Для правильного підрахунку розгорнутого сальдо для подібних рахунків рекомендується вести аналітичний облік. Якщо це робиться, то для підрахунку розгорнутого сальдо в типових операціях і в звітах можна використовувати слідуючі макроімена:

СНДn:: - сума дебетових залишків на початок періоду по всіх "кінцевих" (тобто таких, що не мають підпорядкованих) субконто для рахунка n;

СНКn:: - сума кредитових залишків на початок періоду по всіх "кінцевих" субконто для рахунка n;

СКДn:: - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх "кінцевих" субконто для рахунка n;

СККn:: - сума кредитових залишків на кінець періоду по всіх "кінцевих" субконто для рахунка n.

В окремих випадках необхідно просумувати залишки не по всіх "кінцевих" субконто, а тільки по субконто першого рівня вкладення. Для їх підрахунку використовуються слідуючі макроімена:

СНДn: - сума дебетових залишків на початок періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка n;

СНКn: - сума кредитових залишків на початок періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка n;

СКДn: - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка n;

СККn: - сума кредитових залишків на кінець періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка n.

Часом окремі дебетори і кредитори ведуться по різних субрахунках одного рахунка (приклад - рахунки 68, 69, 67). Для підрахунку розгорнутого сальдо по таких рахунках слід використовувати розгорнуте сальдо по субрахунках. Воно може бути отримане з допомогою макроімен:

СНДn. - сума дебетових залишків на початок періоду по всіх субрахунках рахунка n;

СНКn. - сума кредитових залишків на початок періоду по всіх субрахунках рахунка n;

СКДn. - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх субрахунках рахунка n;

СККn. - сума кредитових залишків на кінець періоду по всіх субрахунках рахунка n.

Приклади:

СКД76.2:: - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх "кінцевих" субконто для рахунка 76.2;

СНК01: - сума кредитових залишків на початок періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка 01;

СКД68. - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх субконто рахунка 68.

Команди задання періоду. В формулах обчислення сум проводок типових операцій, формах первинних документів і в звітах можна задавати період, за який підраховуються залишки і обороти по рахунках з використанням макроімен. Якщо період не вказаний, то мається на увазі робочий період, встановлений в пункті "Робочий період" групи "Звітність" головного меню (див. розд.7.1).

Якщо періодом розрахунку повинен бути квартал, використовуйте команди:

!К - розрахунок за біжучий квартал;

!КН - за біжучий квартал наростаючим підсумком з початку року;

!Кk - за квартал з номером k ( k - число від 1 до 4);

!КНk - за квартал з номером k наростаючим підсумком з початку року ( k - число від 1 до 4).

Щоб періодом розрахунку був місяць, використовуйте команди:

!Мm - за місяць з номером m ( m - число від 1 до 12);

!МНКm - за місяць з номером m наростаючим підсумком з початку кварталу ( m - число від 1 до 12);

!МНГm - за місяць з номером m наростаючим підсумком з початку року ( m - число від 1 до 12).

Номер місяця можна вказувати і в межах біжучого кварталу:

!МmК - розрахунок за місяць з номером m в біжучому кварталі (m - число від 1 до 3);

!МНКmК - за місяць з номером m в біжучому кварталі наростаючим підсумком з початку кварталу (m - число від 1 до 3);

!МНГmК - за місяць з номером m в біжучому кварталі наростаючим підсумком з початку року (m - число від 1 до 3).

Для того, щоб встановити рік, за який розраховуються показники, використовуйте команду !Гпп (пп - дві останні цифри номера року).

Зауваження.

1. При використанні команд задання періоду в формулі підрахунку суми типової проводки встановлений період є дійсним для всіх макроімен до наступної зміни періоду або до кінця формули. При використанні в формі первинного документа або в звіті встановлений період є дійсним для всіх макроімен до наступної зміни періоду або до кінця форми чи звіту.

2. При установці періоду розрахунку на інший рік слід після переключення року встановити період всередині цього року.

Приклади:

!Г96; !КН4 - розрахунок за четвертий квартал 1996 року;

!К - розрахунок за біжучий квартал;

!КН3 - розрахунок за третій квартал наростаючим підсумком з початку року;

!М - розрахунок за біжучий місяць;

!МНК9 - розрахунок за вересень наростаючим підсумком з початку кварталу;

!М2К - розрахунок за другий місяць біжучого кварталу.

5.8. Форми первинних документiв

Для будь-якої типової операцiї можна задати форму первинного документа. Це дозволить при вводi типової операцiї сформувати i роздрукувати вiдповiдний первинний документ (розхідний чи прихідний касовий ордер, накладну, акт здачі-прийомки основних засобів і т.д.).

Створення форми. Форма (шаблон) первинного документа зберiгається в окремому файлi i являє собою звичайний текстовий файл. Щоб вказати для типової операцiї файл форми первинного документа, необхiдно:

вибрати режим "Типовi операцiї" (роздiл "Операцiї" головного меню);

в графi "Вихiдний файл" потрiбної типової операцiї вказати iм"я вихiдного файла форми