2.7. Організація обліку в умовах АРМ бухгалтера

Управління житлово-комунального господарства веде ручний спосіб ведення бухгалтерського обліку. Для покращення роботи бухгалтерського відділу керівництво планує в 2005р. запроваджувати автоматизований бухгалтерський облік і планує закупити інформаційну програму «Парус підприємство» для бюджетних установ.

Програма "Парус-Предприятие 7.11" є комплексною програмою автоматизації бухгалтерського обліку підприємств малого і середнього бізнесу. Після встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідно до умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити План рахунків, номенклатуру запасів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в обліку».

Програма складається з функціонально відокремлених модулів: "Администратор". "Бухгалтерия", ''Реализация и склад", кожен з яких містить один або декілька додатків, тобто програм, що працюють в ОС MS Windows.

Модуль "Администратор" призначений для використання головним бухгалтером або програмістом. Даний модуль дозволяє виконувати ряд наступних функцій:–

управління базами даних (створення баз даних, їх оновлення та перетворення, створення резервних копій, відновлення цілісності, встановлення загальнопрограмних параметрів тощо);–

контроль за діями користувачів (реєстрація користувачів програми, розподіл прав доступу користувачів до розділів інформації та функцій програми);–

виходу з нештатних ситуацій, пов'язаних як зі збоями в роботі обладнання, так і з помилками персоналу.

Модуль "Реализация и склад" є самостійним програмним компонентом. Цей модуль може використовуватись і без програми бухгалтерського обліку, однак повною мірою його переваги реалізуються при роботі разом з бухгалтерським модулем на одній базі даних. Саме в цьому випадку вся необхідна інформація з модуля "Реализация и склад" одразу надходить в бухгалтерський модуль, обробляється там і повертається у вигляді готових документів. Характерна особливість модуля полягає у використанні механізму особових рахунків контрагентів, що передбачає відкриття для кожного контрагента (покупця, постачальника) особового рахунку (одного, або декількох), на якому ведеться облік фінансових (вхідні і вихідні платіжні доручення, касові ордери) і товарних (відпуску повернення, поставка товарів та послуг) взаєморозрахунків з контрагентами. Це дає можливість індивідуального підходу до кожного клієнта, миттєвого отримання інформації про взаєморозрахунки з ним, проведення взаємозаліків, зручної обробки оплати одним платіжним дорученням по декількох операціях.

Модуль "Бухгалтерия" призначений для ведення обліку господарських операцій, роботи з первинними документами та для складання бухгалтерської звітності. Водночас в програмі "Парус-Предприятие 7.11" даний модуль є об'єднуючою ланкою для всіх інших функціональних модулів, що дозволяє програмі працювати злагоджено та органічно. Він дозволяє вести бухгалтерський облік, використовуючи кілька планів рахунків паралельно, вести кількісний та валютний облік, а також використовувати різні розрізи аналітики при веденні аналітичного обліку.

В процесі встановлення програми користувачем здійснюється самостійний вибір модулів для встановлення.

В цілому охарактеризувати програму можна використовуючи певні класифікаційні ознаки (табл. 4.5).

Таблиця 4.5.

Характеристика програми "Парус-Предприятие 7.11"

№ з/п |

Класифікаційна ознака |

Характеристика ознак

1 | Клас програми | Комплекс пов’язаних АРМ

2 | Призначення | Програма для ведення бухгалтерського обліку

3 |

Група споживачів | Бухгалтерія, в якій здійснено чітким розподіл функцій між працівниками

4 |

Об'єкт обліку | Малі та середні за розмірами підприємства різних галузей діяльності

5 | Спосіб реалізації | Перевага надається введенню операції! за шаблонами

6 | Комплексність | Комплекс пов'язаних АРМ

Інформація, яка вводиться в програму, надходить в базу даних, що є єдиною для всіх модулів програми. База даних може знаходитись на жорсткому диску комп'ютера, або на жорсткому диску окремого комп'ютера в мережі за умови користування програмою кількома користувачами у мережі.

Робоче середовище та його налагодження. Як і в інших програмах, в програмі «Парус Предприятие 7.11» налагодження робочого середовища складається з налагодження облікових параметрів і налагодження інтерфейсу. Однак необхідно також налагодити робоче місце.

Робоче місце в програмі - конкретний модуль програми, встановлений на конкретному комп'ютері.

В робочому вікні програми верхній рядок відведений під заголовок програми із зазначенням модуля програми та місця знаходження інформаційної бази підприємства.

Головне меню програми (другий рядок екрану)- містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню є назвою групи режимів або функцій програми. В наступному рядку зазначаються піктограми відповідних пунктів меню, призначених для швидкого виконання певних дій в програмі - панель інструментів. В нижньому рядку програми (рядку стану) зазначається час виконання операцій та документ, з яким працює користувач.

При роботі з обліковими регістрами або словниками на екрані з'являється вікно, що містить три складові: 1) дерево каталогів; 2) "материнську" таблицю; 3) "дочірню" таблицю.

Головне вікно розділу може містити всі або лише частину із зображених на рисунку елементів. Як мінімум, воно містить таблицю зі списком записів. В головних вікнах деяких розділів є друга ("дочірня") таблиця, де виводиться список записів, пов'язаних з поточним рядком із першої ("материнської") таблиці. Можуть бути і розділи з кількома "дочірніми" таблицями (вони розміщуються на закладках, нижче "материнської" таблиці). Записи в головній (або єдиній) таблиці можуть бути об'єднані в каталоги, які, в свою чергу, також можуть бути об'єднані в інші каталоги. У цьому випадку головне вікно розділу містить дерево каталогів. Дерево каталогів є не у всіх розділах. Користувач має право змінювати зовнішній вигляд головного вікна розділу, співвідношення розмірів його окремих елементів, розмір і порядок розміщення стовпчиків в таблицях.

В програмі використовується два типи вікон: "список" та "форма редагування".

Вікна типу "список" використовуються в тих випадках, коли, працюючи з одним розділом програми, необхідно отримати або відобразити дані з іншого розділу. Вікна цього типу завжди мають одну або декілька таблиць і в деяких