форму (рис. 3):
Рис. . Модель діючого підприємства [10, 310]
Точність передбачення майбутнього залежить від точності визначення параметрів системи та методів прогнозування. Визначення майбутнього стану системи пов'язується з покращенням стану потенціалу, в тому числі і підсистеми постачання.
У фінансовому обліку процес постачання чітко не виділяється, хоча немало економістів пропонують організувати облік у системі бухгалтерських рахунків та використовувати інформацію для визначення ефективності цього процесу. Автор пропонує звернути увагу на процес постачання, оскільки через нього проходять вхідні потоки ресурсів, які в майбутньому перетворюються з натуральної форми у вартісну. Витрати, пов'язані з придбанням ресурсів, становлять від 10 до 30% від вартості заготовлених ресурсів, а тому їх облік та аналіз динаміки і структури дають можливість знайти шляхи зниження витрат, і збільшення маси прибутку.
2.1. Договірно-правові відносини між покупцями і постачальниками
Робота відділу постачання значною мірою визначається зовнішніми факторами, зокрема пошуками постачальників у зовнішньому середовищі.
Процес постачання в широкому розумінні означає загальне керівництво постачальницькою діяльністю, здійснення якої покладено на спеціалізований відділ. Завданням відділу постачання є визначення рівня витрат на організацію постачання, здійснення політики щодо постачальників, укладання договорів тощо. У вузькому розумінні під управлінням постачання розуміють процес планування і щоденного керівництва забезпеченням поставок для виробничих і невиробничих потреб.
Відділ постачання відбирає з масиву постачальників таких, що забезпечують якісні матеріальні ресурси за прийнятним рівнем цін на матеріали, вузли, устаткування, економічно вигідні товарні партії, регулярність поставок. Особлива увага звертається на умови розрахунків та доставку найбільш економічним способом з метою зниження транспортних та складських витрат.
Потрібно враховувати, що рішення з постачання приймаються в умовах, коли часто змінюються як зовнішні фактори господарювання (економічні, політичні, соціальні, культурні, технічні, законодавчі, юридичні, ринок, кон'юнктура, пропозиція), так і внутрішні (план постачання і завдання, зв'язки підприємства, взаємовідносини з іншими відділами, зміна асортименту), що породжує певні проблеми та обмеження.
Можливості й потреби постачання створюються та реалізуються як результат дії внутрішніх та зовнішніх факторів, котрі змінюються з різною інтенсивністю і впливають на ефективність роботи відділу постачання.
Планування постачальницьких операцій передбачає збір вхідної інформації та її аналіз:
визначення ключових факторів економічної ситуації;
підбір вхідної інформації, що стосується постачальників – виробників матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів, палива, енергії, запасних частин тощо на основі бюлетенів, довідників, преси, прайс-листів;
аналіз інформації (аналіз роботи відділу, аналіз плану, аналіз постачальників, аналіз витрат, аналіз ризику);
формування плану на майбутній період (специфічні завдання, вироблення альтернативного плану на випадок непередбачених ситуацій, шляхи досягнення цілей, організаційні заходи, тактика дій, методи перевірки плану) [10, 311].
Для реалізації плану постачання належну увагу треба приділити питанням навчання персоналу та підвищення його кваліфікації. Персонал повинен знати властивості матеріалів та їх техніко-економічні характеристики, логістику, способи доставки, ціноутворення, склад транспортно-заготівельних витрат, складське господарство, формування собівартості заготовок та інші питання.
Тільки грамотні спеціалісти можуть оптимізувати собівартість закупівельних матеріально-технічних ресурсів шляхом вибору вигідного постачальника і методів доставки.
Досить відповідальним етапом роботи відділу постачання є укладання договорів поставки. Добре налагоджена система надходження, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, правильне та своєчасне відображення їх руху в обліку має першочергове значення для забезпечення виробництва необхідними ресурсами.
Договірні відносини з поставки організовуються на підставі Положення про поставки продукції виробничо-технічного призначення, які були затверджені в СРСР і введені в дію з 1 липня 1981 p. Оскільки в Україні такі положення поки що не розроблені, чинним є названий документ. Ним передбачені правила приймання експедиторами матеріалів на залізничних станціях чи водних пристанях. Зокрема, при отриманні вантажів проводиться якісне та кількісне приймання в місцях доставки. При цьому експедитор повинен подати відповідальним за зберігання вантажу особам довіреність, у якій зазначається прізвище особи, уповноваженої прийняти вантаж, її паспортні дані, найменування вантажів, їх кількість у натуральному вираженні. Довіреність підписує керівник організації і завіряє печаткою.
При отриманні вантажу необхідно впевнитись, що вагони чи контейнери опломбовані, на них немає слідів крадіжок, тара без пошкоджень. Якщо виявляються будь-які відхилення від встановлених вимог щодо цілісності місць упаковки чи тари, необхідно вимагати у місцях приймання (станція, порт, пристань, аеропорт) складання комерційного акту.
Кількісне і якісне приймання вантажів від місцевих постачальників здійснюється, як правило, на складі постачальника, якщо доставка проводиться транспортом покупця, або на складі покупця при транспортуванні вантажу постачальником. Доставка вантажу власним або найманим автотранспортом від складу місцевого постачальника або від залізничної станції до складу покупця оформляється товарно-транспортною накладною.
Експедитор повинен щоденно подавати звіт про отримання й доставку вантажів на склади з прикладанням до нього відповідних документів (товарно-транспортних накладних, рахунків постачальників, комерційних актів та ін.). На основі документів постачальників, які надходять у відділ постачання, здійснюється оперативний облік виконання договорів. Він ведеться у відомостях або книгах, де на кожний договір відкривається окремий листок або ведуться картки, ,в яких вказується номер і дата договору, найменування матеріальних цінностей, одиниця виміру, кількість продукції за договором поставки разом та з розбивкою за строками по кварталах і місяцях, фактичне надходження вантажу із зазначенням дати, номера і найменування документа.
Дані оперативного обліку використовуються для аналізу кількості та якості поставлених цінностей, виявлення відхилень від договорів та пред'явлення претензій.
Претензії потрібно оформляти письмово і негайно після встановлення фактів порушення договорів інформувати представників постачальника. Якщо письмове звернення не дає результатів, треба звертатися з позовною заявою до господарського суду.
Вантаж, що прибув на склад покупця, оформляється прибутковим ордером, якщо між фактичною наявністю цінностей і даними документів постачальника немає розходжень, а при розходженнях – акт приймання матеріалів.
Суму виявлених нестач