Матеріали, що проводять на склад, ретельно перевіряють встановлюють відповідальність їх якості, кількості, асортименту, умовами поставок і супровідними документами. Якщо не виявлено розходження, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування. Прибуткового ордера. У першому разі на одному примірнику документа (постачальника), який підписує матеріально відповідально особа, ставлять штампи прийому, у другому – оформляють прибутковий ордер (ф. М-4). Прибуткові ордери використовуються для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки.

У випадках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають „Акт про приймання матеріалів” (форма ММ7).

Акт складається комісією, яка призначається керівником підприємства і до якої входять завідуючий складом, представник відділу постачання (або відповідальна особа) та ін. У цій комісії обов’язково є участь представника, а за його відсутності – представника іншої незацікавленої організації. Акт складається у двох примірниках. Цей Акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.

При одержанні вантажів із залізничної станції експедитор повинен перевірити відповідальність кількості місць, що надходять, і знаків маркування на них з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домогтися вибіркової перевірки маси і стану прибулих матеріалів.

Якщо при прийманні вантажу буде встановлено розходження з даними, зазначеними у транспортних документах, або виникнуть питання щодо цілісності вантажу, складають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.

Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі Товарно-транспортної накладної, одержаної від вантажовідправника.

У разі находження вантажу на склад без документів відділ постачальника виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

При дрібних купівлях матеріалів готівкою підзвітною особа зобов’язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.

Необхідно щоденно одержувати в банку рахунки-фактури ф. №868 перевірити їх відповідність надходження матеріальних цінностей на склад підприємства (відділ постачання) і контролювати своєчасність їх оплати.

На практиці трапляються випадки, коли виробничі запаси надходять до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають невідфактурованими.

У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує Наказ про прийняття вантажів без документів до складу. Завідуючий складом подає накази бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

На склади також можуть надходити запаси із своїх цехів, їх оприбутковують за допомогою накладної. Накладна складається матеріально відповідальною особою складу (цеху), що здав цінності, у двох примірниках, один з яких слугує складу, що здав матеріальні цінності, підставою для списування цінностей, а другий – складу (цеху) для оприбуткування цінностей.

Накладна на повернення із цеху на склад матеріалів, не використовуваних у виробництві, виписується тільки в тому разі, якщо ці матеріали були відпущені не за лімітно-забірною карткою, оскільки у ній передбачено облік повернення матеріалів, відпущених у виробництво.

Відпуск сировини і матеріалів у виробництво – це відпуск їх безпосередньо для виготовлення продукції, а також на ремонтні та господарські потреби.

Матеріали у виробництво повинні відпускатися відповідно до лімітів, встановлених на підставі норм витрат запасів на одиницю виробу, а також плану випуску продукції на місяць.

Основними документами, що відображаються відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-забірні картки (Т.ф. М-8), накладні вимоги.

Накладні вимоги являють собою єдність розпорядчого і виправдного документів і використовуються для одноразового відпуску матеріалів. Відпуск матеріалів, що повторюються, можна оформити лімітно-забірними картками, що об’єднують у собі розпорядчий документ, який містить ліміт відпуску, й накопичувальний виправдний документ, що підтверджує багаторазовий відпуск матеріалів зі складу в рахунок ліміту.

Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є помітно-збірні картки (ф. М-8), накладні вимоги.

Відпуск матеріалів на строку здійснюється на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства. Відпуск матеріалів стороннім підприємством оформлюють накладними на відпуск матеріалів на сторону.

Лімітно-забірні картки заповнюються планово-виробничим відділом напередодні одержання матеріалу (місяця) і візуються відділом постачання. Використовують також лімітно-забірні картки типової форми № М-28 і №М-28 а.

Лімітно-забірні картки виписують у двох примірниках: один до початку місяця передається цеху-споживачу, другий – складу.

Завідуючий складом робить відмітку про кількість відпущеного матеріалу в обох примірниках лімітно-забірної картки і визначає залишок (сальдо) не використовуваного ліміту. Факт відпуску підтверджується двома підписами: завідуючого складом і одержувача матеріалів.

По закінчені місяця або використання ліміту лімітно-забірні картки здають до бухгалтерії.

Відпуск матеріалів на сторону виконується на підставі договорів нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства.

Відпуск, як і надходження матеріалів оформлюють також товарно-транспортною накладною (за потребою).

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад оформлюють також накладною вимогою типової форми № М 11, як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів.

Здійснюються облік матеріалів на складі з допомогою карток за формою № М-12. Картки складського обліку матеріалів відкриваються в бухгалтерії й віддаються під розписку у реєстрі, де вказується дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Записи в картках (у кількісному виразі) ведуть матеріально-відповідальні особи (завідуючі складами, комірники) на підставі первинних документів, що підтверджують рух матеріалів і складаються у день здійснення операцій.

Сортовий