Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають запов-нюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими спо-собами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для збері-гання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелі-чуються додані до них документи. Видача при-буткових касових ордерів і видаткових докумен-тів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ор-дерами може проводитися тільки в день їх скла-дання.

Виправлення в прибуткових та видаткових касових документах забороняються.

Під час одержання прибуткових касо-вих ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

- наявність і справжність на документах під-пису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного напису керівника під-приємства або осіб, які ним уповноважені;

- правильність оформлення документів, наяв-ність усіх реквізитів;

- наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з переліче-них вимог касир повертає документи до бухгал-терії для відповідного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові доку-менти одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплаче-но" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтері-єю в журналі реєстрації прибуткових і видатко-вих касових документів. Видаткові касові орде-ри, що оформлені на підставі платіжних (розра-хунково-платіжних) відомостей на виплати, по-в'язані з оплатою праці, реєструються після здій-снення цих виплат.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою ком-п'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі "Вкладний аркуш журналу ре-єстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи після складання ка-сиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, ну-меруються, переплітаються в окремі папки та збе-рігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окре-мих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повертають.

Довідки за касовими документами (під-писані керівником і головним бухгалтером) ви-даються відповідним органам на їхню вимогу у випадках, передбачених чинним законодавством України.

Касові документи можуть вилучатися у випад-ках, передбачених чинним законодавством України.

2. Ведення касових книг, обов’язки касирів

З метою забезпечення здійснення розра-хунків готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники мають обладнати касу та забез-печити надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не були створені належні умови для забезпечення схоронності ко-штів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановле-ному чинним законодавством України порядку.

Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Усі надходження і видача готівки в наці-ональній валюті підприємства враховують у ка-совій книзі (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату.)

Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійс-нюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибутко-вих) касових ордерів або застосовують РРО (РК) при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, самостійно зда-ють готівкову виручку до каси установи банку (інка-саторам банку), повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством - юри-дичною особою, до складу якої вони входять.

Відокремлені підрозділи, що мають каси та здійснюють розрахунки готівкою із споживачами в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням РРО (РК) і не прово-дять при цьому касових операцій з видачі (при-ймання) готівки з каси на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а здають отриману готівкову виручку до підприємства - юридичної особи, до складу якої вони входять у встановлені ним строки, можуть не вести касову книгу. Операція здавання відо-кремленим підрозділом готівки до каси підпри-ємства здійснюється із застосуванням прибутко-вого касового ордера з видачею відповідної кви-танції.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства -юридичної особи. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бух-галтера підприємства - юридичної особи.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорни-лом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в ка-совій книзі. Другі примірники мають бути від-ривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі не допускають-ся. Якщо виправлення зроблені, то вони засвід-чуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі робляться касиром за операціями одержання або видачі готівки за ко-жним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумо-вує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і