За характером оформлення бухгалтерські документи поділяються на документи бухгалтерського, небухгалтерського й комбінованого оформлення. Документи бухгалтерського оформлення повністю оформлюють працівники бухгалтерії. Основне призначення цих документів — технічна підготовка записів для бухгалтерського обліку. Документи небухгалтерського оформлення оформлюють працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії записують лише бухгалтерське проведення. Документи комбінованого оформлення — це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина — працівниками бухгалтерії.

За технікою написання й опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які оформлюють вручну на ЕОМ. Незважаючи на те, що нині застосовується велика кількість обчислювальної та організаційної техніки, чимало бухгалтерських документів оформлюють вручну. Ці документи являють собою традиційні паперові аркуші. Їх заповнюють чорнилом, хімічним олівцем або друкарською машинкою. Цей прийом іноді називають напівмеханізованим способом. При використанні ЕОМ документи оформлюють автоматично за певними програмами.

Документи, на підставі яких роблять записи в облікових реєстрах, називаються використаними. Їх зберігають у поточному архіві не більше одного року, після чого передають за актом на постійне зберігання до архіву підприємства, організації або установи. Протягом місяця документи, які обробляються, зберігають в окремих папках або інших засобах діловодства. У кінці кожного місяця документи поточного місяця формують в окремі папки за ознаками архівного діловодства, тобто архівної номенклатури. На обкладинці зазначають назву справи, її номер, рік, місяць, шифр синтетичного рахунку та кількість документів. Документи добирають за певними ознаками групування (прибуткові, видаткові, авансові звіти, нумерації, послідовності здійснення господарських операцій та іншими ознаками).

Документи, передані з поточного архіву до постійного, зберігають за такими принципами: за роками і місяцями; у межах року і місяців залежно від характеру й змісту за такими ознаками: у хронологічному, предметному і кореспондентському порядку. Термін зберігання документів у постійному архіві підприємства для кожного виду документів встановлює Головне архівне управління. Після закінчення терміну зберігання документи знищують, про що складають акт. Процес знищення здійснюють шляхом передачі організаціям вторинної сировини, що оформляють накладною.

Організація та форми бухгалтерського обліку в Україні

Для отримання необхідної інформації про господарську діяльність необхідно всі дані про операції, що містяться в документах, згрупувати у відповідності до їх економічного вмісту та зареєструвати. Реєстрація здійснюється за допомогою облікових регістрів, що забезпечують контроль за збереженістю документів та необхідну наочність відображених у них даних. В облікових регістрах виконується групування даних первинних документів за однорідними ознаками, які використовуються для ведення бухгалтерського обліку та управління господарською діяльністю підприємства.

Облікові регістри групуються за певними признаками:

за видами бухгалтерських записів поділяються на хронологічні та систематичні;

за зовнішнім виглядом поділяються на бухгалтерські книги, картки, вільні листи;

за об’ємом вмісту поділяються на регістри синтетичного та аналітичного обліку.

В регістрах хронологічного обліку відображаються господарські операції в певній послідовності, в момент їх здійснення групування даних, що реєструються, не відбувається. Систематичні регістри призначені для реєстрації господарських операцій в певній послідовності та в певному групуванні однорідних за економічним змістом господарських операцій. Регістри систематичного обліку складаються в розряді синтетичного та аналітичного обліку.

Для ведення записів по синтетичному та аналітичному облікам застосовують бухгалтерські книги, в яких всі листи зброшуровані, пронумеровані, на останній сторінці зазначено кількість сторінок із підписом керівника та головного бухгалтера, а також скріплені печаткою. Картки ведуться на підприємствах, де не застосовується обчислювальна техніка, для відображення аналітичних даних (тобто докладний опис інформації про об’єкт обліку) по кожній номенклатурі обліку (товарно-матеріальних цінностей, основних засобів тощо). Зібрані разом картки складають картотеку, яка розподіляється за певними признаками.

Вільні листи являють собою таблиці різноманітного формату із спеціальним графленням. Вони складають основу сучасних форм обліку та використовуються для ведення як синтетичного, так і аналітичного обліку. Регістри даного виду використовуються для запису операцій безпосередньо з первинних документів. На вільних листах ведуться різноманітні відомості та журнали. По закінченню звітного року та складанні балансу-книги, картки та вільні листи (відомості) закриваються шляхом підведення підсумків по кожному рахунку та запису суми залишку.

Структура синтетичних регістрів залежить від форми бухгалтерського обліку, а аналітичні регістри – від особливостей об’єктів обліку. В умовах застосування обчислювальної техніки застосовуються електронні носії: диски, дискети, магнітні стрічки, машинограми, відеограми. Підприємства які складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, зобов’язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють технологію та організацію облікового процесу відповідними способами, технікою документування та облікової реєстрації. В бухгалтерському обліку в Україні застосовуються наступні форми обліку: меморіально-ордерна, журнальна, спрощена форма обліку, таблично-перфокарткова, таблично-автоматизована, діалогова.

З усіх вищенаведених форм в дорожніх організаціях застосовується журнальна форма бухгалтерського обліку. Сутність цієї форми полягає у застосуванні журналів та допоміжних відомостей, які являються основними обліковими регістрами. Всі журнали побудовані так, що в них поступово накопичуються та підраховуються дані для перенесення їх в звітні форми.

Основними перевагами журнальної форми обліку являються:

Проте в наш час, у нових умовах господарювання ця форма не відповідає всім потребам оперативного управління підприємством, а саме: побудова журналів не містить нових форм організації обліку, не відповідає за складом аналітичних даних, які необхідні для управління підприємством, а найголовніше – не дозволяє здійснювати бухгалтерський облік оперативно для визначення реального фінансового стану управління на будь-який момент.