеті відображають основні суми, видані під звіт з каси, а одержані за чеками – з рахунків в банках або грошовим переказом через органи зв'язку. На кредиті відображають суми, що підтверджуються відповідними звітами і документами, а також внесені до каси готівкою для погашення невикористаних авансів.

Аналітичний облік ведеться в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт. Сальдо на рахунку № 372 вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не надано звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат за авансовим звітом порівняно з сумою, одержаною під звіт. Над-ба-вки, одержані замість добових, на субрахунку № 372 не відображаються [31, 658].

У випадках, коли видані під звіт суми не обґрунтовано підтверджуваль-ними документами й не повернено до каси у визначений термін, підприємство має право утримати їх з чергових виплат, що належать даній особі. Аванси, одержані під звіт в іноземній валюті, обліковуються на окремому субрахунку, наприклад, "Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті". В особових аналітичних рахунках підзвітних осіб відображають вид валюти та її еквівалент в українській грошовій одиниці. У синтетичному обліку операції в іноземній валюті відображають у переведенні в українську грошову одиницю.

ПРОВОДКИ, ПОВ'ЯЗАНІ З ПІДЗВІТНИМИ СУМАМИ [31, 659]

1. При видачі коштів з каси підзвітній особі:

Дебет субрахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Кредит рахунка № 301 "Kaca"

2. При наданні авансового звіту:

Дебет рахунка № 92 "Адміністративні витрати"

Кредит субрахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами", а потім (в кінці звітного періоду) в порядку закриття рахунка № 92 "Адміністративні витрати":

Дебет pax. № 79 "Фінансові результати"

Кредит pax. № 92 "Адміністративні витрати".

3. За умови придбання матеріальних цінностей у магазинах за рахунок підзвітних сум на підставі Авансового звіту:

Дебет субрахунка № 201 "Сировина і матеріали"

Дебет субрахунка № 203 "Паливо"

Дебет субрахунка № 207 "Запасні частини"

Дебет субрахунка № 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" (терміном експлуатації до одного року)

Кредит рахунка № 312 "Розрахунки з підзвітними особами"

4. Якщо залишок невикористаних підзвітних сум внесено до каси або списується в рахунок заробітної плати підзвітної особи:

Дебет рахунка № 301 "Каса"

Дебет рахунка № 66 "Розрахунки з оплати праці"

Кредит субрахунку № 312 "Розрахунки з підзвітними особами".

5.3. Синтетичний облік і відображення у звітності

Синтетичний і аналітичний обліки рахунка № 372 ведуться в журналі-ордері № 7, а при скороченій журнально-ордерній формі обліку у журналі-ордері № 03, відомості № 02, при спрощеній формі – у відомості № В-5.

Журнал-ордер №7 ведеться в аналітичному розрізі, тобто за кожною підзвітною особою. До журналу-ордера № 7 залишки на початок місяця переносяться з аналогічного журналу за минулий місяць. Попередньо видані під звіт суми, а також відшкодовані перевитрати за авансовим звітом й повернення до каси невикористаних коштів записуються із звіту касира, а розділ "Витрачено з підзвітних сум" заповнюється на підставі авансових звітів. Дані про утримання підзвітних сум із заробітної плати беруться з Розрахунково-платіжної відомості (карток, роздруківки тощо) [31, 660].

Підсумкові дані журналу-ордера № 7 і розшифровки дебету рахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами" записуються до Головної книги.

Видача чекових книжок підзвітним особам відображається записом:

Дебет субрахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Кредит субрахунка № 331 "Грошові документи"

Використані чеки на підставі звіту підзвітної особи на їх суму:

Дебет рахунка № 331 "Грошові документи"

Кредит рахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Дебет рахунка № 331 "Грошові документи"

Кредит рахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Кореспонденцію рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами наведено у таблиці 5.1.

Таблиця 5.

Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

(субрах. № 372) [22, 463]

№ пор. | Зміст операції | Кореспонденція рахунків

За Планом, що діяв до 01.01.2000 p. | За новим Планом з 01.01.2000 p.

Дебет | Кредит | Дебет | Кредит

1 | 2 | 3 | 4 |