Транспортно-заготівельні витрати та складські витрати характеризують роботу відділу постачання, тому їх відокремлений облік має принципове значення. Отримана інформація щодо структури і динаміки таких витрат дає можливість розрахувати економічні показники, виявити тенденції, вести цілеспрямований пошук резервів зниження витрат на одиницю заготовлених цінностей. У зв'язку з цим доцільно так організовувати фінансовий облік, щоби можна було отримати найдетальніші дані щодо формування вказаних витрат.

Витрати доцільно класифікувати в такому розрізі:

1. Витрати на підтримання запасів (складські):

1.1. утримання складів;

1.2. складування запасів;

1.3. переміщення запасів;

1.4. утримання машин і механізмів на складі;

1.5. витрати на страхування запасів;

1.6. втрати матеріальних цінностей при зберіганні;

1.7. інші витрати.

2. Капітальні інвестиції у складське господарство.

3. Витрати, пов'язані з замовленнями і доставкою:

3.1. витрати на пошук постачальників;

3.2. витрати на переговори щодо поставок;

3.3. витрати на транспортування запасів від постачальників;

3.4. страхування ризиків при доставці запасів;

3.5. витрати на зв'язок;

3.6. витрати на відрядження;

3.7. витрати на утримання заготівельного апарату;

3.8. втрати при доставці вантажів;

3.9. витрати на підготовку і перепідготовку кадрів;

3.10. інші витрати [10, 317].

Для такого детального обліку необхідно відкривати відомість для збору й відображення даних про витрати на рахунку 20 чи 29 у розрізі вказаних статей з кредиту різних рахунків (20, 22, 65, 66, 13, 63, 68, 37 та ін.), а в кінці місяця – їх розподілу на заготовлені цінності у вказаному вище порядку.

Синтетичний облік транспортно-заготівельних витрат (за кредитом рахунків 20 чи 29) доцільно відображати у журналі 5 або 5А, а дані аналітичного обліку – у відомості 5.1.

Облік та аналіз транспортно-заготівельних і складських витрат сприяє зниженню собівартості. Про важливість посиленої уваги до них свідчить те, що, за підрахунками окремих економістів, сума цих витрат порівнянна із сумою заготовлених матеріальних цінностей. За своєю суттю витрати на пошук постачальників, доставку, складування і зберігання запасів є трансакційними витратами.

У зв'язку з переходом економічних суб'єктів на більш високі рівні розвитку, що обумовлено науково-технічним прогресом та ускладненням контактів і зв'язків з питань придбання ресурсів і збуту продукції, зростає роль трансакційних витрат, які виникають у процесі координації діяльності економічних агентів в умовах невизначеності та частих змін ринкового середовища. Так, зростають витрати на пошук постачальників, оплату послуг бухгалтерів, юристів, утримання засобів зв'язку тощо.

Трансакційні витрати є показником економічного прогресу, ступеня розвитку економіки і переходу до постіндустріального суспільства та інформаційної цивілізації.

Отже, виникає проблема збору та класифікації інформації про рівень трансакційних витрат на підприємстві. Отримання інформації про витрати, пов'язані з постачанням, збутом, інформаційним забезпеченням апарату управління, засобами комунікації, утриманням фінансово-економічних служб, дозволить визначити рівень трансакційних витрат й оптимізувати їх величину, а можливо й обґрунтувати рішення щодо користування послугами спеціалізованих організацій, якщо це буде економічно доцільним.

Поки що, такі витрати не виділяються окремо у фінансовому обліку, хоча потреба у такій інформації з боку управління назріла.

2.3. Організація складського господарства та забезпечення виробництва ресурсами

Складське господарство на підприємстві виконує чи не найголовнішу роль у логістиці, сутність якої полягає в оптимальній організації постачання з метою безперебійного забезпечення потреб виробництва необхідними ресурсами.

Постачання відчутно впливає на конкурентоспроможність підприємства через:

Здійснення основної діяльності неможливе без наявності засобів для виробничого процесу – устаткування, складських приміщень, процесу постачання, постійного спостереження за рухом запасів у системі фінансового й управлінського обліку.

Завданням процесу постачання повинно стати правило: мати більше постачальників, компонентів для виробництва з метою попередження можливих, збоїв та розробити систему поставок мінімальними партіями і в строк.

Процес постачання є дуже динамічним, оскільки реагує на зміну потреб виробничого процесу. Необхідно стежити за обсягами виробництва й тривалістю його процесу, щоби точно визначити кількість, якість і періодичність поставок. Оптимізація запасів вимагає від персоналу знання та застосування економіко-математичних методів розрахунків партій доставки, вибору вигідного маршруту доставки, мінімізації витрат на зберігання тощо.

Раціональне використання матеріалів, мінімальний розмір витрат на їх зберігання, операційний контроль за рухом і залишками матеріальних цінностей великою мірою залежить від організації складського господарства.

Залежно від товарних характеристик матеріальних цінностей, що зумовлюють умови їх зберігання, склади для зберігання поділяються на:

напівзакриті (з піддашшям, де зберігаються запаси, які не потребують захисту від природного середовища) [10, 319].

Залежно від розміщення на території склади поділяються на:

Складські приміщення повинні відповідати вимогам правильного зберігання запасів, для чого вони оснащуються стелажами, полицями, шафами, ящиками, бункерами та іншими пристосуваннями, які полегшують пошук при відпуску на виробництво. На кожний вид матеріальних цінностей виписується ярлик із зазначенням на ньому найменування цінностей, марки, розмірів, сортів, одиниці виміру, мінімальної та максимальної норми запасу та інші характеристики.

Кожному складу і коморі присвоюється номер, який обов'язково вказується при оформленні первинних документів із надходження чи відпуску матеріальних цінностей, що необхідно для групування документів у розрізі матеріально відповідальних осіб.

Склади повинні забезпечуватися ваговими і вимірювальними приладами, мірною тарою для сипучих матеріалів, механізмами з переміщення вантажів та вантажно-розвантажувальних робіт.

За правильний облік руху матеріальних цінностей, їх належне оснащення та правильне зберігання запасів відповідальність покладена на завідувача складу (комірника). Положенням про права, обов'язки і відповідальність завідувачів складів передбачено проходження інструктажу про порядок оформлення, зберігання й обліку матеріалів на складі при оформленні на роботу.

У завідувача складу береться підписка про ознайомлення з правилами