Якщо документ був сформований або зареєстрований в певному розділі програми, його обробка значною мірою автоматизована. На основі такого документу за попередньо заданим правилом формується запис в журналі обліку господарських операцій.

Якщо документ не був зареєстрований в програмі і зберігається лише на папері, господарська операція формується вручну. Програмна програма пропонує різні способи для полегшення цього процесу. Так, наприклад, можна користуватися спеціально запропонованими зразками або обирати за зразок вже зареєстровану подібну господарську операцію.

Регістри документів, що використовуються в програмі, за зовнішнім виглядом нагадують облікові регістри. Інформація з документів може бути перенесена до журналу реєстрації господарських операцій, хоча цього можна і не робити, оскільки реєстрація документу в електронному вигляді не є обов'язковою. Наприклад, платіжний документ, що надійшов від іншого підприємства, можна не вводити в програму в електронному вигляді, а лише використати для введення тільки ту інформацію, яка є необхідною для правильного ведення бухгалтерського обліку. Інформацію можна вводити відразу в журнал реєстрації господарських операцій.

Для використання журналу реєстрації господарських операцій необхідно виконати дії:

"Учет " - "Хозяйственные операции". Головне вікно розділу "Хозяйственные операции" має дві таблиці. В одній наводиться список господарських операцій, в іншій - список проводок господарської операції, вибраної в першому списку.

При реєстрації нової господарської операції є можливість послідовно створити господарську операцію у верхній таблиці, задавши при цьому характеристики заголовку операції, а потім зареєструвати в нижній таблиці всі проводки. Але методично правильніше поступити дещо інакше. У формі, яка з'являється при реєстрації господарських операцій, є закладка "Проводки", на цій закладці є список проводок, аналогічний розташованому в нижній частині головного вікна розділу "Хозяйственные операции". Використовуючи цей. список, можна задати (або відкоригувати) необхідні проводки.

Сума господарських операцій не вводиться користувачем, а розраховується автоматично. Якщо проводка одна, то сума в заголовку збігається з сумою єдиної проводки. Якщо ж в господарській операції декілька проводок, як суму в заголовку господарської операції, програма використовує максимальну суму обороту по дебету або по кредиту одного з рахунків, який приймає участь в проводках. '

Так, наприклад, господарська операція має дві проводки, перша з яких відображає надходження грошових коштів в касу від покупців за відвантажені товари, а друга - виділення ПДВ із отриманої суми:

Д-т |

К-т |

Сума, грн.

301 |

702 |

1800

702 |

641 |

300

Максимальна сума обороту та, відповідно, сума в заголовку господарської операції, - 1800 гривень.

Після закінчення звітного періоду, на основі даних господарських операцій і реєстру залишків по рахункам відбувається розрахунок кінцевих залишків. Ці залишки можна відкоригувати вручну, однак необхідність в цьому виникає лише тоді, коли необхідно виправити складні помилки або здійснити нестандартні бухгалтерські операції. Потім ці залишки, але вже як початкові, переносяться на початок наступного звітного періоду. Початкові залишки на початку роботи програми вводяться в програму вручну.

Програмою передбачено для ведення початкових залишків використовувати спеціальний документ, в якому зазначається дата, на яку вводяться залишки по конкретних синтетичних рахунках. Для мультивалютних рахунків залишки задаються окремим рядком для кожного виду валюти (крім валютних залишків). По кожній валюті вказується сума в базовій валюті, еквівалентна залишкам в іноземній валюті. Таким чином, залишки по одному синтетичному рахунку можуть задаватися кількома рядками.

Для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, кожен рядок залишків по синтетичному рахунку може бути доповнений кількома рядками залишків по аналітичних рахунках. Можна задавати залишки не лише по зареєстрованих аналітичних рахунках, але й по "пустому" (тобто без номера) аналітичному рахунку, але лише для тих синтетичних рахунків, для яких в Плані рахунків зареєстрований хоча б один аналітичний рахунок. Якщо синтетичний рахунок не має жодного аналітичного рахунку, то і залишки по аналітичних рахунках для такого синтетичного рахунку задавати не можна.

Для введення залишків по рахункам потрібно виконати наступні команди: "Учет"- "Остатки средств по счетам".

У вікні, що відкрилося за допомогою команди додавання нового запису, вводяться залишки по рахунках бухгалтерського обліку, причому можна вводити залишки як для синтетичних, так і для аналітичних рахунків.

При введенні залишків по рахунках з типовою формою обліку, для яких формується залишок розгорнутого типу ("Поставщики", "Покупатели", "Подотчетные лица", "Дебиторы/кредиторы") вводиться дебетова і кредитова сума залишку.

Введення залишків по аналітичних рахунках відбувається за допомогою окремих документів:–

по запасах використовується документ "Остатки материальных ценностей",–

по розрахунках - "Дебиторская/Кредиторская задолженность".

При реєстрації залишків основних засобів, на відміну від інших запасів, слід враховувати специфіку їх обліку, пов'язану з веденням інвентарної картотеки. В першу чергу дані по основних засобах заносяться до інвентарної картотеки, а потім виконується операція формування залишків за даними інвентарної картотеки. Це дозволяє уникнути неузгодженості даних, занесених в розділи "Остатки" і "Инвентарная картотека". Оприбуткування деякої кількості запасів чи основних засобів має бути відображено в двох облікових регістрах: в картотеці і журналі обліку господарських операцій. В картотеці при цьому коригується значення сум і кількості запасів чи необоротних актинії;, які обліковуються в картці. Якщо активи реєструються як залишки на певну дату, то достатньо провести оприбуткування без створення господарської операції.

Залишки дебіторської (кредиторської) заборгованості задаються у вигляді списку відомостей. Кожна відомість містить інформацію про дебіторську (кредиторську) заборгованість одного контрагента по одному синтетичному рахунку на підставі документу (договору, угоди, контракту тощо) на дату початку деякого звітного періоду (місяця). Відомості створюються по рахунках, які мають типові