Системою кодування називається сукупність методів і правил забезпечення кодування об'єкта заданої множини. Система кодування характеризується ємністю (число кодових позначень, що різняться між собою,), використовуваним алфавітом коду і правилами утворення кодових позначень.

Система кодування повинна:

містити необхідну інформацію про об'єкти;

здійснювати в межах заданої множини об'єктів однозначне визначення кожного об'єкта;

бути орієнтованої на машинне опрацювання закодованої інформації;

передбачати можливість автоматизованого контролю похибок.

Інформаційні взаємозв'язки задач урахування контролю й аналізу в умовах функціонування автоматизованого опрацювання інформації.

Задача урахування, контролю й аналізу інформаційно взаємозалежні між собою, а також із задачами інших підсистем інформаційної системи підприємства, оскільки функції керування мають загальний керований об'єкт - виробничі ресурси. Як правило, джерелом такої інформації є керований об'єкт і тому її основу складають початкові відомості про об'єкт, що фіксується в первинному документі. Взаємодія задач здійснюється через взаємозв'язок показників за допомогою їхньої єдності, сумісності і порівнянності.

Інформаційне ув'язування задач урахування, контролю й аналізу з іншими підсистемами інформаційної системи підприємства в умовах функціонування АРМ бухгалтера здійснюється на базі таких принципів:

- використання взаємної інформації;

- спільність окремих джерел інформації;

- спільність окремих первинних носіїв інформації;

- єдність системи кодування інформації;

- наявність зворотної зв'язок;

- єдність системи показників.

Інформаційна мова показників урахування, контролю, аналізу. Одним з елементів інформаційного забезпечення системи урахування, контролю, аналізу є інформаційна мова показників урахування. Ціль урахування в розподіленому опрацюванні інформації полягає в тому, щоб донести інформацію до споживача.

Мова урахування також є мовою, на якому користувач посилає в систему запити на одержання визначених зведень. Мова опису облікових повідомлень грає велику роль і виконує ряд функцій: описову, оцінну, інформаційну, остання з який найбільше необхідна і важлива.

Розробка стандартизованої облікової мови, як частини мови економічного керування, сприяє:

впровадженню уніфікованої системи документації;

створенню системи класифікації і кодуванню облікової інформації;

забезпеченню автоматизації ведення класифікаторів і уніфікації облікових показників;

розробці засобів опису потоків облікової інформації;

забезпеченню інформаційної взаємодії системи опрацювання облікових даних з іншими автоматизованими системами;

забезпеченню безпосереднього спілкування користувача й ЕОМ.

Таким чином, інформаційна мова показників урахування інформаційної системи урахування, контролю й аналізу дозволяє:

- стандартизувати мова бухгалтерського обліку;

- створити єдину систему класифікації і кодування облікової інформації;

- розробити і впровадити уніфіковану систему документації й автоматизоване документування;

- робити аналіз і взаємозв'язок показників урахування;

- виявляти невідповідність показників установленого стандарту при здійсненні контролю;

- автоматизувати формування запитів на виконання завдання.

При функціонуванні АРМ бухгалтера по обліку матеріальних цінностей можливе використання типових класифікаторів, які використовуються при автоматизації бухгалтерського обліку підприємств. Дана система класифікації забезпечує термінологічне, інформаційне, ідентифікаційне єдинство показників і реквізитів в рамках окремих учасників обліку.

2.Аналіз існуючої системи автоматизованого обліку економічної інформації на підприємстві

2.1. Технологія та результат обробки даних у системі обліку

Вже успішно існує програмне забезпечення, що реалізує функції синтетичного обліку, підготування первинних документів, накопичення інформації про господарчі операції, що відбулися, на бухгалтерських рахунках і одержання внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства. Ці системи призначені для невеликих підприємств із кількістю господарчих операцій 1500-2500 у рік.

Найбільше поширення на Україні одержали такі інформаційні системи, призначені для малого бізнесу: “Парус” (корпорація “Парус”), “БЭМ-БИ+” (Интеллект-Сервис), “Fm-Expert” (IDMLtdCo), “Финансы без проблем” (Хакере Дизайн), “1С: Бухгалтерія” (фірма 1С) і ін. Як правило, ці програмні засоби розробляються за принципом: Бухгалтерські проводки — Головна книга — Баланс. На прикладі програми “1С: Бухгалтерія 7.5” розглянемо основу побудови інформаційної системи. Облік господарчих операцій ведеться у хронологічному порядку, незалежно від їхнього змісту. Найменування, номер і дата документа, що підтверджує вчинення операції, найменування учасників операцій, найменування, що надійшли й відпущених матеріальних цінностей. Бухгалтерські проводки формуються автоматично з використанням Довідника типових бухгалтерських операцій.

Після завантаження програми ми бачимо робоче вікно програми в якому

Мал.1 Журнал господорських операцій програми “1С:Бухгалтерія”

На мал.2 показано дану операцію. Таким же чином вводяться любі проводки, які необхідні в тій чи іншій ситуації. Також програма “1С:Бухгалтерия” дозволяє не тільки вводити проводки, а також водити навіть первинні документи (для цього потрібно натиснути кнопку “Ввести документ” у нижній частині вікна програми). Проводки до цих первинних документів програма сформує сама, це дуже зручно, бо ви отримуєте не тільки документи які можна роздрукувати на принтері, а й звільняєте себе від введення проводок по даному документу.

Після того, як були введені усі господарські операції за необхідний період, звіти по даних операціях можна отримати дуже просто, непотрібно переривати багато документи, щоб наприклад зробити баланс за місяць. За допомогою програми “1С:Бухгалтерія” це можна зробити усього натиснувши декілька клавіш. А саме спочатку потрібно розрахувати підсумки за потрібний вам період, це можна зробити за допомогою головного меню програми яке знаходиться зверху вікна програми (Операции Действия Отчетность Сервис Окна Помощь) потрібно зайти до меню “Отчетность” і викликати підменю “Расчет итогов”. Після того, як підсумки були розраховані щоб отримати баланс необхідно зайди в меню “Отчетность” вибрати підменю “Произвольные отчеты” і вибрати баланс чи інший звіт який вам потрібен.

Мал.2 Журнал господорських операцій програми “1С:Бухгалтерія”

З усього вищесказаного видно, що комп’ютер для бухгалтера річ дуже корисна навіть можна сказати невід’ємна, бо доступність з якою бухгалтер-ський облік ведеться на комп’ютері не з чим не зрівняється. Крім того облік з застосуванням обчислювальної техніки це ще і точність в розрахунках, що дуже важливо бо помилки в розрахунках призводять до великих штрафів. За допомогою комп’ютера навіть бухгалтер початківець зможе достовірно вести бухгалтерський облік.

Хоча бухгалтерський облік з застосуванням комп’ютера ще не дуже поширений в нашій державі але він вже дуже добре