і реєстрів бухгалтерського обліку ;
політика управління в галузі планування, довгострокового прогнозування тощо була узгоджена ;
усі відхилення від планів своєчасно виявились, аналізувались, а винні особи несли відповідальність.
Стосовно системи бухгалтерського обліку внутрішній контроль повинен забезпечити перевірку дотримання основоположних принципів ведення обліку. Система внутрішнього контролю клієнта має бути надійною для забезпечення достатнього рівня упевненості в тому, що :
дані за всіма господарськими операціями, які зафіксовані в бухгалтерських реєстрах, відображають події економічного характеру, що дійсно мали місце. Система внутрішнього контролю перешкоджає відображенню в бухгалтерських записах фіктивних чи несуттєвих господарських операцій ( реальність ) ;
усі господарські операції відображені в обліку. Контрольні процедури не повинні допускати пропусків в облікових записах здійснення господарських операцій ( повнота ) ;
усі господарські операції належним чином організовані і затверджені персоналом, який має відповідні повноваження. Якщо мають місце несанкціоновані господарські операції, то це може призвести до зловживання, результатом яких може стати розтрата чи крадіжка активів підприємства ( санкціонування, дозвіл, схвалення ) ;
активи, пасиви, власний капітал, доходи і витрати мають відповідну правильну оцінку. Адекватна система внутрішнього контролю повинна запобігати появі помилок в оцінці ;
дані за всіма доходами і витратами відображені у відповідних облікових періодах. Контроль за своєчасністю відображення господарських операцій підвищує їх належний розподіл за обліковими періодами ( своєчасність і розподіл ) ;
господарські операції належним чином рознесені за бухгалтерськими рахунками. Контрольні процедури повинні забезпечити перевірку адекватної класифікації первинних реєстрів згідно з планом рахунків ( класифікація ) ;
запаси господарських операцій велись у відповідних реєстрах, підсумки за ними правильно підсумовані й узагальнені. У багатьох випадках дані за окремими господарськими операціями сумуються і узагальнюються перед тим, як вони відображаються по журналах. Потім інформація з журналів переноситься в Головну книгу, де вона зводиться і використовується для підготовки фінансової звітності. Необхідно застосувати адекватний контроль для гарантії правильності такого узагальнення.
Процедури контролю досить різноманітні і визначаються специфікою діяльності економічного суб’єкта. До найбільш поширених процедур контролю можна віднести :
адекватний розподіл обов’язків ;
компетентність персоналу ;
наявність ефективного порядку санкціонування ( розпорядливі підписи на документах керівника і ( чи ) головного бухгалтера чи інших уповноважених осіб ) ;
ведення документації та системних бухгалтерських записів ;
зустрічі взаємоперевірки бухгалтерських записів ;
перевірка правильності здійснення документообігу, у тому числі суцільна нумерація створених документів, реєстрація документів у спеціальних журналах, прошнуровка документів, порядку їх зберігання і архівування та ін. ;
контроль активів та здійснення заходів, спрямованих на обмеження несанкціонованого доступу до активів ;
планові та раптові інвентаризації майна і зобов’язань економічного суб’єкта відповідно до встановленого порядку ;
контроль облікових записів та реалізація заходів, спрямованих на обмеження доступу не уповноважених осіб до системи документообігу і ведення бухгалтерського обліку ;
внутрішні і зовнішні звірення розрахунків, використання для цілей контролю інформації, одержаної із зовнішніх джерел ;
контроль зі сторони старших бухгалтерів за якістю роботи підлеглих їм співробітників та незалежні контрольні процедури ;
дослідження динаміки господарських показників, порівняльний аналіз фактичних показників з плановими і нормативними показниками господарської діяльності, виявлення причин суттєвих розбіжностей.
Щоб уникнути зловживань, не слід доручати ведення бухгалтерського обліку наявних активів працівникам, на яких тимчасово чи постійно покладена матеріальна відповідальність за збереження цих активів, оскільки існує значний ризик того, що вони скористаються цими активами для власної вигоди і відкоректують при цьому облікові запаси належним чином, щоб уникнути відповідальності. Це стосується каси, дебіторської заборгованості, заробітної плати, виробничих запасів та ін.
Крім того, щоб особи, які видають дозвіл на здійснення тих чи інших господарських операцій, не мали доступу до наявних активів. Наприклад, особа, яка підписує чеки, не повинна мати доступу до документів на видачу грошей. Санкціонування господарських операцій буває загальним і конкретним щодо кожного окремого випадку. Загальне санкціонування означає, що адміністрація встановила певні правила, згідно з якими підлеглі повинні одержати дозвіл на здійснення господарських операцій, які знаходяться в межах цих правил. Наприклад, стосовно відвантаження і реалізації готової продукції, ліміту позик покупцям, постійних стандартних закупок. Спеціальні дозволи стосуються конкретних разових господарських операцій. Як приклад можна навести санкціонування продажу важливого активу, а саме реалізацію потриманого автомобіля.
Особи, які мають право видавати спеціальні чи загальні дозволи на здійснення господарських операцій, повинні займати на підприємстві посади, що відповідають суті і призначенню цих операцій. Порядок видачі таких дозволів повинен встановлюватися вищим керівництвом.
Важливим також є розподіл обов’язків з фізичного захисту засобів і ведення відповідної документації, як ефективний механізм боротьби з шахрайством.
Зрозуміло, що якби кожний підрозділ підприємства повністю відповідав і за ведення обліку, і за подання звітності про свою діяльність, ймовірними були б тенденції викривлення результатів у напрямі створення оптимальної картини. Щоб забезпечити одержання неупередженої інформації, ведення обліку, як правило, доручають окремому структурному підрозділу, який працює під контролем спеціально призначеної особи ( головного бухгалтера ).
Отже, ефективність внутрішнього контролю передбачає відповідний розподіл обов’язків між тими, хто здійснює процедури бухгалтерського обліку, і тими, хто працює з активами. Доцільним є такий розподіл обов’язків :
санкціонування ( дозвіл ) на здійснення господарських операцій ;
реєстрація ( облік ) господарських операцій ;
забезпечення зберігання ( схоронності ) активів та контролю за їх використання ;
періодичне зіставлення існуючих активів з даними, відображеними на рахунках обліку ( інвентаризація ).
При цьому відповідний розподіл обов’язків передбачає несумісність зазначених функцій. Обов’язки мають бути розподілені так, щоб ніхто зі службовців не виконував дві або більше з вищезазначених чотирьох функцій. Якщо дві процедури, які стосуються однієї господарської операції,