бухгалтерського обліку комп’ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижча можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду;
Комп’ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інвентарю забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходить до адміністрації регулярно при комп’ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп’ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку;
Комп’ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування необов’язково документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.
На сучасний момент існує досить велика кількість універсальних комплексів ведення бухгалтерського обліку, що призначені для ведення всього бухгалтерського обліку, як на малих так і на великих підприємствах (наприклад – 1С: Бухгалтерія).
Програма 1С:Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.
Є чотири режими роботи програми:
- 1С: Підприємство;
- Конфігуратор;
- Відладчик;
- Монітор
Закладка «Показати при запуску» відображає помічник заповнення констант. Помічник заповнення констант відкривається перший раз при запуску системи. Щоб повторно запустити помічник потрібно: меню Допомога - помічник заповнення констант.
Параметри, які вибираються по замовчуванню:
назва організації;
постачальник;
вид НДС;
одиниця вимірювання;
вид діяльності;
приватна особа;
стаття валових доходів.
Путівник по конфігурації дозволяє більш докладно ознайомитися із програмою 1С, з вводом даних, з обробкою даних, з формуванням звітності.
Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.
Журнал проводок призначений для зберігання і відображення усіх бухгалтерських проводок, що заносяться в програму. Бухгалтер, безпосередньо, з журналом проводок не працює, а вся інформація заноситься в журнал операцій.
Щоб викликати журнал операцій можна за допомогою меню Операції – Журнал операцій або за допомогою піктограми на робочому столі. Журнал операцій відкриває діалогове вікно, яке складається з двох частин: перша частина – верхня, відображає операцію, а нижня частина відображає проводки по даній операції. Нижня частина складається з двох частин:
заголовна частина;
таблична частина.
В заголовній частині задається дата операції, сума, короткий зміст. В табличній частині – дебет, субконто дебету, субконто кредиту, валюта, кількість, сума, короткий зміст, організація, номер журналу. Номер операції програма присвоює самостійно.
Для того, щоб в програмі створити нову операцію потрібно відкрити журнал операцій – меню Дії – нова операція.
Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):
план рахунків;
список видів об'єктів аналітичного обліку;
списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);
констант;
валюта;
рахунки нашої фірми;
грошові рахунки
У програмі 1С: Бухгалтерія існує довідник «Коректні проводки». Він призначений для контролю правильності заповнення операцій бухгалтерського обліку. Якщо програма виявляє що у списку конкретних проводок відсутня проводка, на екрані висвічується повідомлення «проводка не коректна» і запит «чи занести її в список коректних проводок чи ні».
Довідник «Коректні проводки» можна редагувати, для цього його необхідно викликати за допомогою меню Операції і ввести зміни у діалоговому вікні, яке з’явиться у верхній частині вікна. В даний довідник можна заносити коментарії по проводках.
Іноді декілька проводок необхідно сформувати в одну операцію, яка використовується дуже часто. Для цього в програмі 1С: Бухгалтерія використовують Інструмент – Типові операції.
При створенні нової типової операції відкривається діалогове вікно, що буде відображати операцію і проводки. Для того, щоб створити нову типову операцію потрібно спочатку занести назву типової операції в довідник Типові операції, а потім її редагувати.
На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежені двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).
Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:
зведені проводки;
оборотно-сальдову відомість;
оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;
картка рахунку;
картка рахунку по одному об'єкті аналітичного обліку;
аналіз рахунку (аналог головної книги);
аналіз рахунку по датах;
аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;
аналіз об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;
картка об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;
журнальний ордер.
У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму можуть бути реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.
Крім того програма має функцію збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.
Головне призначення архівної копії - підстрахування від втрати інформації через поломку комп'ютера, перепадів напруги в електромережі, вірусів. Архівну копію рекомендується зберігати щодня, якщо в цей день програма відкривалася, чи після введення даних у великих обсягах. Має сенс тримати два варіанти архівної копії: останній і передостанній.
Програма може бути
