Документація – як спосіб первинного відображення об’єктів бухгалтерського обліку

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперерв-не спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спосте-реження кожну господарську операцію оформляють відповід-ним документом.

Документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням па право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами нази-вається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона служить для перейшло спостереження за господарськими операціями і е обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Порядок документального оформлення господарських опе-рацій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгал-терському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Проте значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У фермі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, що виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарсь-ких операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи доку-мент, вони беріть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Це допомагає дотриманню господарської дисципліни та чинного законодавства. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні : опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення законності і господарської "цільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають важливе значення для забезпечення конт-ролю за збереженням майна господарства, раціональним, його ви-користанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, ви-користання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловжи-ванням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що нестачі, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бу-вають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове юридичнеj значення як письмо-вий доказ здійснення господарських операцій, а тому викорис-товуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юри-дичну силу в тому разі, якщо кого складено своєчасно і належ-ним чином оформлено.

Документи використовують .три аналізі господарської діяль-ності, для фінансового контроль, аудиту і документальних ревізій.

Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збирання й опрацювання інформації про здійсню-вані господарські операції, поряд з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші — складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її опрацювання, автоматичного введення з обчислю-вальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає змогу автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після опра-цювання інформацію, потрібні; для управління і контролю.

2. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ Й ОФОРМЛЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

Реквізити документів. Від .якості оформлення документів значною мірою залежить повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться вимоги: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі по-казники, потрібні для забезпечення повної Інформації про ви-конану операцію. Показники, що містяться в документі і харак-теризують операцію, називаються його реквізитами.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером опе-рації і призначенням документа. Так, реквізити документа, що оформляє, наприклад, виробіток робітника і належну йому оп-лату праці, відрізняються від реквізитів накладної або лімітно-забірної картки, тобто документів, якими оформляють відпуск товарно-матеріальних цінностей. Проте кожен документ неза-лежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов'язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.

Обов'язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ; назва доку-мента, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання облікової інформації" в документах можуть міститися й інші до-даткові реквізити.

При використанні обчислювальної техніки реквізити доку-ментів можуть бути зафіксовані у вигляді відповідних кодів. Документи, складені за допомогою засобів обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, використовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили. Такі документи повинні бути записані на матеріальних носіях (магнітних, паперових), виготовлених, розмічених і закодова-ній відповідно до вимог встановлених стандартів і затвердже-ної системи кодифікації. На вимогу контролюючих або судово-слідчих органів та своїх контрагентів підприємство зобов'язане зробити копії таких документів на паперовому носії інформації.

Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути поставою для облікових записів. Так, якщо в акті на нестачу товарно-матеріальних цінностей, що виникла з вини транспортної організації при перевезенні вантажу, не буде належних підписів, то транспортна організація може відмовитися від відшкодування нестачі і підприємство зазнає збитків, оскільки акт не матиме доказової сили і судовий орган не візьме цей документ до виконання. Підприємство зазнає збитків також і в тому випадку, коли документ складено несвоєчасно, хоч і оформлено правильно.

Порядок складання й оформлення документів. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгал-терському обліку первинні документи повинні