Оперативна робота відділу збуту полягає в тому, щоби слідкувати за строками відвантаження продукції, для чого дається розпорядження експедиторам куди, в якому обсязі та яким способом відправити продукцію; виписувати накази – накладні, які служать для виписки рахунків – фактур (зазначаються юридичні адреси платника, кількість, ціна, сума за продукцію, роботи, послуги, податок на додану вартість).

Рахунки – фактури є основою для виписки платіжних документів на отримання з покупця плати за реалізовану продукцію. Крім вартості продукції, податку на додану вартість, у рахунках до оплати можуть бути вказані також транспортні витрати, сума страхування вантажів та інші елементи[91 143]

Потрібно мати на увазі, що нестача продукції, матеріалів, або невідповідність їх якості умовам договору викликає штрафні санкції і повернення такої продукції. У цьому разі виробник повинен компенсувати сплачену покупцем суму, а продукцію віддати на переробку. З винних осіб необхідно стягувати (частково чи повністю) завдані підприємству збитки.

Процес збуту починається з моменту оприбуткування готової продукції, а завершується отриманням коштів від покупців. Тому в полі збору бухгалтерії продукція знаходиться протягом усього періоду, поки вона не буде оплачена, хоча право власності на неї переходить від виробника до покупця після дати відвантаження.

Затримка в оплаті продукції негативно позначається на фінансовому стані підприємства тому доцільно у штаті мати юриста для роботи з претензійно – позовними справами, який би займався оптимізацією дебіторської заборгованості.

Комплекс організаційно – правових питань роботи підприємства належить до розряду актуальних ринковому середовищі, що вимагає посиленої уваги як з боку управління, так і з боку бухгалтерської служби.

Облік відвантаженої продукції виконаних робіт і послуг.

Якщо передача готової продукції покупця і її оплата не збігається у часі, то необхідні контроль і фіксація даних про відвантаження та реалізацію відвантаженої продукції.

Відвантаження здійснюється відділом збуту, який має інформацію про укладені договори на поставку та слідкує за їх вчасним виконанням. На відпуск продукції, відділ збуту виписує наказ – накладну, в якій зазначається номер договору ( замовлення), адреса покупця, найменування продукції, кількість, маса, вид упаковки, спосіб відправки тощо.

Підготовлені для покупця товари завідуючий складом відпускає експедитору під розписку у товарно – транспортній накладній, яка виписується у чотирьох примірниках:

1-й – залишається на складі;

2-й –направляється покупцю

3-й –транспортній організації для розрахунків за надання послуг;

4-й – додається для дорожнього мита з метою обліку обсягу виконаної автотранспортом роботи.

Залізниця (станція відправки) чи порт видає вантажо відправнику квитанція про прийом вантажу і один примірник залізничної накладної, яка супроводжує відправлений вантаж.

У кінці дня експедитор повинен передати бухгалтерії всі наявні в нього первинні документи для перевірки і підготовки розрахункових документів на оплату: рахунки, специфікації на відвантажену продукція, в яких містяться дані про найменування продукції, кількість, ціну, суму товарів, націнки, знижки, розмір податку на додану вартість, транспортні витрати, тару й упаковку тощо.

На суму відвантаженої продукції бухгалтерія робить запис при журнально - ордерній формі рахівництва у відомості №16 «Рух готових виробів, реалізація продукції і матеріальних цінностей.» У розділі 2 вказується дані, що характеризують розрахунки з кожним покупцем за окремими поставками[58]

Відмітка про оплату праці робиться на підставі виписок банку. Протягом місяця облік випуску готової продукції ведеться за плановими цінами до того моменту, поки не буде визначена їх фактична собівартість. Відвантажена продукція також показується за плановими цінами бо її фактична собівартість у поточному місяці ще не визначена. В кінці місяця бухгалтерія повинна робити розрахунок фактичної собівартості відвантаженої продукції за спеціальною формою. Для цього служить 1-ий розділ відомості 16 »Рух готових виробів у вартісному виразі» (табл. 2.1)

Із наведених даних видно, що у відомості 16 показується така інформація : номер транспортної накладної, дата випуску та номер рахунка, найменування замовника, кількість продукції, відвантаженої покупцем за окремими найменуваннями, сума за пред’явленими документами за готову продукцію, тару, транспортні витрати, надані знижки, відмітка про оплату.

Наведені дані достатні для контролю за рухом відвантаженої продукції та розрахунками з покупцями.

Від правильного організованого документування господарських засобів залежить правильність списання вартості готової продукції на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові первинні документи з обліку руху готової продукції. Проте, головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначитися з тим, які документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючі розміри та специфіку підприємства. Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом матеріальних готової продукції.

Для забезпечення первинного обліку готової продукції передбачені типові форми первинних документів (таблиця 2.1)

Таблиця 2.1

Первинні документи з обліку готової продукції

Форма документу | Назва документу | Призначення документу

1 | 2 | 3

М – 11 | Накладна – вимого на відпуск | Використовується для разового відпуску готової продукції в середині підприємства

М - 12 | Картка № складського обліку матеріалів | Використовується для обліку виробничих запасів готової продукції на складі

М - 14 | Відомість обліку залишків матеріалів на складі | Використовується для взаємозв’язку складського та бухгалтерського обліку

М – 16 | Матеріальний ярлик | Використовується для позначення одиниць готової продукції

М – 18 | Сигнальна довідка про