фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші від авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку і включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, вважатиметься монетарною і підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником.
Відповідно до Інструкції № 283 вивезення іноземної валюти, чеків за межі України фізичними особами, що від'їжджають у службові відрядження, дозволено:
за умови усного декларування митному органу фізичними особами – резидентами і нерезидентами іноземної валюти готівкою і/або дорожніми чеками на суму до 1000 дол. США чи еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день перетинання митного кордону;
з обов'язковою вказівкою в митній декларації фізичними особами – резидентами і нерезидентами:
іноземної валюти, чеків, що завезені раніше в Україну на законних підставах (за наявності митної декларації на їх ввезення);
коштів загальною сумою до 10 000 дол. США чи еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день оформлення митної декларації, готівки і/або дорожніми чеками за довідкою уповноваженого банку на вивезення іноземної валюти і чеків, виражених в іноземній валюті, при виїзді в службове відрядження за кордон України за формою № 01с; а фізичними особами – нерезидентами, крім того, – чеків, що були надіслані в Україну з додержанням вимог законодавства України.
При виїзді делегації за митний кордон України за однією довідкою на вивезення іноземної валюти за формою № 01с дозволяється вивезення з України через підзвітну фізичну особу іноземної валюти тільки для членів делегації, що фактично перетинають митний кордон України і прізвища яких зазначено в копії наказу про склад делегації.
Приклад. ТОВ "Надія" відряджає Сидоренка I.I. у м. Вашингтон (США) з 5 по 16 серпня 2002 p. строком на 12 днів для укладення договору на постачання про-дукції. Квитки на літак придбано за безготівковим розрахунком на суму 6000 грн.
Складено кошторис витрат:
добові (12 Ч 280 грн. / 5,3) (52,83 дол. за кожний день) | 634 дол.
проживання | 1000 дол.
Разом | 1634 дол.
Видано аванс 2 серпня 2002 p. у сумі 1634 дол. Відрядження відбулося, договір підписано, до бухгалтерії подано 19 серпня 2002 p. авансовий звіт на суму:
добові | 634 дол.
проживання | 1500 дол.
Разом | 2134 дол.
На рахунках бухгалтерського обліку операції буде відображено у табл. 2.3.
Таблиця 2.
№ пор. | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Оподаткування
Дт | К-т | Сума, дол./грн. | Валові витрати, грн.
1 | Отримано в банку валюту (курс 5,3 грн. за 1 дол. США) для відрядження | 302 | 312 | 1634 /
8660,20
2 | Видано валюту у підзвіт | 372 | 302 | 1634 /
8660,20
3 | Перераховано за авіаквитки | 377 | 311 | 6000,00 | 6000,00
4 | Оприбутковано авіаквитки і списано на адміністративні витрати | 92 | 377 | 6000,00
5 | Списано витрати за авансовим звітом у валюті (на суму виданої валюти) | 92 | 372 | 1634 /
8660,20 | 8660,20
7 | Компенсовано витрати працівнику на відрядження (курс на дату звіту 5,31 грн. за 1 дол. США) 500 дол. США Ч Ч 5,31 = 2655 грн. | 92 | 372 | 2655,00 | 2655,00
8 | Отримано суму компенсації в касу | 301 | 311 | 2655,00
9 | Видано суму компенсації з каси | 371 | 301 | 2655,00
10 | Списано витрати на фінансові результати | 791 | 92 | 17315,20
Якщо аванс працівнику не видавався, то в бухгалтерському обліку операції буде відображено у табл. 2.4:
добові (12 днів – 280,00) | 3360,00 грн.
проживання (1500 дол.) (курс на дату звіту 5,31 грн.
за 1 дол. США) | 7965,00 грн.
Разом | 11325,00 грн.
Таблиця 2.
грн.
№ пор. | Зміст операції | Д-т | К-т | Сума | Валові витрати
1 | Перераховано суму за авіаквитки | 377 | 311 | 6000,00 | 6000,00
2 | Оприбутковано авіаквитки і списано на адміністративні витрати | 92 | 377 | 6000,00
4 | Отримано бухгалтерією звіт про відрядження, пов'язане з виробничою діяльністю підприємства | 92 | 372 | 11325,00 | 11 325,00
5 | Отримано компенсацію по відрядженню | 301 | 311 | 11 325,00
6 | Видано гроші на відрядження | 372 | 301 | 11 325,00
7 | Списано витрати на фінансові результати | 791 | 92 | 17 325,00
Після розгляду прикладів щодо розрахунку витрат на відрядження слід було б відповісти на такі запитання.
Чи може підприємство компенсувати витрати на відрядження фізичних осіб, що працюють за договорами підряду, і відносити такі витрати на валові?
Слід зазначити, що договір підряду – це цивільно-правовий, а не трудовий договір, тому громадянин, що працює за договором підряду, є підрядником, а не працівником. На нього не поширюється трудове законодавство, він виконує роботу на свій ризик, самостійно організовує виконання роботи, не підпорядковується внутрішньому трудовому розпорядку і не має права на одержання допомоги з соціального страхування.
Відповідно до Інструкції № 59 у службові відрядження можна відправляти тільки працівників підприємства або тих, хто є членами керівних органів платника податку і, відповідно, тільки вони мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.
Виходячи з цього підприємство не може направляти у відрядження фізичну особу, яка