Крім того, бюджетних установах за необхідності можуть використовуватися відомчі (галузеві) форми первинних документів з обліку МШП та форми документів і регістрів, затверджені ДКУ, такі як «Журнал реєстрації битого посуду» т.ф. №3-10.

У процесі документування руху малоцінних та швидкозношуваних предметів, як і інших об’єктів, розрізняють документи оперативного і бухгалтерського обліку. До перших належать документи, що відображають передачу зазначених предметів у ремонт, поповнення їх запасу в роздавальних коморах, видачу предметів робітника у тимчасове користування та повернення.

Це, перш за все, документи типових форм №МШ-1, МШ-2, МШ-3, МШ-6 та МШ-7. Складають їх, як правило, керівники підрозділів, комірники для оперативного контролю за збереження, рухом, станом і використанням малоцінних та швидкозношуваних предметів.

До документів бухгалтерського обліку зараховуються документи, якими оформляється відпуск предметів у виробництво зі зміною матеріально відповідальної особи, їх списання та ін.., тобто ті первинні документи, які є підставою для здійснення записів на рахунках. Це можуть бути забірні картки (т.ф. №3-5), накладна-вимога (т.ф. №3-3), акти на вибуття і списання МШП (т.ф. № МШ-4, МШ-5, МШ-8).

Форма №Мш-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення поломки та втрати МШП. Складається на одного або декількох робітників. Якщо поломка сталася з вини робітника, то акт ф. №МШ-4 складається у двох примірниках. Один з яких передається до бухгалтерії для стягнення у встановленому порядку з робітника вартості поламаного, зіпсованого чи втраченого предмета. Другий примірник ф. №МШ-4 залишається в цеху і є підставою для списання МШП.

Форма №МШ-5 «Акт списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні» застосовується на тих підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного обмінного фонду. Складається на підставі актів вибуття (ф. №МШ-4) і подається до центрального складу, звідки видаються до цеху інструменти (пристрої) того ж найменування, марки та розміру без додаткової виписки накладних вимог або забірних карток. Зі складу акт ф. №МШ-5 передається до бухгалтерії, де на його підставі проводиться списання інструментів зі складу на витрати (без відображення їх внутрішнього переміщення зі складу в експлуатацію).

Форма №МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів після закінчення строку носіння, інших МШП і здавання їх в комору для утилю. Акт ф. №МШ-8 складається на підставі разових актів вибуття (ф. №МШ-4). На різні види МШП акти на списання (ф. №МШ-8) складаються окремо. Після задавання списаних предметів до комори для утилю акт з розпискою комірника передається до бухгалтерії, де на його підставі здійснюють відповідні записи на рахунках.

Наказом ДКУ від 18.12.2000р. №130 затверджено форму «акту списання» (т.ф. №3-2), який бажано використовувати для списання матеріальних цінностей, у т.ч. і МШП, що зробилися непридатними. Складає цей акт комісія, призначена наказом по установі. При складанні «Акту списання» (т.ф. №3-2) акт ф. №МШ-8 не застосовують.

Особливістю обліку МШП в бюджетних установах є те, що їхня вартість при передачі зі складу в експлуатацію не списується з балансу, а залишається в обліку до повного використання, тобто до часу втрати придатності. Крім того, на вартість МШП, що надійшли в установу, створюють фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах за видами з одночасним відображенням фактичних видатків на придбання.

Основні господарські операції з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів у бюджетних установах відображають на рахунках такими записами (табл. 6.4).

На підставі наведених господарських операцій складається «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення мало-цінних і швидкозношуваних предметів — Меморіальний ордер № 10», т. ф. № 439 (бюджет), підсумки якого переносяться до книги Журнал-головна.

Таблиця 6.4.

Бухгалтерські проведення з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

Зміст господарської операції | Кореспондуючі субрахунки

Дт | Кт

1 | 2 | 3

1.Оприбутковано МЛШ, виготовлені у власні майстерні:

надходження МШП на склад готових виробів

передача МШП для власного використання

відображаються другим записом фактичні видатки та створюється фонд у МШП |

241

221

801, 802 |

821

241

411

2. Одержано МШП від постачальника:

придбані за кошти загального фонду:

на купівельна вартість (без ПДВ)

на суму ПДВ

одночасно другий запис на вартість без ПДВ

придбані за кошти спеціального фонду:

на купівельну вартість (без ПДВ)

на суму ПДВ, включену в податковий кредит

на суму ПДВ, не включену в податковий кредит

одночасно другий запис на вартість без ПДВ |

221

801, 802

801, 802

221

641

811-813

811-813 |

364, 675

364, 675

411

364, 675

364, 675

364, 675

411

3. Оприбутковано надлишки МШП, виявлені при інвентаризації; одержані безоплатно МШП від спонсорів, як гуманітарна допомога. | 221 | 411

4. Списано МШП, що вибули з різних причин:

на облікову вартість

на вартість одержаних матеріалів від ліквідації МШП, залишених для господарських потреб установи

на вартість одержаних матеріалів, яка підлягає зарахуванню в доход бюджету |

411

231, 234

235, 238,

239

231, 234 |

221

681, 701,

702, 711,

712, 713,

642

5. Видача МШП зі складу в експлуатацію

вартістю до 10грн за одиницю (комплект)

вартістю понад 10грн за одиницю (комплект) | 411

221/2 | 221/1

221/1

6. Реалізація надлишків МШП:

придбаних за кошти загального фонду:

на облікову вартість

на суму виручки від реалізації

придбаних за кошти спеціального фонду:

на облікову вартість

на суму виручки без ПДВ

на суму ПДВ |

411

3113, 323,

364, 675

411

313, 323,

364, 675

313, 323,

364, 675 |

221

711

221

711

641

7. Списання недостач МШП, виявлених при інвентаризації

на облікову вартістю

на вартістю стягнення з вищих осіб (якщо такі виявлені) | 411

363 | 221

642

2.6. Облік доходів і видатків спеціального фонду

Бюджетні установи в процесі своєї статутної діяльності можуть отримувати кошти не лише з державного або місцевих бюджетів, а й з інших джерел. Такі кошти прийнято називати позабюджетними.

Починаючи з