Своєчасне оформлення первинних документів, передача їх у встановленому порядку і строки для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється відповідно до затвердженого на даному підприємстві графіку документообігу.

Основними етапами створення системи управління документообігом на підприємстві є:

Розробка Положення про бухгалтерську службу.

Розробка посадових інструкцій працівників бухгалтерії.

Створення графіку документообігу.

Створення технології обробки облікової інформації.

Розробка номенклатури справ в порядку поточного зберігання документів.

Підготовка справ до тривалого зберігання.

На основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадові інструкції співробітників, інших внутрішніх нормативних актів підприємства розробляється графік документообігу на підприємстві.

Графік документообігу – затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах. Графік регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від комірників, майстрів та ін., термін обробки і проходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.

Графік документообігу розробляє головний бухгалтер, затверджується і вводиться в дію наказом керівника для того, щоб бути безумовно обов’язковим не тільки для облікових, але й для інших працівників, пов’язаних з веденням обліку.

Відповідальність за дотримання графіку документообігу, а також своєчасне і якісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, достовірність даних, що містяться в документах, несуть особи, які їх створили та підписали.

Контроль за дотриманням документообігу здійснює головний бухгалтер.

Графіки виправдовують своє призначення тільки при їх неухильному виконанні. За дотриманням графіка повинен здійснюватись поточний контроль. Його результати потрібно враховувати при підведенні підсумків оцінки роботи структурних підрозділів та окремих осіб.

Підвищення аналітичності та оперативності бухгалтерського обліку багато в чому залежить від раціональної організації облікового апарату.

До засад раціональної організації бухгалтерського обліку відносяться: чітка структура бухгалтерського апарату; розподіл обов’язків між співробітниками; схема документообігу; вибір форми ведення бухгалтерського обліку; організація робочого місця тощо.

Організацію облікового апарату визначають також регістри обліку. Застосування книг для обліку господарських операцій передбачає обробку кожної книги одним обліковим працівником, тоді як використання карток замість книг дає змогу ту ж саму облікову роботу розподілити між декількома працівниками бухгалтерії. Отже, регістри обліку здійснюють влив на метод обробки облікової інформації та організацію облікового апарату.

Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає правові принципи регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності та поширюється на всіх юридичних осіб незалежно від організаційно-правових форм і форм власності, а також на представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності, які зобов’язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність відповідно до чинного законодавства. Законом передбачено:

державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності з метою захисту інтересів користувачів та удосконалення бухгалтерського обліку і звітності;

застосування принципів та методів ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, які визначаються національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та не суперечать міжнародним стандартам;

розробка галузевими міністерствами та іншими органами виконавчої влади методичних рекомендацій щодо застосування національних П(С)БО відповідно до галузевих особливостей;

напрямки діяльності Методологічної ради з бухгалтерського обліку тощо.

Державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності в Україні здійснюється з метою:

створення єдиних правил ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, які є обов’язковими для всіх підприємств, гарантують і захищають інтереси користувачів;

удосконалення бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Структура регулювання бухгалтерського обліку в Україні є наступною: перший рівень (основа) – загальні положення Закону; другий рівень – Стандарти та План рахунків, що базуються на Законі, затверджені Мінфіном і зареєстровані в Мінюсті; третій рівень – накази та листи Мінфіну, що роз’яснюють, що роз’яснюють як застосовувати кожний Стандарт в тій чи іншій конкретній ситуації.

Методологічна рада з бухгалтерського обліку діє як дорадчий орган при Міністерстві фінансів України з метою:

організації розробки та розгляду проектів національних П(С)БО, інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності;

удосконалення організаційних форм і методів бухгалтерського обліку в Україні;

методологічного забезпечення впровадження сучасної технології збору та обробки обліково-економічної інформації;

розробки рекомендацій щодо удосконалення системи підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації бухгалтерів.

Бухгалтерський облік в Україні ґрунтується на міжнародно визнаних нормах обліку та звітності, основні вимоги яких встановлені Законом та ведеться на підприємстві безпосередньо з дня його реєстрації до моменту ліквідації.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство:

самостійно обирає форму організації бухгалтерського обліку;

визначає облікову політику підприємства;

має право виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов’язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення реєстрації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який керує підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів. Керівник не може делегувати свою відповідальність будь-кому іншому за винятком випадків, коли він більше місяця самостійно не може виконувати свої обов’язки через хворобу, відпустку, тривале відрядження, ділову поїздку тощо. На період відсутності вся відповідальність покладається на його заступника, що має право першого підпису, незалежно від того,