Дебет рахунка № 301 "Каса"

Дебет рахунка № 66 "Розрахунки з оплати праці"

Кредит субрахунку № 312 "Розрахунки з підзвітними особами".

1.3. Синтетичний облік і відображення у звітності

Синтетичний і аналітичний обліки рахунка № 372 ведуться в журналі-ордері № 7, а при скороченій журнально-ордерній формі обліку у журналі-ордері № 03, відомості № 02, при спрощеній формі – у відомості № В-5.

Журнал-ордер №7 ведеться в аналітичному розрізі, тобто за кожною підзвітною особою. До журналу-ордера № 7 залишки на початок місяця переносяться з аналогічного журналу за минулий місяць. Попередньо видані під звіт суми, а також відшкодовані перевитрати за авансовим звітом й повернення до каси невикористаних коштів записуються із звіту касира, а розділ "Витрачено з підзвітних сум" заповнюється на підставі авансових звітів. Дані про утримання підзвітних сум із заробітної плати беруться з Розрахунково-платіжної відомості (карток, роздруківки тощо) [28, 660].

Підсумкові дані журналу-ордера № 7 і розшифровки дебету рахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами" записуються до Головної книги.

Видача чекових книжок підзвітним особам відображається записом:

Дебет субрахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Кредит субрахунка № 331 "Грошові документи"

Використані чеки на підставі звіту підзвітної особи на їх суму:

Дебет рахунка № 331 "Грошові документи"

Кредит рахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Дебет рахунка № 331 "Грошові документи"

Кредит рахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Кореспонденцію рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами наведено у таблиці 1.2.

Таблиця 1.

Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

(субрах. № 372)

№ пор. | Зміст операції | Кореспонденція рахунків

За Планом, що діяв до 01.01.2000 p. | За новим Планом з 01.01.2000 p.

Дебет | Кредит | Дебет | Кредит

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

1. | Видано під звіт на господарські потреби або на витрати по відрядженнях | 71 | 50 | 372 | 30

2. | Перераховано грошові кошти підзвітній особі за місцем її знаходження | 71 | 51, 52 | 372 | 311, 312

3. | Відшкодовані перевитрати підзвітних сум | 71 | 50 | 372 | 30

4. | Видані під звіт чекові книжки | 71 | 56-2 | 372 | 331

5. | Придбання підзвітною особою матеріальних цінностей (на підставі відповідних первинних документів та авансового звіту) | 05, 06, 07, 08 та ін. | 71 | 201, 203, 205, 207 та ін. | 372

6. | Витрати на відрядження та інші грошові витрати, пов'язані з господарською діяльністю в межах встановлених норм . | 20, 25 та ін. | 71 | 23, 91 та ін. | 372

7. | Вирахувані з заробітної плати перевитрати підзвітних сум (за які підзвітні особи повністю не звітувалися) | 70 | 71 | 66 | 372

8. | Повернення до каси невикористаної підзвітної суми | 50 | 71 | 30 | 372

9. | Суми, використані понад встановлені суми | 81 | 71 | 949 | 372

10. | Придбані й оприбутковані на склад товари (згідно з авансовим звітом підзвітної особи) | 41 | 71 | 28 | 372

11. | Суми по використаних чеках на підставі звіту підзвітної особи | 56/2 | 71 | 331 | 372

Облік розрахунків з підзвітними особами наведено нижче (табл. 1.3).

Таблиця 1.

Відображення в обліку операцій з розрахунку

з підзвітними особами [21, 463]

№ оп. | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки

Дебет | Кредит

1 | Відображено суму авансу, виданого працівнику на відрядження або на господарські потреби | 372 "Розрахунки з підзвітними особами" | 30 "Каса"

2 | Списано на рахунки витрат витрати, оплачені з підзвітних сум і затверджені керівником, в межах норм | 23 "Виробництво",

91 "Загальновиробничі витрати",

92 "Адміністративні витрати",

93 "Витрати на збут" | 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

3 | Використано підзвітні суми для придбання основних засобів інших необоротних матеріальних активів | 10 "Основні засоби"

11 "Інші необоротні матеріальні активи" | 37 "Розрахунки з різними дебіторами"

4 | Відображені податкові розрахунки з ПДВ | 64 "Розрахунки за податками й платежами" | 37 "Розрахунки з різними дебіторами"

5 | Списана безнадійна дебіторська заборгованість підзвітної особи | 94 "Інші витрати операційної діяльності" | 37 "Розрахунки з різними дебіторами"

6 | Відображено перевитрачання підзвітною особою сум понад встановлені норми (на відшкодування цієї суми є згода керівника) | 977 "Інші витрата звичайної діяльності" | 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

7 | Повернуті в касу залишки невикористаних сум списуються з підзвітних осіб | 30 "Каса" | 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Крім операцій, зазначених вище, необхідно звернути увагу на деякі особливості обліку розрахунків з підзвітними особами при відрядженнях за кордон. У відповідності до Положення про відшкодування витрат на службові відрядження в межах України та за кордон аванс на закордонне відрядження повинен видаватись у валюті тієї країни, до якої працівник відряджається, або у вільноконвертованій валюті.

Розглянемо ці операції на конкретному прикладі [21, 465].

№ оп. | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума

Дебет | Кредит

1 | Отримані з валютного рахунку кошти в касу для видачі авансу на службове відрядження (курс НБУ 5,2 грн./дол. США) | 302 "Каса в іноземній валюті" | 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті" | 100 дол. США

520 грн.

2 | Видано підзвітній особі аванс на закордонне відрядження | 372 "Розрахунки з підзвітними особами" | 302 "Каса в іноземній валюті" | 100 дол.