Складський облік матеріалів є важливим фактором контролю за зберіганням матеріальних цінностей підприємства. Організують складський облік за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організують за партіями надходження матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер, що дублюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера означають номер рахунка і субрахунку, наступні дві – номер групи, а інші – порядковий номер матеріальних цінностей у групі. За цими номерами організують і бухгалтерський обік матеріальних цінностей, що дає змогу проводити кількісну звірку даних оперативного складського й аналітичного бухгалтерського обліку.

Завідуючий складом (комірник) щоденно записує до складської картотеки (чи книги) всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу.

Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номера.

Записи в регістрах сортового обліку з лімітних карт потрібно робити після кожної операції, занесеної в картку. Якщо кількість лімітних карт невелика, то можна записувати у сортових картках загальні підсумки за тиждень, декаду або місяць. При цьому самі картки слід зберігати разом з відповідними картками складського обліку. Підрахований залишок після кожної реєстрації первинного документа зіставляється з нормою запасу. Це дає можливість одержати важливу інформацію про стан виробничих запасів та замовляти необхідні матеріальні ресурси.

Реєстром приймання-здавання документів типової форми № М-13, який оформляється матеріально відповідальною особою. У Реєстрі вказують кількість документів їх номери, групи матеріалів, до яких вони належать. За погодженням матеріально відповідальної особи допускається здавання первинних документів і без оформлення Реєстру. Підтвердженням здавання-приймання документів у таких випадках є підпис працівника бухгалтерії по кожній операції у картах складського обліку про перевірку записів.

Лімітно-забірні картки після використання ліміту здають складом до бухгалтерії негайно, а наприкінці місяця повинні здаватися всі лімітні картки. Здавання документів до бухгалтерії потрібно для подальшої їх обробки тобто ведення бухгалтерського обліку матеріалів. Облік матеріалів у бухгалтерського обліку матеріалів. Облік матеріалів у бухгалтерії ведуть не тільки в натуральному, а і в грошовому виразі.

На підприємстві ВАТ ВТШП „Галичина” надходження запасів оформляється прибутковою накладною або актом про приймання матеріалів на підставі супровідних документів (накладних, видаткових накладних, товарно-транспортних накладних рахунків).

Прибуткова накладна застосовується обліку матеріалів, що надійшли від постачальників.

Акт про приймання матеріалів складається при прийманні матеріалів, що прибули без документів, а також при прийманні матеріальних цінностей, що мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника.

Для оформлення вибуття запасів використовують такі первинні документи:

накладна, яка є підставою для списання виробничих запасів підприємства, що здійснило їх відпуск;

лімітно-забірна картка (форма М-9) яка використовуються при виготовленні продукції;

накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11), яка застосовується для оформлення відпуску матеріалів усередині підприємства.

Згідно наказу „Про облікову політику підприємства” на даному підприємстві використовують журнально-ордерну форму обліку. Записи в накопичувальних регістрах виконують по показниках, необхідних для управління і контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, а також для складання періодичної та річної бухгалтерської звітності. Основними регістрами обліку є журнали-ордери, що ведуться по кредиту синтетичних рахунків і дебету кореспондуючих рахунків. Використовують також регістри аналітичного обліку – відомості, таблиці, книги і картки. Для обліку виробничих запасів використовують журнал-ордер №5 і відомість №5.

Таблиця 2.1.

Первинні документи з обліку виробничих запасів

Форма документу | Назва документу | Призначення документу

1 | 2 | 3

М-1 | Журнал облік вантажів, що надійшли | Застосовується для реєстрації транспортних документів пов’язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства

М-2 | Довіреність | Призначена для підтвердження права окремої посадової особи виступати довіреною особою п-ва при отриманні запасів

М-2 а | Акт списання бланків довіреностей | Призначені для списання використаних бланків довіреностей

М-3 | Журнал реєстрацій довіреностей | Призначений для реєстрації виданих довіреностей та розписки в їх отриманні

М-4 | Прибутковий ордер | Викор. на складі, заповнюється в день надходження запасів при відсутності розбіжностей з документами постан., при оприбуткуванні запасів, отриманих з переробки

М-7 | Акт про приймання матеріалів | Застос. при прийнятті запасів, якщо є розбіжності з документами постач, або коли виробничі запаси надійшли без документів. Викор. для обліку надходж. запасів і виправлення листа-претензій постачальнику

М-8,9,

28, 28 а | Лімітно-забірна картка | Викор. для систематичного відпуску у виробництво лімітованих матер., а також ждя поточного контролю за дотриманнями встановлених лімітів їх відпуску. Зазнач. Місячний ліміт відпуску певному цеху

М-10 | Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матер. | Заповн. при разовому відпуску запасів для виробничих та господарських потреб

М-11 | Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів | Використовують для разового відпуску запасів всередині підприємства

М-12 | Картка № складського обліку матер. | Використовують для обліку виробничих запасів на складі.

М-14 | Відомість обліку залишків матер. на складі | Використовується для взаємозв’язку складського та бухгалтерського обліку

М-16 | Матеріальний ярлик | Використовується для позначення одиниць запасів

М-18 | Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матер. від встановлених норм запасу | Складається завскладом у разі виявлення відхилень фактичного залишку, виробничих запасів від встан. норм

М-19 | Матер. звіт | Склад МВО і передається до бухгалтера, відображає рух запасів на складі за певний період

М-26 | Довіреність (бланк суворого обліку) | Призначена для підтвердження права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів

63 | Рахунок-фактура | Викор. для розрахунків між постач. та покупцями за відвантажені (відпущені) товари

1-ТН