Необхідною умовою ефективності проведення інвентаризації є її раптовість.

Інвентаризація на підприємстві проводиться на підставі наказу (розпорядження) керівника, у якому вказуються об'єкт інвентаризації, склад робочої інвентаризаційної комісії, дата початку і закінчення інвентаризації.

Робоча інвентаризаційна комісія, приступаючи до проведення інвентаризації, пред'являє свої повноваження, уточнює місця збереження цінностей, припиняє всі операції з ними, групує, розсортовує всі товарно-матеріальні цінності по назвах, сортам, розмірам у порядку, зручному для підрахунку, опломбовує приміщення, перевіряє правильність ваговимірювальних приладів.

За вимогою інвентаризаційної комісії матеріально відповідальна особа складає звіт на дату проведення інвентаризації і дає розписку, що всі цінності, що знаходяться в її відповідальності, оприбутковані цілком чи на належних підставах списані у витрату.

Голова інвентаризаційної комісії перевіряє звіт, підписує кожен документ і вказує дату. Таку процедуру необхідно виконати для запобігання можливої заміни первинних документів і необґрунтованих претензій з боку матеріально відповідальних осіб. Звіт матеріально відповідальної особи передається в бухгалтерію для обробки, а інвентаризаційна комісія приступає до зняття фактичних залишків товарів за допомогою підрахунку, зважування чи обмірювання. При цьому кількість товарно-матеріальних цінностей, що зберігаються в неушкодженому упакуванні постачальника, може визначатися на підставі супровідних документів при обов'язковій перевірці в натуральному виразі частини зазначених цінностей.

Відповідно до Інструкції № 69 при інвентаризації товарно-матеріальних цінностей їхнє переважування, обмірювання, підрахунок проводять у порядку розміщення цінностей у приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого. При збереженні товарно-матеріальних цінностей у різних ізольованих приміщеннях в одної матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно по місцях збереження. Після перевірки цінностей вхід у приміщення опломбовується, і комісія переходить у наступне приміщення.

Фактична наявність товарно-матеріальних цінностей інвентаризаційна комісія фіксує в інвентаризаційних описах форми інв.3, що складаються в трьох, а при зміні матеріально відповідальних осіб - у чотирьох екземплярах. Інвентаризаційні описи заповнюються інвентаризаційною комісією (у двох екземплярах під копірку) і матеріально відповідальною особою.

В інвентаризаційному описі вказуються найменування, сорт, вид, номенклатурний номер, ціна, фактична кількість і сума залишку товарно-матеріальних цінностей.

Особливу увага варто звернути на своєчасне і правильне оформлення інвентаризаційного опису. Так, після заповнення кожної сторінки інвентаризаційна комісія і матеріально відповідальна особа підраховують кількість порядкових номерів на сторінці, кількість натуральних одиниць (без обліку того, що вони різні), записують їхнім прописом і завіряють своїми підписами.

Інвентаризаційні описи й інші супровідні документи передаються в бухгалтерію для визначення результатів інвентаризації.

Порядок визначення результатів інвентаризації на підприємствах торгівлі залежить від обраного способу обліку товарно-матеріальних цінностей: вартісного чи натурально-вартісного. На підприємствах, що здійснюють натурально-вартісний облік товарів, результати інвентаризації визначаються по кількості і по сумі, на підприємствах, що здійснюють вартісний облік товарів, - тільки по сумі.

Спочатку визначається попередній результат інвентаризації, для чого в інвентаризаційному описі поруч з показниками про фактичну наявність цінностей вказуються дані бухгалтерського обліку.

Результатами інвентаризації можуть бути:

1) ідентичність фактичних і облікових даних про залишки товарно-матеріальних цінностей;

2) розбіжність між фактичними й обліковими даними про залишки товарно-матеріальних цінностей (інвентаризаційні різниці), у тому числі:

- надлишки (коли фактичні залишки товарів більше облікових);

- нестачі (коли фактичні залишки товарів менше облікових).

Усі позиції, по яких виникли розбіжності у виді чи нестач надлишків товарів, переносяться в порівняльну відомість форми інв.19 для розрахунку остаточних результатів інвентаризації.

При регулюванні інвентаризаційних різниць може бути прийняте рішення про проведення пересортовування товарів. Взаємозалік нестач і надлишків внаслідок пересортовування допускається як виняток у межах однієї товарної групи чи однойменних товарно-матеріальних цінностей у тотожній кількості, за умови, що надлишки і нестачі виникли в тієї самої матеріально відповідальної особи за той самий міжінвентаризаційний період.

Остаточні результати інвентаризації визначаються після проведення пересортовування товарно-матеріальних цінностей і відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, у якому закінчена інвентаризація.

Так, непокриті надлишки товарно-матеріальних цінностей підлягають обов'язковому оприбуткуванню і зараховуються до складу доходів звітного періоду підприємства.

Непокриті нестачі товарів класифікуються по різному:

- у межах норм природних втрат, що виникають внаслідок усушки, випару, розпилення, вивітрювання, витікання і т.п.;

- понад норми природних втрат, що відбуваються в результаті псування, бою, крадіжок, надзвичайних подій і т.п.

Вартість нестач товарно-матеріальних цінностей у межах норм природних втрат і невідшкодованих нестач товарів (по який винні особи не встановлені) списується на витрати звітного періоду підприємства.

Вартість понаднормових нестач товарно-матеріальних цінностей, по яких установлені винуватці, відноситься на винних осіб.

Сума відшкодування винними особами нанесених збитків обчислюється бухгалтером відповідно до діючого Порядку № 116.

Відповідно до цього нормативного документа розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається по балансовій вартості цих цінностей, але не нижче 50 % від вартості на момент установлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, що відповідає розміру податку на додаткову вартість і розміру акцизного збору за формулою:

Р = [(Б - А) І ПДВ + АЗ] 2, (1)

де Р - розмір збитків;

Б - балансова вартість матеріальних цінностей на момент встановлення факту їхнього розкрадання, нестачі, знищення (псування);

А - амортизаційні відрахування;

І - загальний індекс інфляції за даними Мінстату України;

ПДВ - розмір податку на додану вартість;

АЗ - розмір акцизного збору.

Варто пам'ятати, що різниця між сумою відшкодування нанесених збитків і балансовою вартістю відсутніх товарів підлягає обов'язковому перерахунку до бюджету.

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей має велике значення в контролі за схоронністю майна підприємства. Не випадково усе більше з'являється пропозицій щодо впровадження безперервних інвентаризацій, постійного пошуку ефективних заходів для збереження активів підприємства і підвищення ефективності їхнього використання. Нестачі, виявлені при інвентаризації, а також втрати від псування цінностей відображаються в складі Приміток