3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам.

4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.

5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.

6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.

Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

1. Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

2. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі.

3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

4. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

5. Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

Наведемо ряд особливостей автоматизованої інформаційної системи ВАТ „ Будівельник „ :

· Упорядкуванні бухобліку та аудиту. Якщо при паперовій бухгалтерії для одержання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунка № 60, було потрібно кілька годин роботи, то на комп'ютері - натиснув клавішу і вибірка роздрукувалася.

· Збільшенні кількості інформації, одержуваної з бухобліку. Раніш можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп'ютері - у декількох.

· Зниження числа бухгалтерських та аудиторських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки, а не деякий злий намір.

· Підвищення оперативності бух обліку і аудиту. Якщо раніш, при паперовому бухобліку, бухгалтера не поспівали за первинною документацією і робили проводки з запізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося.

· Підвищенні економічності бухгалтерського обліку і аудиту. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінити, що застосовуються на підприємстві план і типова кореспонденція рахунків, форми первинних документів і інші "підвладні" бухгалтерії параметри можна без використання різних ризикованих схем зменшити оподатковувані величини чи, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів.

Теоретично доведено, що використання системи дозволяє поліпшити якість обробки інформації, забезпечити об'єктивність, оперативність, обґрунтованість управлінських рішень. Можливість оперативного одержання комерційної інформації допомагає прийняттю рішень про закупівлю препарату, формуванню ціни на продукцію, а також може впливати, у комплексі інших факторів, на прийняття різноманітних управлінських рішень .

Бухгалтер ВАТ „ Будівельник „при веденні бухгалтерського фінансового обліку в умовах автома-тизованої системи обробки інформації використовує програму „1 С Бухгалтерія „ версія 7.7 . Дана програма являє собою універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок .

Виділимо основні етапи облікового процесу :

На першому етапі відбувається документальне оформлення на під-приємстві господарських фактів. Під час введення первинних даних вод-ночас формується бухгалтерське проведення. Бухгалтер має змогу фор-мувати бухгалтерське проведення і вручну, проте це призводить до до-даткових помилок, потребує значних затрат часу. Автоматизоване формування бухгалтерського проведення здійснюється на основі довідника типо-вих господарських операцій.

На другому етапі всі бухгалтерські проведення формуються в зве-дений бухгалтерський реєстр — книгу обліку господарських операцій, яка є узагальненим бухгалтерським реєстром і являє