1. | Видано під звіт на господарські потреби або на витрати по відрядженнях | 71 | 50 | 372 | 30

2. | Перераховано грошові кошти підзвітній особі за місцем її знаходження | 71 | 51, 52 | 372 | 311, 312

3. | Відшкодовані перевитрати підзвітних сум | 71 | 50 | 372 | 30

4. | Видані під звіт чекові книжки | 71 | 56-2 | 372 | 331

5. | Придбання підзвітною особою матеріальних цінностей (на підставі відповідних первинних документів та авансового звіту) | 05, 06, 07, 08 та ін. | 71 | 201, 203, 205, 207 та ін. | 372

6. | Витрати на відрядження та інші грошові витрати, пов'язані з господарською діяльністю в межах встановлених норм | 20, 25 та ін. | 71 | 23, 91 та ін. | 372

7. | Вирахувані з заробітної плати перевитрати підзвітних сум (за які підзвітні особи повністю не звітувалися) | 70 | 71 | 66 | 372

8. | Повернення до каси невикористаної підзвітної суми | 50 | 71 | 30 | 372

9. | Суми, використані понад встановлені суми | 81 | 71 | 949 | 372

10. | Придбані й оприбутковані на склад товари (згідно з авансовим звітом підзвітної особи) | 41 | 71 | 28 | 372

11. | Суми по використаних чеках на підставі звіту підзвітної особи | 56/2 | 71 | 331 | 372

Облік розрахунків з підзвітними особами наведено нижче (табл. 5.2).

Таблиця 5.

Відображення в обліку операцій з розрахунку

з підзвітними особами [22, 463]

№ оп. | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки

Дебет | Кредит

1 | Відображено суму авансу, виданого працівнику на відрядження або на господарські потреби | 372 "Розрахунки з підзвітними особами" | 30 "Каса"

2 | Списано на рахунки витрат витрати, оплачені з підзвітних сум і затверджені керівником, в межах норм | 23 "Виробництво",

91 "Загальновиробничі витрати",

92 "Адміністративні витрати",

93 "Витрати на збут" | 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

3 | Використано підзвітні суми для придбання основних засобів інших необоротних матеріальних активів | 10 "Основні засоби"

11 "Інші необоротні матеріальні активи" | 37 "Розрахунки з різними дебіторами"

4 | Відображені податкові розрахунки з ПДВ | 64 "Розрахунки за податками й платежами" | 37 "Розрахунки з різними дебіторами"

5 | Списана безнадійна дебіторська заборгованість підзвітної особи | 94 "Інші витрати операційної діяльності" | 37 "Розрахунки з різними дебіторами"

6 | Відображено перевитрачання підзвітною особою сум понад встановлені норми (на відшкодування цієї суми є згода керівника) | 977 "Інші витрата звичайної діяльності" | 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

7 | Повернуті в касу залишки невикористаних сум списуються з підзвітних осіб | 30 "Каса" | 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Крім операцій, зазначених вище, необхідно звернути увагу на деякі особливості обліку розрахунків з підзвітними особами при відрядженнях за кордон. У відповідності до Положення про відшкодування витрат на службові відрядження в межах України та за кордон аванс на закордонне відрядження повинен видаватись у валюті тієї країни, до якої працівник відряджається, або у вільноконвертованій валюті.

Розглянемо ці операції на конкретному прикладі [22, 465].

№ оп. | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума

Дебет | Кредит

1 | Отримані з валютного рахунку кошти в касу для видачі авансу на службове відрядження (курс НБУ 5,2 грн./дол. США) | 302 "Каса в іноземній валюті" | 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті" | 100 дол. США

520 грн.

2 | Видано підзвітній особі аванс на закордонне відрядження | 372 "Розрахунки з підзвітними особами" | 302 "Каса в іноземній валюті" | 100 дол. США

520 грн.

3 | Відображено курсову різницю по підзвітних коштах на дату затвердження авансового звіту (в разі зростання курсу до 5,4 грн./дол. США) | 372 "Розрахунки з підзвітними особами" | 744 "Дохід від неопераційної курсової різниці" | 20 грн.

4 | Затверджено авансовий звіт в межах норм | 92 "Адміністра-тивні витрати" | 372 "Розрахунки з підзвітними особами" | 95 дол. США

513 грн.

5 | Залишок виданого авансу повернуто в касу | 302 "Каса в іноземній валюті" | 372 "Розрахунки з підзвітними особами" | 5 дол. США

27 грн.

Відомості про розрахунки з підзвітними особами відображаються в журналі-ордері № 7, який, подібно до розглянутого нами раніше журналу-ордеру № 6, одночасно є аналітичною відомістю суб'єктів, розрахунки з котрими там відображені (див. зразок 5.3). Отже, журнал-ордер № 7 і відомість підзвітних осіб поєднані в один регістр.

Зразок 5.3

ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 7 за січень ц.р. [22, 466]

ПІБ Підзвітної особи | Сальдо на початок місяця | Д-т 372 з кредиту рахунків: | Разом по дебе-ту | К-т 372 у дебет рахунків: | Разом по кре-диту | Сальдо на кінець місяця

Д-т | К-т | 30 | 31 | 22 | 92 | 91 | 30 | 641 | 66 | Д-т | К-т

Петрова П.А. | 20– | 20 | 20– | –

Луговська Л.А. | – | 100 | 100 | 95 | 95 | 5

РАЗОМ | 20– | 100 | 100 | 95 | 20 | 115 | 5

З даного журналу-ордеру № 7 можна прочитати, що:

1. Підзвітна особа Петрова П.А. заборгувала підприємству на початок місяця 20 грн. Причину виникнення боргу можна знайти, проаналізувавши попередній місяць. Ці 20 грн. бухгалтер у звітному місяці утримав із заробітної плати:

Д-т