Інвентаризація – це уточнення фактичної наявності грошових коштів і фінансових зобов’язань шляхом зіставлення їх з даними бухгалтерського обліку на певну дату. Внаслідок інвентаризації виявляється відповідність фактичних даних показникам обліку, а також надлишки або нестачі. Тому за її допомогою контролюється збереження ресурсів, перевіряється повнота і достовірність даних бухгалтерського обліку і звітності.

Рахунки бухгалтерського обліку представляють спосіб групування і поточного відображення бюджетних операцій за якісними, однорідними ознаками, які обумовлені прийомом подвійного запису.

Подвійний запис – спосіб взаємопов’язаного відображення бюджетних операцій на рахунках бухгалтерського обліку, коли кожна операція записується за дебетом одного рахунку і за кредитом іншого рахунку на однакову суму.

Бухгалтерський баланс – це спосіб економічного групування й узагальнення даних про виконання бюджету, виражених у грошовій оцінці і складених на певну дату. Складається з двох частин – активу і пасиву.

Бухгалтерська звітність – це сукупність показників обліку, виражених у формі певних таблиць, які характеризують рух фінансових ресурсів, зобов’язань і фінансовий стан бюджету за звітний період.

Грошова оцінка – спосіб грошового виразу руху коштів, зобов’язань і бюджетних операцій для отримання узагальнених даних за поточний і звітний період з бюджету в цілому.

Форма бухгалтерського обліку – це система взаємопов'язаних облікових регістрів (хронологічних і систематичних) з певною методикою відображення в них операцій у певній послідовності. [12]

На сьогодні в Україні застосовують кілька форм бухгалтерського обліку: меморіально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена форма обліку, «Журнал-головна», автоматизована (комп’ютерна).

Що стосується бухгалтерського обліку виконання державного бюджету, то треба відзначити таке. До 1 січня 2001 року органи Державного казначейства, на які покладено функції ведення бухгалтерського обліку виконання бюджетів, використовували форму ведення бухгалтерського обліку «Журнал-головна». Форма бухгалтерського обліку «Журнал-головна» – одна з книжково-карткових форм обліку. Характерною особливістю цієї форми є те, що регістри для хронологічного і систематичного запису за рахунками синтетичного обліку об’єднані в одній комбінованій книзі «Журнал-головна».

Операції в «Журнал-головну» записуються безпосередньо з первинних або зведених документів чи на підставі складених меморіальних ордерів. Під час реєстрації кожному бухгалтерському проведенню присвоюється порядковий номер і відводиться один рядок для запису. На початку місяця в «Журнал-головну» переносять сальдо за синтетичними рахунками. Потім записують операції, підраховують обороти з дебету та з кредиту рахунків і виводять сальдо на кінець місяця. Таким чином, рахунки закриваються після запису сальдо на перше число наступного місяця. Аналітичний облік при цьому ведеться в книгах або картках. За аналітичними рахунками складаються оборотні відомості, які звіряються з даними синтетичного обліку.

Форма бухгалтерського обліку «Журнал-головна» має низку переваг:

а) замість двох синтетичних регістрів – реєстраційного журналу і головної книги, які заповнюються за меморіально-ордерної форми обліку, ведеться один комбінований регістр – «Журнал-головна»;

б) баланс складається безпосередньо на підставі записів у книзі «Журнал-головна», так що відпадає необхідність складання оборотної відомості за синтетичними рахунками;

в) простота облікової роботи дає змогу використовувати облікових працівників менш високої кваліфікації, ніж за інших форм обліку.

Однак ця форма має свої вади. По-перше, її можна використовувати тільки в установах з невеликою кількістю синтетичних рахунків, де великий обсяг облікової роботи (підрахунок підсумків, звірка показників) проводиться по закінченні місяця. По-друге, за такої форми операції відображаються тільки на синтетичних рахунках, необхідних для складання балансу. У результаті цього ускладнюється контроль за правильністю записів в аналітичному обліку.

Створення і впровадження у практику електронно-обчислювальної і комп’ютерної техніки стало чинником розробки нової форми бухгалтерського обліку – автоматизованої (комп’ютерної). За такої форми обліку збір, передача, систематизація та опрацювання бухгалтерської інформації здійснюються автоматизовано, з використанням спеціально розробленого програмного забезпечення.

Надання Державному казначейству України статусу учасника системи електронних платежів НБУ та створення внутрішньої платіжної системи Держказначейства потребували зміни форми ведення бухгалтерського обліку – переходу до автоматизованої форми. [ 2 ]

Система електронних платежів Національного банку України (СЕП НБУ) – це загальнодержавна платіжна система, яка забезпечує здійснення розрахунків в електронній формі між банківськими установами і за дорученнями клієнтів, і за зобов’язаннями банків один перед одним на території України.

Одне з основних завдань системи – забезпечення високого рівня внутрішнього бухгалтерського обліку та контролю.

Бухгалтерські, технологічні та технічні вимоги щодо функціонування СЕП встановлює Національний банк. [ 9 ]

Подвійне відображення інформації, як і балансовий метод її узагальнення – це універсальні прийоми, які дають змогу будувати інформаційну систему. Їх можна застосовувати в будь-яких інформаційних конструкціях. Рахунки бухгалтерського обліку у сукупності з подвійним записом становлять не тільки абстрактні елементи системи, придатні для будь-яких інформаційних конструкцій, а й визначення змісту її інформації.

За умови функціонування Державного казначейства як безпосереднього учасника СЕП НБУ структура рахунків бухгалтерського обліку має відповідати вимогам Національного банку. Система бухгалтерського обліку виконання бюджетів повинна забезпечити автоматичне щоденне формування балансу рахунків Держказначейства за грошовими операціями на підставі даних файлів відповідної структури з відповідними реквізитами, отриманих із СЕП НБУ. За вимогами Національного банку, аналітичні рахунки в банківській системі побудовані таким чином, що перші 4 знаки відповідають номеру балансового рахунку за планом рахунків банківської установи, де відкрито рахунок клієнта, і є підставою для автоматичного формування