Робоча документація – це записи, за допомогою яких ауди-тор фіксує проведені процедури перевірки, тести, отриману інфор-мацію і відповідні висновки, які здійснюються під час проведен-ня аудиторської перевірки. У робочу документацію включається інформація, яка на думку аудитора є важливою для того, щоб пра-вильно виконати аудиторську перевірку і яка повинна підтвер-дити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інфор-мації, або на кіно- чи відеоплівці.

Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом її проведення, в ній реєструються результати ауди-торських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень.

Основним призначенням робочих документів вважають: роз-робку плану перевірки; підтвердження виконання плану перевірки; систематизацію інформації, яка збирається в процесі перевірки; організацію оперативного управління процесом перевірки; створення основи для визначення ефективності виконаної роботи кожним аудитором; оцінку адекватності поточних методів аудиту, які використовуються щодо діючого господарського законодавства.

Рис.1. – Призначення робочої документації.

Рис.2. – Функції робочої документації

Робоча документація має містити в собі опис усіх значних моментів і обставин, з якими зустрівся аудитор під час проведення аудиту. Вона повинна бути чіткою і зрозумілою, щоб за нею можна було легко з’ясувати обсяг проведеної роботи, перевірити обгрунтованість зроблених висновків. Робоча документація повинна склада-тися в ході виконання аудиту. Це дасть можливість врахувати най-менші дрібниці роботи підприємства. Робоча документація має відоб-ражати такі відомості про кожного з об'єктів перевірки:—

використані методики і тести;—

одержана інформація;—

висновки.

Робочі документи розробляються кожним аудиторським підприєм-ством з урахуванням фахової підготовки аудиторів, їх досвіду, прий-нятої організації аудиторського процесу.

Кожний робочий документ повинен бути належним чином оформ-лений:—

мати реквізити аудиторської фірми, номер і дату договору, на підставі якого проводиться перевірка;—

мати реквізити суб'єкта, що перевіряється;—

мати ідентифікаційний номер і пронумеровані сторінки;—

бути засвідченим аудитором, що проводив перевірку із зазна-ченням дати проведення аудиту.

Робочі документи зазвичай містять:—

інформацію про клієнта (юридичну, організаційну, іншу);—

копії юридичних первинних та інших документів;—

документацію про планування аудиту;—

інформацію про проведені тести систем контролю, процедури перевірки на суттєвість, аудиторські свідчення;—

висновки сторонніх аудиторів або експертів;—

висновки, зроблені аудитором для різних об'єктів аудиту.

Після закінчення перевірки робочі документи залишаються у аудитора, власністю якого вони є. Аудитор повинен забезпечити на-дійне зберігання робочих документів. Робочі документи можуть бути вилучені в аудитора за рішенням слідчих органів або суду.

Таблиця 7.1 Приблизний перелік робочої документації аудитора—

№ п/п |

Назва документа або розділу, по якому оформляються документи |

Джерело інформації

1 |

2 |

3

Розділ І. Документи по організації аудиту

1.1 |

Лист-пропозиція клієнту |

аудитор

1.2 |

Відповідь клієнта |

клієнт

1.3 |

Інша кореспонденція |

аудитор, клієнт, треті особи

1.4 |

Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку, Національного банку України, Міністерства статистики до порядку підготовки та представления фінансової звітності |

Нормативні документи

1.5 |

Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондово-го ринку, Національного банку України, Аудиторської палати України до порядку підготовки та представлення аудиторсько-го висновку |

Нормативні документи

1.6 |

Інформація про судові справи та виставлені па адресу клієнта претензії й оцінка їх з точки зору вимог українського законо-давства |

Клієнт

1.7 |

Документація по попередньому обстеженню клієнта |

Клієнт

1.8 |

Договір на проведения аудиту |

Клієнт-аудитор

1.9 |

Документи, що підтверджують розрахунки з клієнтом |

Банківські документи

Розділ II. Організаційна інформація, встановлена законом

2.1 |

Дані щодо акціонерів (основні акціонери, адреса, телефон) |

Клієнт

2.2 |

Дані щодо директорів (прізвище, ім'я та по батькові, телефон, факс, сфера відповідальності) |

Клієнт

2.3 |

Дані щодо секретаря (прізвище, ім'я та по батькові, телефон, факс) |

Клієнт

2.4 |

Місцезнаходження органу управління справами |

Клієнт

2.5 |

Копії статуту, засновницького договору, свідоцтва про реєстрацію |

Клієнт

Розділ III. Інформація щодо підприємства і його діяльності

3.1 |

Основні види діяльності і розміщення дочірніх підприємств та філій |

Клієнт

3.2 |

Конкретне законодавство і правила (якщо є) |

Клієнт

3.3 |

Історія підприємства (коротко) |

Клієнт

3.4 |

Зведені минулі результати (основні фінансові показники за ряд років) |

Клієнт

3.5 |

Характеристика основного персоналу (освіта, досвід, кваліфікація, досягнення) |

Клієнт

3.6 |

Опис особливостей бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю |

Клієнт

3.7 |

Схеми організації управління |

Клієнт

18 |

Схеми послідовності операцій |

Клієнт

3.9 |

Контакти клієнта (основні партнери і основні конкуренти) |

Клієнт

3.10 |

Банківська інформація |

Клієнт

3.11 |

Інформація щодо юристів |

Клієнт

3.13 |

Важливі угоди (торговельні договори, договори про продаж з відстроченням платежу або, з орендою, договори щодо позик) |

Клієнт

Особливості оподаткування клієнта |

Клієнт

Розділ IV. Фінансова звітність

4.1 |

Баланс (ф. 1) |

Копії доку-ментів клієнта

4.2 |

Звіт про фінансові результати (ф. 2) |

Копії доку-ментів клієнта

4.3 |

Звіт про власний капітал (ф. 3) |

Копії доку-ментів клієнта

4.4. |

Звіт про рух грошових коштів |

Копії доку-ментів клієнта

4.5 |

Примітки до звітності |

Копії доку-ментів клієнта

4.6 |

Список виправних проводок, запропонованих клієнту |

Копії доку-ментів клієнта

4.7. |

Список запропонованих клієнту виправних проводок, які стосу-ються перекласифікації бухгалтерських рахунків |

Копії доку-ментів клієнта

4.8 |

Форми для узагальнення інформації стосовно подальшої оцінки аудитором ймовірності нормального функціонування клієнта в реальному майбутньому |

Аудитор

4.9. |

Огляд деяких аспектів фінансової звітності |

Аудитор

4.10 |

Річна звітність клієнта за попередній рік |

Клієнт

4.11 |

Додаткова або спеціальна звітність клієнта перед державними органами |

Клієнт

4.12 |

Інформація про розподіл дивідендів по акціях клієнта |

Клієнт

4.13 |

Інша звітна інформація |

Клієнт

Розділ V. Документи по вивченню системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю

5.1 |

Тести контролю і висновки |

Аудитор

5.2 |

Документи, що фіксують відхилення у структурі внутрішнього контролю |

Копії доку-ментів клієнта з виснов-ками аудитора

5.3 |

Графік документообігу клієнта |

Клієнт

5.4 |

Опис системи бухгалтерського обліку клієнта |

Клієнт, аудитор

5.5 |

Взаємозиикаючі статті підчас проведення консолідації бухгал-терської звітності |

Клієнт, аудитор

5.6 |

Короткий зміст запропонованих виправних проводок і перекласифікацій бухгалтерських рахунків, пов'язаних з процедурами консолідації |

Клієнт, аудитор

5.7 |

Інші документи