Прийоми документального контролю застосовують до бухгалтерських документів, записів в облікових регістрах, даних звітів і балансів, до статистичних та оперативних матеріалів. При цьому об'єктом документального контролю є інформація, що характеризує здійснені господарські операції (рис. 1).

Рис. 1. Документальні прийоми господарського контролю

Для виявлення суперечностей в змісті окремих документів використовуються прийоми, які відносяться до першої групи, що використовує формальну, арифметичну і нормативно-правову перевірки.

Формальна перевірка - це перевірка правильності здійснюваних виправлень в документах. Сама наявність виправлень може бути сигналом недоброякісності того чи іншого документу: при його складанні була допущена помилка (хоча вона могла б бути непередбаченою). Далі, це - перевірка наявності і достовірності тих реквізитів, які передбачені для даного типу документів. Такі реквізити, як підписи, печатки, штампи при необхідності можна порівняти з реквізитами на інших документах, складених раніше або пізніше.

На кожному підприємстві, в межах окремих його прийомів діють визначені правила ведення документації. Одні з них є загальними для всіх підприємств (наприклад, ведення бухгалтерської документації), інші діють в межах окремих відомств (наприклад, по зберіганню документації і відповідальності за зберігання бухгалтерських документів розробляється всередині підприємства і затверджується її керівником або уповноваженими на це особами).

Крім того, в галузі бухгалтерського обліку діє спеціальне Положення про документи і записи в бухгалтерському обліку підприємств та господарських організацій. Цим положенням передбачено, що документи, які є підставою для записів в бухгалтерському обліку, повинні складатися своєчасно, як правило, в момент здіснення операції, доброякісно та містити достовірні дані.

Отже, формальною перевіркою встановлюють наявність доброякісних та недоброякісних документів. Так, до доброякісних відносять правильно оформлені документи, які правдиво відображають здійснення операцій. До недоброякісних документів відносять такі, в яких документи відображаються у спотвореному виді або документи оформлені фіктивні операції.

При проведенні формальної перевірки досліджують документи, з метою виявлення фактів підробки та дописувані в них, виправлення цифрових даних та зміни реквізитів та пам'ятаючи про можливість навмисного порушення порядку запису в документах або спотворення реквізитів особою, яка його склала.

Арифметична перевірка - це перевірка документів, що здійснюється з метою визначення правильності підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями. Такою перевіркою встановлюються випадки спотворення собівартості продукції, сировини і матеріалів, обсягів будівельно-монтажних тощо.

Арифметична перевірка здійснюється шляхом перерахунку результатів таксирування, загальних підсумків, узгодження нарахувань і утримань (знижок) тощо. У великій ггосподарській системі кількість документів, а тим більше результатів (арифметичних дій відображених у документах) може бути надзвичайно великою. Тому ревізор повинен мати достатній досвід і інтуїцію, щоб визначити розмір вибірки; її достатність для висновків про арифметичну точність документів, що перевіряються. Прийоми арифметичної перевірки дозволяють виявити допущені суттєві викривлення інформації, завуальоване розкрадання. Наприклад, бухгалтер вступає в змову з касиром і завищує підсумок до видачі готівки за платіжною відомістю, а касир, що фактично видав зазначену в Цій відомості особам меншу суму, списує по касі завищену суму, після чого учасники змови ділять між собою надлишкове списану різницю. В грошових документах слід звертати увагу на підсумки, які викривляються при множенні кількісних показників на вартісні (наприклад, акт приймання-передачі, накладна на внутрішнє переміщення товарно-матеріальних цінностей тощо).

Нормативно-правова перевірка - це перевірка господарських операцій з точки зору їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням, діючим законам. Сутність та межі такої перевірки багато в чому залежать від типу операцій, що перевіряються - нарахування і виплата заробітної плати, списання витрат на собівартість продукції (робіт, послуг), застосування норм природного убутку тощо.

Нормативного перевіркою встановлюються факти невиконання окремих вказівок вищестоящих органів, що відносяться до фінансово-господарської діяльності. В комплексі з арифметичною перевіркою цей методичний прийом дозволяє виявити випадки приховування недостач, втрат, крадіжок та перевитрат за рахунок завищення планових та нормативних витрат на виробництво продукції або бюджетних коштів по окремих статтях, кошторисів витрачання, списання на витрати виробництва грошових та матеріальних ресурсів за нормами, коли фактичне їх витрачання є меншим.

Зустрічна перевірка документів - це перевірка достовірності і правильності відображених в документах господарських операцій, здійснюється шляхом порівняння даних різних документів, що відносяться до однієї і тієї ж або різних, але взаємопов'язаних господарських операцій та знаходяться в різних підрозділах підприємства, що ревізується або на інших підприємствах.

Мета зустрічної перевірки - виявлення фіктивних документів та фактично не здійснених операцій, не оприбуткованих матеріалів, привласнення грошей, коштів, списаних не за призначенням тощо.

Зазвичай під зустрічною перевіркою розуміють порівняння двох примірників одного і того ж документу різних підприємств або підрозділів одного підприємства. Таке визначення е досить спрощеним. Ревізійна практика показує, що застосування цього прийому за такою спрощеною схемою, порівняння двох примірників одного, і того ж документу, не дає ефективних результатів в роботі по виявленню різних зловживань. Зустрічну перевірку слід проводити більш глибоко і всебічно. При необхідності вона повинна охоплювати всі документи, що відображають одну і ту ж, або взаємопов'язані операції, що відображені в документах різних підприємств чи різних підрозділах одного підприємства. Отже, під зустрічною перевіркою слід розуміти порівняння даних первинних документів та облікових регістрів підприємства, що перевіряється, з однойменними чи взаємопов'язаними даними, які відносяться до одних і тих же або взаємопов'язаних операцій в інших підприємствах, а також в різних підрозділах одного підприємства, що перевіряється.

Результати проведення зустрічної перевірки можуть бути досить вагомими. Так, можна виявити такі зловживання, за яких двосторонні операції отримують різне відображення у кожної із