Получена інформація (результативна) формується в єдину інформаційну базу бухгалтерських записів для подальшого використання при вирішенні різних господарських проблем в наступні періоди, а також для використання іншими суміжними АРМ бухгалтера.

Питанням розмежування відповідальності за виконання робіт, пов’язаних з використанням облікової інформації в умовах функціонування АРМ бухгалтера повинна приділятися особлива увага. Посадові інструкції облікових працівників повинні забезпечувати: чітке розмежування автоматизованих та інших операцій; зберігання комерційної таємниці. Таким чином, в умовах експлуатації АРМ бухгалтера досягається: зміна функціональних обов’язків облікового працівника; посилення персональної відповідальності за достовірність інформації; чітке виділення кола осіб, які мають право доступу до інформації; регламентація порядку зберігання інформації, правил ревізії даних.

В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються ширше ніж при ручній обробці даних.

Сучасна автоматизована система обліку, контролю та аналізу будується на підставі новітніх засобів обчислювальної техніки та повинна забеспечити :

- повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувача;

- виконання контрольних завдань з метою отримання необхідної інформації про можливі відхилення;

- отримання комп'ютерних управлінських рішень;

- здійснення аналізу та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

В умовах застосування ПЕОМ визначними факторами для задання форми бухгалтерського обліку є не стільки структура регістрів, їх вид і спосіб отримання, скільки методики обробки облікової інформації на протязі технологічного процеса - від вводу первинних данних до отримання тієї інформації, яка необхідна для звітності і прийняття управлінських рішень.

Автоматичне складання машинограм аналітичного та синтетичного обліку з даних, що зафіксовані на машиних носіях, визначає принципово новий підхід до прийомів ведення обліку, системи будування машинограм, співставлення в них аналітичних і синтетичних даних та ін.

Розглянемо таблично-автоматизовану форму бухгалтерського обліку, де використовують універсальні електронні машини загального призначення з набором періферійної техніки.

Головними чинниками таблично-автоматизованої форми бухгалтерського обліку є:

- широке використання технічних засобів для організації комплексної автоматизованої системи обробки облікової інформації;

- застосування універсальної документації та машиночитаємих носіїв інформації;

застосування системи кодів облікової інформації, що дозволяє отримати на ЕОМ всі необхідні бухгалтерські регістри;

- дотримання принципа подвійного запису при застосуванні одного комплекта носіїв інформації і програмного групування дебетових та кредитових оборотів;

- автоматизація логічних операцій по веденню обліку;

зберігання первинної документації, машиночитаємих носіїв та машинограм-регістрів;

- організація системи контролю та виправлення помилок, що виявлені при перевірці інформації;

- можливість використання запитного режиму по окремих господарських операціях (у т. ч. касових і банковських ).

При цьому обробка і ведення інформаційної бази проводиться безпосередньо на ЕОМ. На підприємстві повністю автоматизовані такі операції, як обробка і сортування информації, печатування машинограм.

На машинних носіях ЕОМ зберігається поточна, нормативно-довідкова і вихідна інформація. Нормативно-довідкова інформація обов'язково заноситься в спеціальні бази даних.

Одним із головних принципів таблично-автоматизованої форми обліку є використання запитувального режиму (режиму запиту) з метою отримання довідок по відповідним позиціям бухгалтерського обліку. Для цього бухгалтера заповнюють стандартний документ, в якому вказується вид запиту . Після його вводу в ЕОМ необхідна інформація або видається на печатний пристрій в табличній формі, або виводиться на термінал.

Основними перевагами таблично-автоматизованої форми бухгалтерського обліку є:

- застосування періферійної техніки на місцях виникнення інформації;

- застосування змінної і постійної інформації;

- автоматизація ведення і видачі відомостей;

- автоматизація контролю і розрахунку інформації;

- комплексність автоматизації бухгалтерського обліку;

- швидке виконання облікових робіт, регламентне формування та отримання інформації;

- незначний процент підготовки й отримання вхідної інформації.

1.2 Технічне та програмне забезпечення сучасних засобів автоматизації обліку економічної інформації

Зараз в Україні багато фірм пропонує розробки, які пов'язані з автоматизацією бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. Всі ці програми умовно можна поділити на три групи.

До першої групи відносять великі програмні комплекси, що дозволяють автоматизувати роботу бухгалтера повністю. Подібні програми складаються з взаємопов'язаних модулів, кожний з яких застосовується для обліку по окремих операціях, наприклад, облік касових операцій, облік банківських операцій, облік основних засобів та ін. До готових систем можна віднести імпортні програми "R/3" (Німеччина), "Platinum" (США), "Sun" (Англія), а також російську програму "Моноліт". Як правило, всі такі системи підтримують ведення обліку по міжнародних стандартах.

До наступної групи програм відносять малі та інтегровані системи. При обробці журналу господарських операцій ці програми визначають обороти і залишки по рахунках, складають оборотно-сальдову відомість, готують підсумковий баланс та іншу звітность. Такими програмами є : "1С-Бухгалтерія" - фірма "1С"; "Фінанси без проблем" - " Хакерс Дизайн", м. Мариупіль; "ВЕSТ"; "Парус" - АТ "Парус"; "Lady Fin" - м. Київ та інші.

Базове підприємство користується програмою "1С:Бухгалтерія" версія 7.5, короткий опис даної програми наводиться нижче.

Третю групу бухгалтерських програм складають програми, які автоматизують окремі частини бухгалтерського обліку (АРМБ -автоматизовані робочі місця бухгалтерів). Це, наприклад, програми типу "Розрахунок зарплати", “Склад”, "Облік каси", та ін. Але дані програми не поліпшують праці бухгалтерам, тому як вони є важкими і незручними. Ця робота безперспективна для подальшого розвитку.

1.3 Система класифікації і кодування облікової інформації

Одним із головних елементів інформаційного забезпечення є система кодування інформації. Під кодом розуміється система умовних позначень або сигнали. У умовах функціонування систем автоматизації урахування, контролю й аналізу застосовуються два види кодів: економічні і машинні. Економічні коди використовуються для уявлення техніко-економічної інформації, наприклад, код бухгалтерського рахунку.

Машинні коди використовуються для керування ЕОМ, подача команд. Система знаків, прийнятих для визначення коду, подає його алфавіт.

Під кодуванням розуміється процес позначення по визначених правилах вихідної множини об'єктів або повідомлень набором