Документи і машинограми, виготовлені машинним способом, для надання їм юридичної сили повинні відповідати вимогам стандартів і бути закодовані відповідно до затвердженої системи кодифікації. Підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, що відобразила господарську операцію, і виключити можливість користуватися чужими кодами. Схема діалогово-автоматизованої форми бухгалтерського обліку наведена нижче.

Схема діалогово-автоматизованої форми бухгалтерського обліку

Отже, система обліку, яка ґрунтується на використанні високоефективної обчислювальної техніки, є особливою формою бухгалтерського обліку, що відповідає сучасним вимогам управління і забезпечує: суміщення документації і реєстрації облікової інформації; зниження трудомісткості обліку з одночасним підвищенням достовірності й оперативності інформації; інтеграцію окремих видів господарського обліку - оперативного, бухгалтерського і статистичного; своєчасне надання інформації, необхідної для прийняття економічно обґрунтованих рішень.

Спрощена форма бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Організація бухгалтерського обліку господарських операцій на малих підприємствах ґрунтується на єдиних методологічних засадах, встановлених Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні".

Малі підприємства можуть самостійно обирати форму бухгалтерського обліку залежно від потреб свого виробництва, його складності та чисельності працівників. Так, для підприємств, які функціонують у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати регістри журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку. Підприємства громадського харчування і торгівлі використовують регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Міністерство фінансів України у Вказівках про склад та порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами, затверджених наказом від 31.05.96 № 112, передбачило застосування спрощеної форми бухгалтерського обліку малими підприємствами з простим технологічним процесом виробництва продукції (виконання робіт, послуг), які здійснюють за місяць не більш як 300 господарських операцій. При організації обліку за спрощеною формою мале підприємство на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій складає робочий план рахунків із скороченою номенклатурою рахунків, що дає змогу вести облік майна підприємства та його зобов'язань у регістрах бухгалтерського обліку на основних, головних для нього рахунках. Так, матеріали, паливо, запасні частини, малоцінні і швидкозношувані предмети обліковуються на одному рахунку - "Виробничі запаси"; операції з обліку витрат, пов'язаних з виробництвом, які за типовим Планом рахунків відображаються на рахунках "Виробництво", "Загальновиробничі витрати", "Брак у виробництві", "Витрати обігу", обліковують на рахунку "Виробництво"; облік готової продукції і товарів ведуть на одному рахунку - "Готова продукція"; облік дебіторської і кредиторської заборгованості, включаючи розрахунки з підзвітними особами, з працівниками по інших операціях, векселі видані та векселі одержані, ведеться на рахунку "Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами" і т. ін.

Законом України "Про підприємства в Україні" до категорії малих підприємств віднесені діючі та новостворені підприємства (незалежно від форми власності) з чисельністю працівників у промисловості та будівництві - до 200 чоловік, у науці та науковому обслуговуванні - до 100 чоловік, в інших галузях виробничої сфери - до 50 чоловік, в галузях невиробничої сфери - до 25 чоловік, в роздрібній торгівлі - до 15 чоловік. Спрощена форма бухгалтерського обліку може застосовуватися за:

- простою формою (без використання регістрів обліку майна малого підприємства);

формою бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку майна малого підприємства.

Згідно з наказом Міністерства фінансів України від 31.05.96 № 112 проста форма бухгалтерського обліку застосовується малими підприємствами, які здійснюють за місяць не більше 100 господарських операцій, не мають виробництва продукції (робіт), пов'язаних з високими матеріальними витратами. Проте Положенням про спрощену форму бухгалтерського обліку суб'єктів малого підприємництва, затвердженим згідно з наказом Міністерства фінансів України 30.09.98 № 196, проста форма бухгалтерського обліку може застосовуватися суб'єктами малого підприємництва - юридичними особами, які за чинним законодавством самостійно обрали спосіб оподаткування доходів за єдиним податком (незалежно від технології та наявності виробництва продукції (робіт, послуг), його матеріальності та кількості здійснюваних за місяць господарських операцій).

При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення господарських операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведуться в одному регістрі - Книзі обліку господарських операцій за формою № К-1 (див. додаток 1). Ця книга містить усі застосовувані малим підприємством рахунки, є комбінованим регістром хронологічного і систематичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів та їхніх джерел на відповідну дату, скласти бухгалтерську звітність.

Поряд з Книгою обліку господарських операцій для обліку розрахунків по оплаті праці з працівниками та бюджетом по прибутковому податку малі підприємства ведуть Відомість обліку заробітної плати за формою № В-8. За наявності у малого підприємства основних засобів, матеріальних цінностей, готової продукції і товарів рекомендується для ведення обліку такого майна використовувати Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за формою № В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів за формою № В 2

Форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства передбачає обов'язкове ведення таких облікових регістрів:

- Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за формою № В-1;

- Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів за формою № В-2;

- Відомість обліку грошових коштів і фондів за формою №В-4;

- Відомість обліку розрахунків та інших операцій за формою № В-5;

- Відомість обліку реалізації за формою № В-6 (плата);

- Відомість обліку реалізації за формою № В-6 (відвантаження);

- Відомість