Організація документування операцій з основними засобами.

Усі операції, повязані з рухом основних засобів, оформляються первинними документами, які забезпечують правильність їх обліку.

Мета первинного обліку основних засобів – збирання та обробка даних про фактки господарської діяльності, їх подальше перетворення на іфнформацію, яка дає можливість апарату управління розробляти та ухвалювати рішення та уникати економічних прорахунків.

Змістом первинного обліку є первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або прансу), вимірювання в наптуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації – документах.

Одиниця обліку основних засобів – це окремий інвентарний обєкт, яким вважається закінчена будова з усіма до нього пристосуваннями відповідно до технічної документації або окремий конструктивно відокремлений прредмет, який виконує самостійні функції згідно з паспортом чи іншою технічною документацією.

На підприємство основні засоби надходять у результаті капітальних вкладень, придбання за плату в інших підприємств і осіб, отримання від інших підприємств або осіб безоплатно, внесення засновниками в рахунок їхніх внесків до статутного фонду підприємства, оприбуткування надлишків основних засобів, виявлених під час інвентаризації, а також внутрішнього переміщення.

Основні засоби вибувають із підприємства внаслідок часткової чи повної ліквідації, безоплатної передачі їх іншим підприємствам або особам, реалізації, а також нестачі, виявленої під час інвентаризації.

Перелік типових форм первинної документації, якими оформлюють операції з руху основних засобів, затверджено законодавчо і використовується вони на підприємствах усіх форм власності. Це:

03-1 ”Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів”.

03-2 “Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів”.

03-3 “Акт на списання основних засобів”

03-4 “Акт на списання автотранспортних засобів”

03-5 “Акт пор установку, пуск та демонтаж будівельної машини”.

03-6 “Інвентарна картка обліку основних засобів”.

03-7 “Опис інвентарних карток з обліку основних засобів”.

03-8 “Картка обліку руху основних засобів”

03-9 “Інвентарний список основних засобів”.

03-14 “Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)”.

03-15 “Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)”.

03-16 “Розрахунок амортизації автотранспорту”.

Усі первинні документи, якими оформлюються операції з руху основних засобів, складаються і підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням (наказом) керівника підприємства. До складу такої комісії повинно входити не менше трьох осіб:

усі перші особи підприємства: головний бухгалтер, головний інженер, головний механік, головний технолог, головний енергетик;

посадові особи тих підрозділів, в яких знаходиться (або куди подається) об’єкт основних засобів: керівник (або його заступник, начальник або майстер зміни, ділянки тощо), механік, технолог, бухгалтер.

Якщо підприємство невелике і посадових головних спеціалістів у штаті не передбаченої, то до комісії включаються посадові особи і спеціалісти, які фактично виконують функції головних спеціалістів. Наказ про призначення комісії може видаватись як окремо у кожному випадку здійснення операцій з основними засобами, так і загальний, яким призначається єдина комісія для контролю і документального оформлення усіх здійснюваних підприємством операцій з основними засобами протягом певного періоду (наприклад рік) або без обмеження у часі. В останньому випадку, коли комісія працюватиме декілька років, склад такої комісії доцільно вказувати у Наказі про облікову політику із зазначенням посад членів комісії та її голови без наведення відповідних прізвищ (це дозволяє при звільненні і прийманні нового працівника не вносити змін до наказу).

При прийманні об’єкту основних засобів до комісії включаються також і посадові особи підприємства-постачальника. А при здійсненні монтажних робіт підрядним способом і передачі обладнання, що надійшло, безпосередньо після його отримання монтажною організацією, до складу комісії включається також представник підрядної монтажної організації. У цьому випадку окремий акт на передачу обладнання для монтажу не складається. В отриманні обладнання на відповідне зберігання уповноважений представник монтажної організації ставить підпис безпосередньо на акті і йому передається копія акту.

Представник постачальника, який включений до складу комісії, повинен мати посвідчення на право участі в операції приймання-передачі цих основних засобів. Видача посвідчення на будь-який період (декаду, місяць) не допускається.

Акт приймання обладнання повинен бути підписаний усіма особами, які брали участь у його прийманні, а також матеріально відповідальними особами, які здають і приймають основний засіб. Особа, яка не погоджується зі змістом акту, зобов’язана підписати його з обґрунтуванням незгоди і висловити свою думку.

Уведення в дію об’єктів основних засобів, а також їх купівлю оформлюють актом приймання-передачі (внутрішнього приміщення) основних засобів за формою 03-1 (Додаток А), який використовують для:

оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів;

обліку введення об’єктів основних засобів в експлуатацію, за винятком тих випадків, коли введення об’єктів в дію згідно з чинним законодавством оформлюють в особливому порядку;

оформлення внутрішнього приміщення основних засобів з одного підрозділу (цеху, відділу, дільниць) до іншого;

вилучення об’єктів зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству (організації).

Кожен об’єкт зараховують до основних засобів за окремим актом. Виняток можливий лише під час обліку інвентарю, інструментів, устаткування і подібних об’єктів, якщо вони однотипні, мають однакову вартість і приймаються в одному календарному місяці.

Перший примірник акта передають у бухгалтерію, і на його підставі робиться запис в інвентарній картці 03-6. до акта додається необхідна технічна документація, яку згодом передають до одного з відділів (у бухгалтерії не зберігається).

Склад комісії, яка складає акт визначається наказом з облікової політики підприємства або затвердження окремим розпорядженням керівника. Акт затверджує керівник підприємства.

При прийманні основних засобів акт складають в одному примірнику, при передачі іншому підприємству – в двох (для обох підприємств), при передачі іншому підрозділу – також у двох (на підставі другого примірника акта працівник, що передає об’єкт 03, робить відповідний запис у інвентарному списку 03-9).

Приймання закінчених робіт із добудови та дообладнання об’єкта, що