Інструменти (пристрої), які вийшли з ладу та стали непридатними, списуються за актом форми № МШ-5 «Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні». Не придатні інструменти обмінюють на придатні на тих підрозділах, на яких облік ведеться за методом обмінного (оборотного) фонду. Акт складається в одному примірнику комісією цеху на підставі разових актів вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів форми № МШ-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів».

Ця комісія визначає непридатність інструментів для подальшого використання, неможливість і неефективність проведення ремонту. Не придатний інструмент по акту здається до комори для утилізації. Акт пред’являють до інструментального складу, який видає ПТО, цеху інструменти того ж найменування, марки і розміру згідно з цим актом без виписки вимог і лімітних карток. Після видачі складом інструментів акт передається до бухгалтерії виробничо-технологічного підрозділу, де проводиться списання інструментів (пристроїв) зі складу без відображення їх руху по роздавальних коморах виробничих цехів та ПТО. Виданий складом інструмент у порядку обміну за актами у картці обліку роздавальних комор не відображається.

Списання морально застарілих, зношених і не придатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу й інших малоцінних та швидкозношуваних предметів оформлюється актом на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів форми № МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів».

Акт складається в одному примірнику комісією на підставі актів вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів форми № МШ-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів».

Після здачі списаних предметів у комору для утилізації акт із розпискою комірника здається до бухгалтерії.

На різні види малоцінних та швидкозношуваних предметів акти на списання складаються окремо.

Інвентар, постільні приналежності, які прийшли в непридатність внаслідок зносу або за інших причин, списуються за актом форми № МШ-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів», що складається в одному екземплярі постійно діючою комісією, склад якої призначається наказом начальника виробничо-технологічного підрозділу. В акті вказується найменування та кількість предметів, які списуються, та вартість корисних відходів – брухту та утилю. Для оприбуткування брухту (утилю) виписуються накладні, номери яких відмічаються в акті. Не придатні для використання предмети здаються до комори для утилізації.

При встановленні строків корисного використання постільних речей для пасажирських вагонів слід керуватися строками, визначеними в «Інструкції про термін служби та порядок списання окремих предметів постільних речей та м’якого з ємного інвентарю пасажирських вагонів», затвердженої наказом Міністерства транспорту України від 20.11.2001 № 804.

Одержані при ліквідації брухт, паливо, запасні частини, ганчір'я тощо оприбутковуються за ціною, яку встановлює комісія, у разі можливого їх використання.

Залишки, одержані від ліквідації, здають на склад за накладною. Залишки, оцінені за встановленими цінами, оприбутковуються як допоміжні матеріали або запасні частини на рахунки:

на вартість відходів від предметів, що стали непридатними за ціною можливого їх використання або реалізації:

Дебет рахунка «Сировина і матеріали» (або іншого рахунка виробничих запасів)

Кредит рахунка «Інші доходи від звичайної діяльності».

У деяких випадках можливе повернення малоцінних та дорогоцінних швидкозношуваних предметів з експлуатації на склад.

При цьому за субрахунком «Малоцінні і швидкозношувані предмети» має бути відкритий субрахунок другого порядку: «Малоцінні і швидкозношувані предмети на складі, що були в експлуатації».

Повернення МШП з експлуатації на склад оформляється накладною. У разі такого повернення предметів, за якими було вже нараховано 100 % зносу (амортизації), вони оприбутковуються повною ціною бухгалтерським проведенням:

Дебет субрахунка «Малоцінні і швидкозношувані предмети на складі», субрахунок другого порядку «Які були в експлуатації»

Кредит рахунка «Затрати на виробництво»

Кредит рахунка «Адміністративні затрати»

Кредит рахунка «Загальновиробничі витрати»

Кредит рахунка «Затрати на збут» (або інші рахунки, на які раніше було списано вартість таких предметів).

Особливості обліку окремих видів малоцінних і швидкозношуваних предметів на підприємствах у міжсезонний (ремонтний) період полягають у тому, що серед цих предметів найбільшу частку становлять інструменти й пристрої загального та спеціального користування. У цей період експлуатовані інструменти й пристрої перебувають у постійному русі: частину їх видають робітникам у постійне користування на більш чи менш тривалий час, інші - через певний час збирають для перевірки і незабаром повертають знову (вимірювальні інструменти), а деякі відпускають на короткий час (кілька годин, зміну).

Облік видачі інструментів на робочі місця ведуть по-різному. Інструменти й пристрої, що перебувають у тривалому користуванні робітника, при видачі відображають у його особистій інструментальній картці-книзі. Видаючи інструменти на короткий час, застосовують спеціальні металеві жетони-марки без облікових записів у документах або реєстрах.

На відміну від інструментів і пристроїв господарський інвентар, спецодяг І постільні приналежності при передачі в експлуатацію зберігаються у приміщеннях, де використовуються. Облік інвентарю ведеться за місцями використання та матеріально відповідальними особами в описах, що відкриваються на рік. На спецодяг, виданий робітникам, заводять особисті картки, у яких відображають кожний факт одержання робітниками предметів, строки їх служби та вибуття.

Відпуск інструментів в експлуатацію здійснюється на підставі вимог цехів або фізичних осіб. Бухгалтерія ці вимоги вносить до групувальних відомостей з метою синтетичного обліку.

Вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації