Якщо у відрядження направляється працівник небюджетної установи і йому видається аванс, то необхідно 280 грн. розділити на курс гривні до долара США. Так (умовно), курс на дату видачі авансу 5,8 грн. за 1 дол. США. Добові становитимуть 48,38 дол. за кожний день. При цьому працівнику необхідно видати добові з розрахунку 50 дол. США.

Якщо працівник бюджетної організації, відряджений за кордон, забезпечується стороною, що запрошує, харчуванням у країні відрядження й у дорозі, то добові виплачуються у відсотках згідно з додатком до Постанови № 977 (80 % – при одноразовому, 55 % – дворазовому, 35 % – при триразовому харчуванні).

Витрати на харчування працівника бюджетної організації, вартість якого включено в рахунки на оплату проживання або проїзних документів, оплачуються за рахунок добових.

Важливо звернути увагу, що при відрядженні працівника строком на один день або у таку місцевість, звідки він має можливість щодня повертатися до постійного місця проживання, добові виплачуються як за повний день.

Згідно з п. 9 Постанови № 663 у разі, якщо сторона, що забезпечує відрядженого працівника коштами у вигляді компенсації або добових, сторона, що направляє у відрядження, виплату добових зменшує на суму додаткових коштів. Якщо сума, видана стороною, що приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових, то сторона, яка відряджає, добові не виплачує.

Відповідно до п. 1.10 розд. 1 Інструкції № 59 відрядженому працівнику перед виїздом у відрядження видається грошовий аванс у межах сум, виділених на оплату проїзду, витрат з наймання житлового приміщення і добових. Під час відрядження за кордон аванс видається у валюті країни, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Якщо ж аванс з поважних причин у валюті не видавався або працівник для остаточного розрахунку за відрядження повинен сплатити додаткові кошти, то кошти виплачуються в національній валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості, при цьому добові виплачуються в гривнях без пе-ре-рахунку їх у долари США, у межах установлених норм (п. 1.17 Інструкції № 59).

У п. 4 Постанови № 977 зазначено, що підприємства, установи, організації, що направляють працівників у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди направляють працівника, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, установлених нормами. Постановою № 977 не передбачено відповідальність керівника за невидачу авансу на відрядження працівника у валюті. Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, що направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати на проживання в порядку і розмірах, установлених законодавством. Порушення зазначеної статті КЗпП класифікується як порушення законодавства про працю з усіма наслідками, що випливають з цього.

Чинним законодавством не встановлено, за скільки днів до початку відрядження підприємство повинно видавати грошовий аванс. На думку Міністерства фінансів, це питання вирішується в кожному конкретному випадку після видання наказу (розпорядження) про відрядження і з урахуванням можливості здійснення працівником витрат, пов'язаних з відрядженням (наприклад, придбанням проїзних квитків) (Лист № 4).

Відповідно до листа Нацбанку України від 10.05.2002 p. № 11-113/818 установлені обмеження при розрахунках готівкою в розмірі 3-х тисяч не поширюються на витрати готівкою при видачі авансу працівникам, відрядженим підприємством, і при використанні ними коштів на оплату проїзду, проживання, харчування та інших послуг (у межах добових).

Після повернення з відрядження, не пізніше від 3-х робочих днів (при використанні корпоративних пластикових карток – не пізніше від 10 днів, а з дозволу керівника з поважних причин – 20 робочих днів) працівник повинен подати в бухгалтерію авансовий звіт із усіма підтверджуючими документами і повернути невикористаний аванс. Якщо працівник не повертає залишок коштів до каси в установлений строк, то це є порушенням і неповернені суми враховуватимуться при визначенні фактичного залишку готівки в касі на кінець дня для визначення ліміту готівки в касі. В разі перевищення ліміту готівки в касі до підприємства буде застосовано фінансову санкцію в двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки згідно зі ст. 1 Указу № 436. Особливо жорсткі умови в разі несвоєчасного повернення авансових сум в іноземній валюті. Згідно зі ст. 2 Закону № 217 встановлено, що у разі неповернення в установлений строк авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження, заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі інвалюти, перерахованої у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день погашення заборгованості. Стягнена сума спрямовується на відшкодування збитків підприємства, а залишок перераховується до державного бюджету України.

Ці збитки відшкодовуються незалежно від притягнення винних осіб до карної, адміністративної чи дисциплінарної відповідальності.

Необхідно враховувати, що витрати на відрядження відносять до валових витрат на дату затвердження авансового звіту. Суми авансу, видані з каси на витрати для відрядження, не підтверджені авансовими звітами, до валових витрат не відносять.

Працівнику, що направляється у відрядження, відшкодовуються суми ПДВ, сплачені за придбання проїзних документів, використання в потягах постільної білизни і наймання житлового приміщення, відповідно до підтверджуючих документів в оригіналі.

Згідно з п. 19 Порядку податкова накладна не виписується, якщо обсяг разового продажу становить не більше ніж 20 грн., а також при продажу транспортних квитків і виписуванні готельних рахунків.

Підприємство суми ПДВ по авансових звітах відносить до податкового кредиту