На підставі перевірених документів постачальників бухгалтерією виписується картка складського обліку матеріалів (форма М-12), яка реєструється у реєстрі й отримує реєстраційний номер. Усі надходження і вибуття запасів завідувач складу зобов'язаний відображати в картках, виводячи залишок після кожної операції. Підставою для запису в картках складського обліку є прибутковий ордер (форма М-4), акт про приймання матеріалів (форма М-7) товарно-транспортна накладна (форма М-6) - по надходженню, а по видатку - „Лімітно-забірні картки” (форми М-8, М-9, М28а), акт – вимога на заміну (додатковий відпуск матеріалів форма М-10), накладна - вимога на відпуск (внутрішнє переміщення матеріалів форма М-11). На окремі номенк-латурні номери (види) матеріалів ним виписується і прикріплюється матеріальний ярлик (форма № М-16).

Вибуття матеріальних запасів зі складу здійснюється за такими напрямками:

Відпуск матеріалів для внутрішніх потреб здійснюється за накладними-вимогами на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11) або лі-мітно-збірними картами (форми М-8, М-9). Факт відпуску запасів зі складу підтверджу-ся підписами завідувача складу й одержувача матеріалів. Завідувач складу підписується у примірнику лімітно-забірної карти, що знаходиться у завідувача складу, завідувач складу — у примірнику одержувача матеріальних цінностей. При одноразовому відпуску матеріалів для внутрішніх потреб заповнюють акт-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, акт вимогу на заміну (додатковий відпуск) матеріалів. Підвищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається акт-вимога на заміну(додатковий відпуск матеріалів форма М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший у комірника.

При реалізації і безкоштовній передачі матеріалів на сторону складають наклад-на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма М-20) або товарно-транспортну накладну (форма М-6). Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей виписується підприємством, що здійснює їх відпуск, у трьох примірниках. У ній вказується така інформація: дата виписки, назва підприємства-постачальника, назва підприємства-покупця, номенклатура і характеристика запасів, що відпускаються, їх ціна, кількість та сума, через кого отримуються цінності, дата і номер довіреності підприємства-покупця. Дозвіл на відпуск підписує уповноважена особа підприємства та головний бухгалтер. Перший примірник накладної отримує підприємство-одержувач товарно-матеріальних цінностей, за яким здійснює їх оприбуткування, другий — зали-гається на складі підприємства-постачальника як підтвердження факту відванта-ження цінностей, третій — залишається на пропускному пункті підприємства-постачальника для контролю за вивезенням матеріальних цінностей з підприємства. Товарно-транспортна накладна використовується при перевезенні матеріальних цінностей вантажним автотранспортом. У ній відображають перелік усіх матеріальних цінностей, що підлягають перевезенню на даному автомобілі, та наводять їх характеристики. За неможливості переліку в товарно-транспортній накладній усієї юменклатури запасів, що будуть перевозитись, до неї додається товарна накладна, накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № 11), накладна на відпуск матеріалів (форма М-20), сертифікат. Відвантаження матеріалів покупцям здійснюється на підставі їх довіреностей (форма № М-2).

Для зіставлення фактичної наявності матеріалів на складі з їх залишками за да-тами обліку на підприємстві періодично проводиться інвентаризація запасів. Поря-док проведення інвентаризації визначається Інструкцією з інвентаризації №69. Для фактичного відображення матеріальних цінностей, виявлених під час інвентариза-ції, використовується інвентаризаційний опис (форма № М-21).

З усіма працівниками, діяльність яких безпосередньо пов'язана зі зберіганням, обробкою, відпуском (продажем) матеріальних цінностей, укладаються договір повної матеріальної відповідальності. Договори можуть бути укладені лише з особами, що досягли віку 18 років. У договорі визначаються зобов'язання працівника щодо забезпечення збереження матеріальних цінностей підприємства, необхідність ведення їх обліку та складання звітності про залишки матеріальних цінностей, приймання участі в їх інвентаризації.

При цьому за договором адміністрація зобов'язується створити умови, необхідні для збереження матеріальних цінностей та роботи з ними, забезпечити відповідною нормативно-довідкової літературою.

Працівник здійснює відшкодування за нестачі і втрати матеріальних цінностей лише за умови, що вони стались з його вини у розмірах, передбачених чинним за-конодавством.

Хочу зазначити, що з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом підприємства встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання документів від інших підприємств та організацій, дата прийняття їх до обліку, дата передачі в обробку та до архіву.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням послідовності, взає-мозв’язку і термінів виконання робіт. Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, якими оформлюються господарські операції за їх участю, за графіком документообороту. Кожному виконавцю видається витяг із графіка, в якому наводяться перелік первинних документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, до яких передаються ці документи. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку і внесені до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, оправляються і передаються до архіву.

Документи, створені із застосуванням засобів обчислювальної техніки на електронних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку у порядку, визначеному Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88. Зберігання документів про господарські операції із запасами здійснюється відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» і