Якщо рахунок на проживання виписано не готелем, то для віднесення суми ПДВ до податкового кредиту підприємству необхідно мати податкову накладну за умови, що сума сплати за проживання становить більше ніж 20 грн. Якщо в такому випадку податкова накладна відсутня, то сплачений ПДВ не відносять до податкового кредиту, що відображується бухгалтерськими записами:

Д-т 94 "Інші операційні витрати"

К-т 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Працівнику, що побував у відрядженні, суми понад установлені норми (наприклад, добові в розмірі 50 грн. на території України, рахунок на харчування в кафе) виплачуються за рахунок власних коштів підприємства і додаються до його оподатковуваного доходу. Відповідно з таких доходів утримується прибутковий податок, здійснюються відрахування до Пенсійного фонду – у розмірі 1 %, якщо дохід до 150 грн., і 2 %, якщо дохід вищий за 150 грн., внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття в розмірі 0,5 %, внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування в зв'язку з тимчасовою непрацездатністю в розмірі 0,25 – 0,5 %.

Підприємство на ці виплати повинно здійснити відрахування до Пенсійного фонду в розмірі 32 %, до Фонду соціального страхування по безробіттю – 2,1 %, до Фонду соціального страхування в зв'язку з тимчасовою непрацездатністю – 2,9 %, а також внесок у зв'язку з травмами на виробництві. Ці нарахування не відносяться до складу валових витрат. У бухгалтерському обліку їх відображують такими записами:

Д-т 94 "Інші операційні витрати"

К-т 65 "Розрахунки за страхуванням".

У разі, якщо підприємство здійснює оплату проїзних квитків і проживання в готелі в безготівковій формі (при цьому документи, що підтверджують їхню вартість, повинні бути в оригіналі), працівник, направлений у відрядження, складає авансовий звіт тільки про одержання ним добових (Лист № 2).

Приклад. Для укладення контракту з постачання продукції ТОВ "Резерв" відрядило в м. Севастополь Іванова I.I.

На підприємстві створено наказ про відрядження Іванова I.I. у м. Севастополь у ТОВ "Ландшафт" строком на 5 днів з 12 по 16 серпня 2002 p. для укладення контракту.

Підприємство ТОВ " Резерв"

НАКАЗ № 132

9 серпня 2002 p. м. Київ

1. У зв'язку з виробничою необхідністю відрядити Іванова I.I., заступника директора, у службове відрядження строком на 5 днів з 12 по 16 серпня 2002 p. у м. Севастополь у ТОВ "Ландшафт" для укладення контракту з постачання продукції.

Директор ТОВ "Резерв" Петров С.С.

Посвідчення про відрядження перед видачею працівнику слід зареєструвати в журналі такої форми:

ЖУРНАЛ

реєстрації посвідчень про відрядження

№ пор. | Прізвище, ініціали | Місце роботи і посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу (розпорядження) | Дата і номер посвідчення про відрядження | Дата від'їзду у відрядження | Дата прибуття з відрядження

39 | Іванов I.I. | Заступник директора | м. Севастополь | від 09.08.2002 p. № 132 | від 09.08.2002 p. № 39 | 12 серпня

2002 p. | 16 серпня 2002 p.

Було затверджено кошторис і працівнику видано аванс на витрати по відрядженню і посвідчення про відрядження. Кошторис розраховано у такий спосіб: вартість квитків 240 грн. добові за 5 днів 90 грн. проживання 600 грн. Всього Іванову I.I. видано 930 грн.

1) проїзд 240 грн. у тому числі ПДВ (ПДВ, виділений у квитках) 40 грн.

2) постільна білизна 9 грн. у тому числі ПДВ 1,50 грн.

3) добові (5 днів по 10 грн. 80 коп.) 54 грн.

4) проживання з дворазовим харчуванням 572 грн. (проживання – 400 грн., харчування – 10 грн., готельний збір 20 % – 80 грн., ПДВ 20 % – 82 грн.)

Після повернення з відрядження Іванов I.I. подав авансовий звіт з такими сумами:

Всього 875 грн.

Операції на рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку буде відображено такими записами (табл. 2.2).

Таблиця 2.

грн.

Зміст операції | Бухгалтерський облік | Оподаткування

Д-т | К-т | Сума | Валові витрати

Отримано гроші в касу для видачі на витрати по відрядженню | 301 | 311 | 930,00–

Видано гроші у підзвіт | 372 | 301 | 930,00–

Відображено витрати на проїзд і постільну білизну без ПДВ | 92 | 372 | 207,50 | 207,50

Відображено податковий кредит з ПДВ на розрахунки з бюджетом (без податкової накладної) | 641 | 372 | 41,50

Віднесено на адміністративні витрати добові | 92 | 372 | 54,00 | 54,00

|Віднесено на адміністративні витрати з проживання і харчування без ПДВ | 92 | 372 | 490,00 | 490,00

Відображено податковий кредит з ПДВ на розрахунки з бюджетом (без податкової накладної) | 641 | 372 | 82,00

Повернуто залишок суми в касу | 301 | 372 | 55,00

Здано гроші в банк | 311 | 301 | 55,00

Списано витрати на фінансові результати | 791 | 92 | 751,50

З авансовим звітом працівник підприємства подає звіт про відрядження.

Далі розглянемо на прикладі, як обліковують витрати на відрядження за кордон. Усі первинні документи оформлюються так само, як і в попередньому прикладі.

Згідно з П(С)БО 21 дебіторська заборгованість за виданим на витрати по відрядженню авансом визнається немонетарною і визначається за валютним курсом на дату видачі авансу. Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, що визначаються відповідно до затвердженого авансового звіту, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на дату одержання авансу з включенням до адміністративних, загальновиробничих витрат, витрат на збут. Якщо