На підприємстві використовується журнально-ордерна форма ведення бухгалтерського обліку, що грунтується на використанні принципу систематизації і накопичення даних первинних документів безпосередньо в реєстрах аналітичного і синтетичного урахування відповідно до чинного Положення про організацію бухгалтерського обліку.

Журнально-ордерна форма урахування включає такі облікові регістри : журнали-ордера, відомості, розроботочні таблиці, Головну книгу .

Схема реєстрації даних при журнально-ордерній формі урахування представлена на рис. 1.

Рис. 1. Реєстрація даних.

Журнали-ордера побудовані за кредитовою ознакою. За кредитом відповідного синтетичного рахунку облікова інформація в журналі-ордері систематизується у відповідних графах регістра в розрізі рахунків, що дебетуються. Застосовуються журнали-ордера як для окремого рахунку, так і для групи взаємозалежних між собою рахунків. Накоплювальні і групувальні відомості містять додаткові аналітичні показники, результати їх переносяться в журнали-ордера.

У Головній книзі відбиваються місячні результати по кожному рахунку з відповідних журналів-ордерів. При цьому кредитовий оборот із журнала-ордера по даному рахунку переноситься загальною сумою, а дебетовий оборот кожного рахунку Головної книги формується з різних журналів.

Таким чином, синтетичний облік при журнально-ордерній формі обліку забезпечує інформаційні зв'язки по кожному синтетичному рахунку: у журналах-ордерах у розрізі рахунків, що дебетуються в, а в Головній книзі – в розрізі рахунків, що кредитуються. Головна книга відкривається на рік, при цьому кожному місяцю приділяється окремий рядок. Для контролю за правильністю записів у синтетичному обліку проводиться звірка даних Головної книги з даними оборотних відомостей по аналітичних рахунках.

Ряд журналів-ордерів об'єднані з дебетовими відомостями, у яких згрупована інформація в розрізі рахунків, що кредитуються.

Розділ 4 Проектування системи обліку інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків

4.1. Порядок та документальне оформлення інвентаризаційних процесів

Державний комітет СРСР по статистиці в постанові "Про твердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій" від 28 грудня 1989 року № 241 (далі — Постанову № 241) затвердив форми документів, що застосовуються для відображення результатів інвентаризації. Постанова Верховної Ради України "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР" від 12 вересня 1991 года№1545-ХН затверджує дію Постанови № 241.

До початку проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей кожна посадова особа (чи група осіб), відповідальне за їхнє збереження (її ще називають матеріально відповідальною особою), дає розписку, якщо вона входить у заголовну частину форми. До таких форм відносять №№ інв-1, інв-5, інв-8, інв-8а, інв-9, інв-16 і акт про результати інвентаризації наявних засобів. Тут хотілося б зупинитися на інвентаризаційному описі товарно-матеріальних цінностей (форма № М-21). Затверджена 21 червня 1996 року наказом Міністерства статистики України № 193 вона замінила форму з постанови № 241 з аналогічною назвою.

Кожен опис (акт) на підставі перевірки (перерахування, зважування, перемірювання) цінностей у натуральному виразі і документів (при здачі цінностей на відповідальне збереження, інвентаризації заборгованості чи витрат майбутніх періодів) комісія складає в одному екземплярі окремо по кожному місцезнаходженню ТМЦ і матеріально відповідальній особі. Але існують виключення, коли опис (акт) складають:

1) у двох екземплярах за вимогою постанови № 241 — №№ інв-8, інв-9, інв-16, акт про результати інвентаризації наявних засобів. Один передають у бухгалтерію для оформлення порівнювальної відомості, інший залишається в матеріально відповідальної особи;

2) у трьох екземплярах, коли причина інвентаризації — зміна матеріально відповідальної особи: для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності; для матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності; для бухгалтерії.

Після того, як члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи підписують оформлені у встановленому порядку опису й акти, їх передають у бухгалтерію, щоб звірити фактичні залишки з обліковими даними, скласти порівнювальну відомість і відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському і податковому обліку.

Нижче наведена таблиця 2, у якій узагальнені форми документів, що оформляються при проведенні інвентаризації, порядок їхнього застосування і нюанси оформлення.

Таблиця 2

Перелік документів, за допомогою яких оформляють результати інвентаризації

№ п/п | Назва форми | Індекс форми | Для чого неї застосовують | Нюанси заповнення форми

1 | 2 | 3 | 4 | 5

1 | Інвентариза-ційний ярлик | № інв-2 | Для обліку фактичної наявності запасів на складах, коли за умовами організації виробництва інвентаризаційна комісія не має можливості відразу підрахувати матеріальні цінності і записати їх у інвентаризаційний опис | Ярлик зберігають разом з переліченими ТМЦ за місцем їх перебування. Рух ТМЦ під час інвентаризації відображають на зворотному боці форми. Дані ярлика використовують для заповнення інвентаризаційного опису ТМЦ (форма № М-21)

2 | Акт інвен-таризації товарів від-вантажених | № інв-4 | При інвентаризації вартості відвантажених товарів | На товари відвантажені, термін оплати яких не наступив, на товари відвантажені, але не оплачені в термін, складають окремі акти. При комп'ютерній обробці даних бухгалтер видає комісії форму в друкованому виді

3 | Інвентариза-ційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне збереження | № інв-5 | При інвентаризації ТМЦ, прийнятих (зданих) на відповідальне збереження | По прийнятим на відповідальне збереження ТМЦ запису робить