виконуються різними особами, кожна особа являє собою механізм контролю за діяльністю другої. Відокремлене виконання функцій має такі переваги : обмежує можливість зловживань з активами ; зменшує ризик навмисного викривлення інформації, тому що це вимагає змови двох або трьох осіб ; за рахунок координації дій різних посадових осіб простіше виявити і виправити ненавмисні помилки.
Процедури контролю базуються також на обмеженому реальному доступі до активів, документів, важливих записів і бланків уповноваженими на це особами. Такі активи, як запаси товаро-матеріальних цінностей та цінні папери, не повинні бути доступними для тих, хто ними не розпоряджається. Так, не повинен надаватися дозвіл на доступ до облікових записів тим особам, які не відповідають за ведення обліку. Деякі бланки важливі для обліку і контролю, доступ до яких слід обмежити. Особа, яка не відповідає за облік продажу, не повинна мати можливості вільно брати бланки рахунку-фактури і накладних. Особа, яка не займається виплатою готівки, не повинна одержувати чеки ( включаючи комп’ютерні ).
Процедури контролю повинні також забезпечити захист активів і облікових записів від фізичного пошкодження, наприклад, випадкового знищення, псування чи просто неправильного зберігання.
Вживати заходів застереження і для захисту записів і документів також важливо. Необхідно використовувати обладнання механічного захисту, щоб ще більше впевнитися у тому, що бухгалтерська інформація своєчасно і точно обліковується.
У комп’ютеризованій системі обліку, які мають дозвіл, набирають особливого значення, оскільки переміщення активів може здійснюватися простою маніпуляцією даних ( наприклад, автоматичною оплатою чеків ). Крім цього, шляхом здійснення несанкціонованих операцій може бути створений грунт для зловживань і крадіжок. Процедури контролю, спрямовані на безпеку комп’ютерних програм і даних, що зберігаються в пам’яті запам’ятовуючого пристрою, мають особливе значення для комп’ютерних систем, в яких є потенційна можливість широкого доступу до програм і даних з терміналів. Такий контроль, як правило, досягається використанням загальних процедур, які мають відношення до схоронності програм і файлів.
Документи і облікові записи – це матеріальні носії, на яких фіксується і узагальнюється інформація про господарські операції. Це – товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури, накладні, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові і видаткові ордери, бухгалтерські реєстри, журнали-ордери та ін.
Бухгалтерський документ – це письмове свідчення, що підтверджує право на здійснення господарської операції і сам факт її здіснення. Документи в практиці ведення бухгалтерського обліку мають важливе значення, оскільки кожна господарська операція тільки тоді вважається здійсненою, якщо вона оформлена відповідним документом. Бухгалтерськими документами письмово підтверджується ( з зазначенням кількісних та інших показників ), що господарська операція дійсно здійснена, і факт її здійснення засвідчується підписами відповідальних осіб. Систематичне оформлення господарських операцій документами забезпечує достовірність облікових даних.
Документація є складовою методу бухгалтерського обліку і засобом поточного контролю за господарською діяльністю підприємства.
Документ – це основне джерело відомостей для наступної реєстрації господарських операцій на рахунках, які виступають засобом вторинної реєстрації господарських операцій після відображення їх у документах.
Документація надзвичайно важлива в контролі за схоронністю активів. За допомогою документів встановлюється матеріальна відповідальність окремих осіб за прийняті цінності. Особи, одержуючи та відпускаючи цінності, розписуються в документах, і цим досягається підтвердження їх відповідальності.
За допомогою документів ставиться під контроль вся робота підприємства зі сторони керівників, які, підписуючи документи, несуть повну відповідальність за доцільність і законність здійсненої господарської операції.
Отже, документи мають бути правильно, акуратно і достовірно оформлені, щоб забезпечити реальність даних, відображених в обліку. Оформлені належним чином документи мають юридичну доказову силу при вирішенні спорів, які виникають між підприємствами. Документи повинні забезпечити достатню упевненість у тому, що всі активи належним чином контролюються і усі господарські операції адекватно обліковуються.
Якісна система документування та обліку повинна будуватися за такими принципами :
Документи і записи :
повинні мати безперервну послідовну нумерацію, щоб полегшити виявлення відсутніх документів і пошук необхідних документів ;
складатися вчасно в момент здійснення операції чи відразу після цього, щоб уникнути ймовірності виникнення в них похибок ( помилок ) ;
мають бути достатньо простими і доступними для розуміння ;
повинні містити достовірні дані і мати обов’язкові для кожного документа реквізити ;
повинні бути уніфікованими для багатоцільового призначення ;
повинні мати продуману структуру для їх правильного оформлення.
Цього можна досягти, включаючи певні контрольні моменти в цю форму документа.
Наприклад, документ може містити вказівки про те, куди його відправляти, відмітку про санкціонування і спеціальні графи для цифрової інформації.
За достовірністю даних, що містяться в документах, а також за якісне їх складання несуть відповідальність посадові особи, які підписали цей документ.
На основі документів проводяться записи на рахунках, які відкривають у певних облікових реєстрах, що використовуються для ведення бухгалтерського обліку. Облікові реєстри призначені для вторинної реєстрації в них господарських операцій і різняться відповідно до форм ведення бухгалтерського обліку : меморіально-ордерної, журнало-ордерної та спрощеної.
Первинні документи, і облікові реєстри досить важливі для створення і передачі інформації в межах підприємства і між підприємствами.
Контрольним засобом, тісно пов’язаним з документами і реєстрами, є план рахунків. Рахунок є складовою методу бухгалтерського обліку і являє собою спосіб групування і вторинної реєстрації господарських операцій з метою контролю і обліку всього кругообігу ресурсів.
Рахунки, на відміну від балансу, який складається періодично, призначені для повсякденного, поточного обліку господарських операцій.
Слід подбати і про те, щоб план рахунків ( при його деталізації ) містив інформацію за підрозділами, групами продукції, центрами відповідності та іншими критеріями. План рахунків дає змогу уникнути помилок, пов’язаних з неправильним котируванням, якщо він точно визначає, яка кореспонденція рахунків відповідає видам господарських