Сума, що підлягає відшкодуванню, визначається згідно з вимогами Порядку оцінки збитку від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116 (з доповненнями, внесеними постановами
Кабінету Міністрів України від 27.08.96 № 1009, від 20.01.97 №34, від 15.02.97 № 1402). Згідно з цим Порядком розмір збитку від недостачі основних засобів визначається виходячи з балансової вартості основних засобів (за вирахуванням амортизаційних відрахувань), але ненижче 50% їх балансової вартості на день виявлення недостачі з урахуванням індексів інфляції, - відповідного розміру ПДВ і акцизного збору (по підакцизних засобах) за формулою

Рз = [(Бв – А)? Іінф + ПДВ +Аз]? 2

де Рз - розмір збитку; Бв - балансова вартість; А - амортизаційні відрахування; Іінф - загальний індекс інфляції (визначений Держкомстатом України); ПДВ – податок на додану вартість; Аз - акцизний збір; 2 – коефіцієнт, який застосовується до визначеної суми <по недостачі основних засобів). Сума відшкодованого матеріально відповідальними особами збитку відображається по дебету рахунків ЗО «Каса», ЗІ «Розрахунки в банках» або рахунка 66 «Розрахунки з оплати праці» (якщо керівником прийнято рішення про утримання суми збитку із заробітної плати винної особи) і кредиту рахунка 375.

Із відшкодованої суми покриваються збитки підприємства по недостачі (псуванню) основних засобів, решта суми підлягає перерахуванню до бюджету, що в бухгалтерському обліку відображається записом по дебету рахунка 716 «Відшкодування раніше списаних активів» у кореспонденції з кредитом рахунка 642 «Розрахунки за обов'язковими платежами».
Матеріали інвентаризації і рішення щодо у регулювання розходжень затверджуються керівником підприємства і підлягають відображенню в обліку того місяця, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше останнього місяця звітного року.