Графік документообігу в органі казначейства повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його перебування в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його автоматизації.

Будь-яка бюджетна операція у бухгалтерському обліку повинна бути записана на місці її здійснення у відповідному бухгалтерському документі (виписка з рахунку, меморіальний ордер тощо). Таке відображення об’єктів обліку (бюджетних операцій і процесів) у первинних бухгалтерських документах називається первинним обліком.

Первинний облік – перший етап облікового процесу, який охоплює спостереження, вимірювання об’єктів обліку і реєстрацію одержаної інформації на паперових або машинних носіях – документах.

Документ (від латинського doqumentum – свідоцтво, доказ) – це матеріальний носій, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована в доцільній для сприйняття формі інформація. Документи складають у різних сферах людської діяльності (медицина, юриспруденція, освіта, техніка, економіка тощо).

Бухгалтерський документ – це письмове свідчення певної форми й змісту, яке фіксує і підтверджує факт здійснення бюджетної операції або розпорядження на право її проведення.

Документація – це письмове свідчення про здійснену бюджетну операцію, яке надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку виконання бюджету. Кожна бюджетна операція, яка підлягає відображенню в бухгалтерському обліку, повинна бути оформлена документами.

Документація слугує імпульсом для початку руху облікової інформації. Вона забезпечує бухгалтерський облік суцільним і безперервним відображенням касового виконання бюджету. За допомогою документації контролюється правильність здійснення операцій, ведеться поточний аналіз процесу виконання бюджету.

Документування – це процес суцільного й безперервного відображення об’єктів бухгалтерського обліку в первинних бухгалтерських документах.

Документування є важливою частиною методу бухгалтерського обліку. На підставі даних первинних бухгалтерських документів здійснюється контроль за правомірністю здійснення бюджетних операцій.

Бухгалтерські документи з касового виконання державного та місцевих бюджетів класифікують за такими ознаками (див. також рис. 1): за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом оформлення операцій, за змістом.

Рис. 1. Первинні бухгалтерські документи.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (оформлені в органах Державного казначейства) та зовнішні (отримані від розпорядників коштів, Міністерства фінансів, вищих або нижчих органів Державного казначейства).

За призначенням бухгалтерські документи поділяють на: розпорядчі,виконавчі (виправдальні), бухгалтерського оформлення, комбіновані, в яких поєднано ознаки розпорядчих, виконавчих документів і документів бухгалтерського оформлення (до таких документів належать, наприклад, меморіальний ордер, виписка банку про зарахування платежів тощо).

За порядком складання бухгалтерські документи поділяють на: первинні, зведені.

За способом оформлення операцій бухгалтерські документи поділяють на:

одноразові, нагромаджувальні,

За змістом бухгалтерські документи поділяють на грошові та розрахункові.

Існуюча система бухгалтерського обліку виконання бюджетів склалась не відразу. У своєму розвитку бюджетний облік пройшов тривалий шлях, який можна поділити на кілька етапів:

період створення та становлення єдиної системи бюджетного обліку (1917–1938 роки);

удосконалення системи обліку (1939–1955 роки);

період централізації і механізації обліку (1956 – початок 70-х років);

автоматизація обліку (початок 70-х років – квітень 1995 року);

період створення та реформування діючої системи бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів (з квітня 1995 року).

1996 року на базі Плану рахунків, прийнятого «Инструкцией по бухгалтерскому учету исполнения республиканских бюджетов автономных республик и местных бюджетов в финансовых органах» (затвердженої наказом Міністерства фінансів СРСР від 16 травня 1975 року № 49), створено робочий План рахунків бухгалтерського обліку касового виконання державного бюджету в органах Держказначейства, затверджений наказом Головного управління Державного казначейства України від 28 грудня 1996 року № 133.

Зазначений План рахунків складався з рахунків і субрахунків. До його складу увійшло 8 рахунків:

01 – Грошові кошти;

02 – Видатки;

03 – Доходи, що розподіляються;

04 – Доходи;

05 – Позички видані та одержані;

06 – Розрахунки;

07 – Кошти передані та одержані;

09 – Результати.

Кожен із рахунків поділявся на субрахунки, яких налічувалося всього 17.

У системі бухгалтерського обліку місцевих бюджетів на той час змін не відбулося.

До 1 січня 1998 року в Україні використовувалися плани бухгалтерських рахунків за операціями з виконання державного та місцевих бюджетів, прийняті ще за часів Радянського Союзу («Инструкция по бухгалтерскому учету исполнения республиканских бюджетов союзных республик, в Министерствах финансов союзных республик», затверджена наказом Міністерства фінансів СРСР від 1 березня 1978 року № 18, «Инструкция по бухгалтерскому учету исполнения республиканских бюджетов автономных республик и местных бюджетов в финансовых органах», затверджена наказом Міністерства фінансів СРСР від 16 травня 1975 року № 49). Їхня структура не відображала притаманні існуючому бюджетному процесу нові операції та фінансові інструменти. Оформлення та обслуговування боргових зобов’язань, взаємозалік, бартер, випуск цінних паперів важко узгоджувалися з цими планами.

План рахунків побудовано відповідно до міжнародних стандартів бухгалтерського обліку та вимог казначейського виконання державного бюджету. Відповідно, він складався із 7 класів рахунків:

1 – Ресурси бюджету;

2 – Розрахунки з боргових зобов’язань;

3 – Кошти в розрахунках;

4 – Результат (дефіцит/надлишок);

5 – Доходи;

6 – Видатки;

7 – Допоміжні рахунки.

Кожен клас рахунків поділявся на рахунки другого та третього порядків.

Водночас з Планом рахунків Державне казначейство розробило та запровадило Структуру кодів Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів. Цей документ регламентував повну структуру кодів рахунків усіх класів. Структура кодів різних класів рахунків різнилася кількістю знаків. Що більше ознак потребувалося для вивчення та відображення тієї чи іншої операції, то більше деталізувався кожний клас рахунків. Повний код рахунку містив від 15 знаків (наприклад, за ресурсами бюджету) до 28 знаків (наприклад, за доходами та видатками).

Зазначена система передбачала забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку та